Assistente Administrativo

• Atuar no processo de compras pesquisando menos custos, qualidade, prazo de pagamento, no comercio local para reposição dos itens de escritório, e insumos para atividades de campo;

• Atuar no controle financeiro, organizando e separando todas as obrigações financeiras que a empresa assumiu em contas a pagar. Por exemplo, custos fixos (serviços de lavagens dos carros, locação dos rádios, controle de medição, serviços de limpeza, taxa de energia, café-da-manhã, materiais de manutenção do escritório (papelaria e equipamentos), ferramentas/utensílios usado em campo e EPI's e custos variáveis (compras a prazo de produtos e serviços, impostos, etc.). Com um sistema que permite a gestão integrada da empresa, usamos o Excel, onde é possível manter as contas atualizadas de forma muito mais segura e rápida.

• Além de ter que se alinhar a um plano financeiro estabelecido, organizar as contas a pagar atentando-se ao prazo de vencimento para não gerar multa por atraso, envolve entender a saúde financeira da empresa e sua capacidade de investir e assumir novas dívidas/custos. Nesse sentido, ter uma boa gestão de contas é essencial para que ela cumpra seus compromissos e evite perdas financeiras.

• Atuar como apoio ao departamento de Recursos Humanos/Departamento Pessoal, com processo de admissão com a abordagem do candidato anunciando a convocação da vaga, recolhimento da documentos para contratação e agendamento de exame admissional. Acompanho o funcionário com entrega de ferramentas de trabalho (notebook, mouse e headset), passo o link dos termos que precisam ser assinados de recebimento dos equipamentos, sendo presente até o seu processo de mobilização para atuar em campo.

• Acompanhamento dos atestados médicos com avaliação precisa dos prazos e dados que precisam existir nos atestados e a busca da procedência do motivo CID, nome e assinatura do médico, atentando-se para a quantidade de dias de afastamento e a data que foi repassado o atestado, após conferência executo o cadastro no e-social.

• Monitorar os pontos dos colaboradores, analisando as faltas justificadas e injustificadas, atrasos e horas extras no sistema.

• Controla a programação de férias dos colaboradores, com atenção às saídas conflitantes de integrantes da mesma equipe.

• Manter atualizado o quadro de aviso com informações corporativas importantes, assim como aniversariantes do mês, funcionários em destaque, etc.

• Atuar no recolhimento das assinaturas dos termos de devolução dos equipamentos e repassa o extrato rescisão. Atuar no controle de recebimentos, troca e devolução de (notebooks, mouses, headsets e adaptadores USB).

• Atuar nos pedidos e agendamentos de exames: admissional, semestral, anual e demissional.

Administrar empresas de conservação e limpeza, e climatização do escritório.

Diploma de ensino médio (mínimo) ou curso técnico em administração. Um diploma de graduação em áreas relacionadas pode ser um diferencial

Desejáveis:

Habilidades Técnicas:

• Conhecimento de Informática: Proficiência em software de escritório, como Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) e outros aplicativos de produtividade.

• Habilidades de Pesquisa: Capacidade de realizar pesquisas na internet e em bases de dados para coletar informações relevantes.

Habilidades de Comunicação:

• Comunicação Escrita e Verbal: Habilidade para se comunicar de forma clara e profissional, tanto por escrito quanto verbalmente.

• Habilidades Interpessoais: Capacidade de interagir com colegas, clientes e fornecedores de forma cortês e eficiente.

• Atenção aos Detalhes: Precisão na escrita, revisão de documentos e na execução de tarefas.

Habilidades Organizacionais:

• Gestão do Tempo: Capacidade de priorizar tarefas, gerenciar prazos e organizar o trabalho de forma eficiente.

• Multitarefa: Habilidade para lidar com várias tarefas simultaneamente e mudar de prioridades conforme necessário.

• Gerenciamento de Arquivos: Organização e manutenção de arquivos físicos e digitais de forma eficiente.

• Cursos e Certificações: Cursos adicionais ou certificações em administração, contabilidade, secretariado ou áreas afins são valorizados.

Experiência:

• Experiência Prévia: Experiência anterior em funções administrativas ou de suporte ao escritório é altamente desejável.

Conhecimento do Setor: Familiaridade com o setor específico da empresa pode ser um diferencial.