Assistente Administrativo

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Receber e enviar correspondências do setor, zelando pela confidencialidade das informações;

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Atender telefones, enviar e receber e-mail, realizar pesquisas, anotar recados e passar informações pertinentes à sua área de atuação;

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Atualizar arquivos, classificando os documentos por matéria, importância e assuntos confidenciais, visando ao controle sistemático dos mesmos, bem como, receber, conferir e distribuir documentos e correspondências;

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Auxiliar na montagem de pastas, materiais de eventos, apostilas e outros necessários, apoiando as áreas na otimização dos trabalhos;

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Coletar dados diversos, consultando documentos, transcrições e arquivos, efetuando cálculos para obter as informações necessárias ao cumprimento das rotinas administrativas do setor;

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Redigir e digitar textos e correspondências diversas e preencher formulários e fichas, para atender às rotinas administrativas do setor, bem como, efetuar cálculos e elaborar planilhas eletrônicas de acordo com a necessidade das áreas;

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Auxiliar na elaboração de relatórios diversos, visando a subsidiar, disponibilizar e encaminhar informações e outros dados inerentes a sua área de atuação à Chefia Imediata, demais áreas da Empresa e órgãos externos, de acordo com as normas e procedimentos preestabelecidos;

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Realizar controle de requisição e recebimento de material administrativo e específico da área, providenciando as solicitações e acompanhando o seu recebimento;

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Acompanhar o cumprimento das determinações da empresa, no que diz respeito à aquisição de produtos, certificando-se da escolha de fornecedores, qualidade dos produtos e do cumprimento de prazos para a entrega das mercadorias;

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Auxiliar o funcionamento das diversas rotinas, observando o desenvolvimento e acompanhando estudos e ponderações a respeito, para propor medidas de simplificação e melhoria dos trabalhos;

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Auxiliar na solução de problemas ligados à entrada e saída de empregados do setor e de subempreiteira na área industrial, cadastrando-os junto ao órgão/departamento competente, de forma a preservar cláusulas contratuais;

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Controlar a entrada e saída extraordinária dos empregados do setor, providenciando para que seja autorizada a entrada ou permanência na obra, refeição, transporte, disponibilidade de atendimento ambulatorial, se necessário, encaminhando ao RH formulário com a devida autorização do superior, para o pagamento de horas extras e adicionais;

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Auxiliar no controle geral de contratação de pessoal, seguindo as orientações do superior, identificando fontes de recrutamento, contatando agências de emprego visando a captar candidatos para participar do processo seletivo;

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Auxiliar na elaboração de quadro demonstrativo de empregados efetivos, apurando os dados necessários junto aos controles internos e especificando-os conforme classificação solicitada pelo superior da área;

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Auxiliar no controle das folgas dos supervisores e encarregados da área, bem como providenciar passagens, reembolso de despesas mediante a apresentação de Nota Fiscal;

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Auxiliar no agendamento de cursos/treinamentos para os empregados do setor, necessários para a execução de tarefas técnicas, complexas, ou que se tratem de objeto de solicitação do cliente (Ex. atividades em espaço confinado);

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Receber, diariamente, apontamentos técnicos do campo (tarefas realizadas) e auxiliar a confecção do "Relatório Diário de Obras", encaminhando-o para a área de controle, a fim de estruturar o relatório de acompanhamento da obra, conforme exigência do cliente;

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Executar as atividades conforme normas técnicas, de qualidade e de saúde, segurança e meio ambiente, seguindo as orientações e prioridades comunicadas por seu superior imediato;

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Executar as atividades conforme as orientações e prioridades dos serviços determinados por seu superior imediato, de acordo com as normas e procedimentos da empresa, utilizando adequadamente os uniformes e equipamentos de proteção individual (EPIs) necessários, bem como, obedecendo aos aspectos de segurança e saúde ocupacional e qualidade;

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Preservar limpo e organizado o local de trabalho, equipamentos e materiais a fim de manter boas condições de uso, acondicionando os resíduos gerados nas atividades em recipientes e locais apropriados, preservando os aspectos de segurança, saúde ocupacional e meio ambiente;

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Executar outras tarefas correlatas, quando necessário.