Assistente Administrativo

PRINCIPAIS RESPONSABILIDADES

ATIVIDADES ADMINISTRATIVO OPERACIONAL

Gerenciar e organizar agendas do escritório, da direção (reuniões, compromissos, deslocamentos, chamadas remotas etc.)

Preparar documentos, relatórios, digitalizações e apresentações; garantir padronização e controle de versões.

Organizar arquivos físicos e digitais, realizar backups e manter registros atualizados.

Compra de livros e cadastros periódicos na biblioteca;

Responsável pela logística de escritório (suprimentos, materiais, equipamentos, infraestrutura, manutenção);

Realizar cotações, compras e reservas (passagens, hospedagens, eventos), com controle de custos.

Atendimento a clientes internos e externos, correspondências, e-mails, telefonia, triagem de demandas.

Emitir notas fiscais, apoiar lançamentos e controle de pagamentos, interagir com o BPO financeiro da Charneski Advogados.

Apoiar logística de documentos entre sedes (POA/SP).

ATIVIDADES COM ROTINAS DE RH E ADMINISTRATIVA

Apoiar processos de recrutamento e seleção: divulgação, agendamento de entrevistas.

Conduzir integração de novos colaboradores (onboarding), apresentando políticas e sistemas, normas do escritório.

Elaborar relatórios periódicos (mensal/trimestral) para gestão com análises de desempenho, metas do escritório, produtividade, identificação de gargalos, sugestões de melhoria.

Apoio À GESTÃO E MELHORIA CONTÍNUA

Gestão de fornecedores: acompanhar contratos e prazos de serviços terceirizados (limpeza, manutenção, TI etc.).

Suporte à gestão: apoio em pautas de reuniões, atas e acompanhamento de tarefas pendentes.

Controle de correspondências e mensageria digital: rastrear documentos e comunicações sensíveis.

Auxílio em auditorias internas ou externas: separação de documentos e controle de evidências.

Participação em melhorias de processos internos: propor ajustes para ganho de eficiência e integração entre áreas.

ENDOMARKETING E COMUNICAÇÃO EXTERNA

Participar e providenciar material para eventos externos, acompanhamento dos eventos de marketing externo (feiras, seminários, parcerias).

Auxílio na organização de seminários internos (material, participantes, local, convites)

Organizar treinamentos internos/externos (convites, logística, controle de presença).

Organizar eventos internos: de integração, reconhecimento, datas comemorativas.

Providenciar cartões de aniversário para equipe interna e parceiros do escritório, comunicar a equipe e enviar ao grupo do escritório.

Comunicação com palestrantes (internos ou externos), providência de material, local ou plataforma, convites.

Apoio na produção de conteúdo para site, redes sociais, newsletters, publicações institucionais.

Revisão de textos, cards e aprovação do material com a direção. Escolaridade: Ensino Médio completo é o mínimo. Preferência por Ensino Superior (em curso ou completo) em áreas como Administração, Secretariado, Gestão de Escritórios, ou correlatas.

Formação complementar Cursos livres ou técnicos de Assistente Administrativo, Secretariado, Administração; cursos em informática, gestão de documentos, comunicação, marketing digital; especializações menores ou aperfeiçoamentos são diferenciais.

Experiência prévia: Experiência prévia: Experiência em escritório de advocacia ou ambiente jurídico ou em funções administrativas exigindo organização de prazos, fluxo de documentos, atendimento a advogados ou clientes é um diferencial.

Habilidades técnicas: Domínio do Pacote Office (Word, Excel, PowerPoint), sistemas de gestão, ferramentas de videoconferência, softwares de gestão documental e domínio básico de redes sociais (LinkedIn, Instagram corporativo, Canva).

Habilidades comportamentais: Atenção ao detalhe, comunicação clara e profissional, discrição e sigilo, capacidade de priorização e flexibilidade para múltiplas demandas, proatividade, boa organização, trabalho em equipe.

Competências Desejadas
Ø Espírito de equipe e colaboração.

Ø Capacidade de adaptação a diferentes demandas (jurídico, administrativo, RH e marketing).

Ø Flexibilidade nas rotinas diárias, com gestão e habilidades para múltiplas tarefas e prazos simultâneos.

Ø Proatividade para antecipar necessidades da equipe.

Ø Boa redação e ortografia.

Ø Empatia, preparo para ambiente colaborativo, atenta a cultura do escritório.