Auxiliar Administrativo

Responsabilidades Principais:

• Organização e Logística de Turmas:
• • Realizar a inscrição de alunos, direcionando-os para as turmas adequadas conforme a demanda do setor comercial.
• Programar o calendário anual e mensal de turmas abertas e in-company.
• Organizar e controlar as agendas de treinamentos e a disponibilidade dos instrutores.
• Providenciar todos os recursos necessários para a execução dos cursos, incluindo a compra de insumos, equipamentos e organização de coffee breaks.
• Coordenar a logística de deslocamento e hospedagem para instrutores em treinamentos externos.
• Produção e Gestão de Materiais Didáticos:
• • Preparar e organizar todo o material de apoio para os treinamentos, incluindo apostilas, apresentações em PowerPoint, listas de presença, avaliações e outros documentos pertinentes.
• Emitir e controlar a distribuição de certificados de conclusão aos participantes.
• Administrativo-Financeiro:
• • Gerenciar o processo de adiantamento de valores para despesas de viagem dos instrutores.
• Receber e processar as prestações de contas pós-viagem.
• Realizar o faturamento dos cursos para os clientes através do sistema da empresa, garantindo a correta emissão de notas fiscais e cobranças.
• Atendimento e Relacionamento:
• • Atuar como principal ponto de contato para clientes e alunos, fornecendo orientações claras sobre os treinamentos, calendários e processos de inscrição.
• Colaborar diretamente com os instrutores para o desenvolvimento do conteúdo programático dos cursos.
• Desenvolvimento e Padronização de Processos:
• • Auxiliar o Responsável Técnico na montagem e formatação do projeto pedagógico dos cursos.

• Mapear e padronizar os processos de entrada de novas demandas de treinamento e os procedimentos de finalização, visando a eficiência e a melhoria contínua.

• Análise de Nível e Requisitos:

• Nível Sugerido: Pleno.

• • Justificativa: As responsabilidades descritas vão além de tarefas puramente operacionais de um cargo júnior. A função exige autonomia para gerenciar múltiplos processos (logística, financeiro, pedagógico), tomar decisões, padronizar fluxos de trabalho e interagir com diversos stakeholders (clientes, instrutores, fornecedores). A complexidade da gestão de viagens, faturamento e contribuição em projetos pedagógicos justifica um nível de experiência e maturidade profissional intermediário.
• Formação Acadêmica:
• • Recomendação: Ensino Médio completo é o requisito mínimo. No entanto, para o nível de complexidade da vaga, é altamente desejável que o candidato esteja cursando ou tenha concluído o Ensino Superior em Administração, Gestão de Recursos Humanos, Pedagogia Empresarial ou Processos Gerenciais. Cursos técnicos na área administrativa também são um diferencial importante.
• Habilidades e Competências Essenciais:
• • Organização e Planejamento: Capacidade de gerenciar múltiplos prazos, agendas e recursos simultaneamente.
• Comunicação Clara (Oral e Escrita): Habilidade para orientar clientes, alinhar informações com instrutores e redigir materiais de forma profissional.
• Proatividade e Solução de Problemas: Capacidade de antecipar necessidades e resolver imprevistos logísticos ou administrativos.
• Proficiência em Tecnologia: Domínio de ferramentas do Pacote Office (Word, Excel, PowerPoint) e facilidade para aprender a usar sistemas internos de gestão (ERP) e faturamento.
• Inteligência Emocional: Habilidade para lidar com a pressão de prazos e interagir de forma positiva com diferentes perfis de pessoas.
• Atenção aos Detalhes: Fundamental para a produção de materiais, controle financeiro e emissão de documentos sem erros.