Secretário particular

Escopo da Vaga – Assistente Particular Executiva

Objetivo da Função

Dar suporte integral à executiva em sua rotina profissional, pessoal e familiar, garantindo organização, otimização do tempo, redução de sobrecarga mental e fluidez nas atividades do dia a dia.

Responsabilidades Principais:

Gestão de Agenda e Rotina

Organização e controle da agenda profissional e pessoal

Agendamento de reuniões, compromissos médicos, compromissos familiares e sociais

Planejamento semanal e diário de prioridades

Lembretes estratégicos (prazos, eventos, pagamentos, compromissos importantes)

Suporte à Rotina do Bebê

Organização da agenda do bebê (pediatra, vacinas, consultas, terapias, atividades)

Comunicação com babá, escola/creche ou cuidadores

Controle de enxoval, roupas, itens de uso diário e reposições

Planejamento logístico para saídas, viagens e compromissos com o bebê

Gestão da Vida Pessoal e Familiar

Organização de tarefas domésticas (coordenação com diarista, babá, serviços gerais)

Controle de contas pessoais e familiares (pagamentos, vencimentos, contratos)

Compras online e presenciais (mercado, farmácia, itens pessoais e do bebê)

Organização de eventos familiares, viagens e datas especiais

Apoio Profissional

Organização de documentos, contratos e arquivos

Apoio em demandas administrativas simples

Follow-up de pendências profissionais

Comunicação com fornecedores, parceiros e prestadores de serviço

Logística e Planejamento

Planejamento de viagens (passagens, hospedagem, roteiros, mala)

Organização pré e pós-viagem (documentos, agenda, necessidades do bebê)

Resolução de imprevistos do dia a dia

Perfil Desejado

Alta capacidade de organização e planejamento

Discrição, confidencialidade e ética

Proatividade e antecipação de necessidades

Alta capacidade de resolução rápida de problemas

Boa comunicação e empatia

Flexibilidade e habilidade para lidar com múltiplas demandas

Experiência prévia como assistente pessoal, executiva ou secretária é um diferencial

Habilidades Técnicas

Organização de agendas digitais

Uso de WhatsApp, e-mail, Google Agenda, planilhas e apps de organização

Capacidade de priorização e gestão do tempo

Noções básicas de administração e logística

Modelo de Trabalho

Formato: presencial/híbrido

Horário: de seg a sexta das 9h as 18h / sábado home office das 9h as 13h

Disponibilidade para ajustes pontuais conforme demanda

Diferencial da Vaga

Esta função vai além de um papel administrativo: o assistente pessoal atua como braço direito da executiva, promovendo equilíbrio entre carreira, maternidade e vida pessoal, com sensibilidade às demandas de uma mãe com bebê pequeno.