Assistente Administrativo

CONTEXTO E DESCRIÇÃO DO PROJETO:

A AVSI Brasil é uma organização da sociedade civil, sem fins lucrativos, criada em 2007, que atua com foco na melhoria das condições de vida de pessoas em situação de vulnerabilidade. Trabalha em parceria com atores da cooperação internacional, setor público e iniciativa privada. Vinculada à Fundação AVSI, ONG italiana atuante no Brasil desde os anos 1980, tem como missão promover o protagonismo das pessoas em seu desenvolvimento, de suas famílias e comunidades. Implementa projetos sociais com base em uma metodologia de desenvolvimento integral e solidário, voltada à autonomia e à dignidade humana.

Neste contexto a AVSI mobiliza, operacionaliza e gerencia os Programas Sociais de Sustentabilidade da ENEL São Paulo, implementando iniciativas de eficiência energética e engajamento comunitário em comunidades de baixa renda. Os programas são estruturados em quatro diretrizes: Relacionamento com a comunidade; Desenvolvimento local; Educação para o consumo consciente de energia.

DESCRIÇÃO RESUMIDA DO CARGO:

O(A) Assistente Administrativo(a) atua sob a supervisão do(a) Coordenador Administrativo(a) em todos os processos administrativos da organização nos projetos da filial SP. Suas responsabilidades incluem apoiar nas demandas de RH, aquisição e logística de bens e serviços, controle de estoque e de patrimônio, pagamentos, bem como controle de veículos locados e próprios da organização.

PRINCIPAIS ATIVIDADES E RESPONSABILIDADES DO CARGO:

Trabalhar para garantir o cumprimento dos princípios humanitários em toda a sua atuação;

Cumprir suas funções conforme descrição do cargo, Código de Ética e Conduta, protocolos internacionais humanitários e Procedimentos Operacionais Padrão (POPs);

Coletar dados para elaboração de relatórios internos relativos às suas atividades, conforme solicitado por seu(sua) supervisor(a);

Trabalhar em diálogo e boa cooperação com os atores da dos projetos (Enel, beneficiários, etc);

Participar em reuniões internas da organização, bem como em reuniões com parceiros sempre que solicitado por seu(sua) supervisor(a);

Dar suporte às atividades administrativas, operacionais e logísticas do projeto;

Apoiar no controle de pagamentos das despesas do projeto, garantindo o planejamento e organização dos mesmos, bem como a adequada arquivarão de documentos;

Suportar o processo de compras (aquisição de bens e serviços), incluindo dialogar com fornecedor quando necessário e fazer cotações e negociações presenciais;

Manter atualizada a planilha de controle de aquisições, mantendo o Gerente Geral e outras pessoas da gestão que solicitarem informadas;

Apoiar o controle de estoque de materiais do projeto, tanto de escritório quanto de depósitos, garantindo a eficiência em sua utilização e planejamento nas compras dos mesmos;

Identificar o patrimônio (tombamento) e reportar ao(à) Responsável Administrativo(a), para que mantenha atualizado o relatório de patrimônio;

Manter a boa relação com fornecedores, garantindo a eficiência nos processos de aquisição e pagamentos, realizando os procedimentos necessários para pagamento de notas fiscais emitidas;

Apoiar no controle e realização dos pagamentos mensais, de serviços, alugueis, locação de veículos e etc;

Manter atualizados os controles de quilometragem e gastos de veículos locados;

Organizar eventuais reembolsos e prestação de contas da gerência do projeto;

Apoiar na gestão dos contratos de aluguel de veículos, bem como no cuidado e manutenção de veículos que são patrimônio da organização;

Prestar atendimento aos colaboradores, dando suporte em todas as informações relacionadas à área de Recursos Humanos;

Atuar nos processos de admissão e demissão de funcionários;

Manter adequada organização do arquivo de documentos de pessoal;

Acompanhar o controle dos registros de horários dos funcionários, procedendo com devido tratamento (inclusive banco de horas) e munindo os gestores de informação mensal para devido acompanhamento das jornadas;

Apoiar nos processos alterações de cargos, promoções e transferências, sempre que necessário;

Encaminhar e acompanhar a realização de exames admissionais, periódicos e demissionais de funcionários;

Apoiar nos processos de recrutamento e seleção, em atividades de agendamento de entrevistas, triagem, entre outras;

Dar suporte para as ações de treinamento, sempre que necessário;

Acompanhar o processo de integração dos novos profissionais e, sempre que necessário, apresentar o treinamento de RH;

Garantir que os(as) colaboradores(as) tenham ao seu alcance todas as informações necessárias relativas a questões de recursos humanos (jornada de trabalho, plano de saúde e benefícios, folha de pagamento, contratação, rescisão, férias, etc);

Participar em reuniões internas da organização, bem como em reuniões com parceiros, sempre que necessário;

Outras tarefas que possam ser atribuídas pelo (a) Responsável Administrativo (a) e gerência do projeto.