analista de pedidos

Garantir a eficácia do processo de entrada e liberação de pedidos e atender as partes interessadas com informações precisas, acompanhando e monitorando os pedidos de equipamentos ou acessórios até a expedição, garantindo a satisfação dos clientes e parceiros
Responsabilidades e atribuições

• Receber, buscar e separar os documentos e informações referentes ao cliente e analisar junto ao setor financeiro, a fim de verificar possibilidade de aprovação de crédito para a realização de revendas ou para o consumidor final.
• Realizar, mensalmente, alteração de status dos pedidos de vendas, que estão no status 3 (bloqueados) e 5 (longo prazo) e atingiram o prazo definido para o status 4 (Renegociação) a fim de informar aos responsáveis do setor comercial a situação do pedido, junto com a liberação de pedidos para o status 2 (Liberado com Pendencia) e 1 (Liberado 100%).
• Manter atualizados os indicadores do setor, semanalmente, a fim de identificar necessidades de ações preventivas e corretivas, garantindo melhor desempenho no atendimento ao cliente interno e externo. Auditando todos os responsáveis pelas pendencias para que estejam corretas, junto com o envio dos resultados junto a diretoria.
• Atender ao cliente, representante e gerente por telefone e e-mail para prestação de informações e serviços nos contatos registrados, visando à solução de problemas e garantir a satisfação do cliente. Ajudar comercial quando solicitar reforço na solução de pendencias. Participar de reuniões junto ao comercial (quando solicitado) e passar a demanda solicitada por eles para os assistentes.
• Manter e garantir que o follow up de pedidos esteja atualizado no sistema a fim de saber o status do pedido junto ao cliente ou setores envolvidos e tomar as medidas cabíveis para cada caso.
• Comunicar-se com os demais departamentos da empresa, sempre que necessário, para encontrar uma solução para o cliente. Orientar os assistentes para que a comunicação esteja de acordo, junto com a cobrança de recebimento de informações essenciais para o acompanhamento do pedido
• Monitorar e garantir que o pedido do cliente, verificando diariamente os pedidos de venda colocados no portal e preenchendo os campos faltantes para validação e definir o status para o qual irá encaminhar o pedido, após preenchimento de check list.
• Resolver as pendências de pedidos bloqueados, financiamentos em longo prazo e renegociações, entrando em contato com as partes envolvidas e tomando as providências necessárias para posterior preenchimento de check list.
• Acompanhar e monitorar junto os assistentes no sistema e follow up os pedidos do status 2 (Liberados com Pendência), semanalmente, e cobrar os envolvidos no processo, buscando a resolução dos mesmos e apoiando as atividades do faturamento. Encaminhar para gerentes e diretorias planilha com as pendencias atualizadas.
• Acompanhar no sistema e garantir que os produtos dos pedidos liberados sejam faturados na data prevista para promover o cumprimento do acordo firmado e consequente satisfação do cliente. Informar os envolvidos, quando necessário, qualquer alteração na data de entrega do pedido.
• Informar e garantir que os setores envolvidos sobre qualquer alteração nas especificações do produto já liberado para produção, registrando em mensagem eletrônica, a fim de assegurar que o cliente receba o equipamento conforme solicitado.
• Elaborar e garantir que os orçamentos de equipamentos e acessórios de formatos não disponíveis no portal, buscando as informações nos setores envolvidos e seguindo os padrões exigidos para cada demanda, apoiando o processo de vendas.
• Elaborar e garantir que os contratos de compra e venda, locação, comodato, reserva de domínio e outros, conforme aprovação do setor financeiro, obedecendo a modelos específicos localizados na rede, a fim de aumentar a segurança no cumprimento dos acordos firmados.
• Emitir e garantir que os boletos sejam encaminhados para os clientes de acordo com a condição de pagamento ou autorização do setor financeiro, utilizando site específico para enviá-lo ao cliente via mensagem eletrônica.
• Manter e fiscalizar para que as pendencias dos pedidos estejam atualizadas, diariamente, a fim de alimentar os indicadores para a tomada de decisões e melhorar o atendimento ao cliente e consequente satisfação.
• Acompanhar e fiscalizar a Plataforma dos contratos online diariamente para checar os que foram assinados e encerrados.
• Receber do cliente via cartão de crédito, cheques ou dinheiro, entregando recibo para comprovar pagamento.
• Conferir o check list de pedidos feitos pela equipe, a fim de liberar para produção ou faturamento de acordo com cada caso, quando necessário.
• Comandar e gerenciar as reuniões de cadências semanais junto com a equipe interna.
• Enviar planilha de pendencias para equipe interna e comercial com as pendencias atualizadas e auxiliar quando necessário para uma solução rápida.
• Realizar a pré-analise para condições de pagamento via parcelamento pela empresa.
• Acompanhar e garantir que os processos de envio de equipamentos e acessórios em poder de terceiros estão sendo realizados, no que tange a prazos de vencimentos, retorno de equipamentos e demais ações necessárias.
• Acompanhar e garantir a gestão dos itens do armazém designado para o setor.

Atividades Gerais:

• Executar outras tarefas correlatas, mediante determinação e orientação do superior imediato.
• Conhecer, cumprir e fazer cumprir os valores e o código de ética da empresa.
• Manter a organização e limpeza do local de trabalho, visando manter um ambiente propício às atividades.
• Seguir as normas estabelecidas para manutenção e melhorias do Sistema da Qualidade.

Requisitos e qualificações
Ensino Superior em Administração, Ciências Contábeis, ou áreas afins
Inglês intermediário

Desejável espanhol

Excel avançado