Auxiliar Administrativo

Dar suporte administrativo aos Departamentos da empresa e à Recepção, quando necessário. Acompanhar fornecedores, em serviços simples de manutenção predial. Organizar os estoques de materiais de escritório, copa, higiene e limpeza, recepcionar e distribuir materiais comprados, entre os Departamentos.

Atender a clientes internos e externos, através de telefone/e-mail e de maneira presencial, direcionando-os para os setores apropriados. Zelar pela segurança do escritório, seguindo os procedimentos de segurança, com controle de acesso de visitantes.

Responsabilidades e atribuições

• Periodicamente, verificar a conformidade dos estoques de materiais de escritório, copa, higiene e limpeza (conferência estoque físico X estoque sistêmico) e sinalizar inconsistências à Gestão;
• Interagir com outros Departamentos, verificando necessidades de compras de materiais ou pequenas manutenções e comunicar à Gestão;
• Armazenar e organizar, periodicamente, os produtos comprados, nos estoques do Departamento;
• Realizar entrega dos materiais comprados, para os Departamentos, mediante solicitações realizadas via sistema ou formulários internos, protocolar e colher assinaturas para registro;
• Após lançamento sistêmico pelos Assistentes e Analistas, enviar e/ou entregar Notas Fiscais e Boletos, no Departamento Financeiro, para programação de pagamento;
• Atender e acompanhar fornecedores de serviços simples, de manutenção predial (dedetização, limpeza de ar-condicionados, pequenos reparos elétricos e/ou hidráulicos, pequenos reparos de portas e armários quebrados, etc.), nos ambientes da empresa;
• Realizar atendimento telefônico e presencial (aos visitantes), revezando com o(a) Recepcionista, quando necessário;
• Prestar suporte aos Departamentos, durante reuniões ou treinamentos, entregando materiais de copa (como descartáveis, toalhas de mesa, etc.) ou de escritório (como papeis, canetas, flipcharts, mesas, etc.), bem como requerer higienização pela equipe de ASG, após a utilização das salas;
• Atender a chamadas telefônicas e redirecionar para os setores e/ou pessoas responsáveis;
• Cumprimentar e receber os visitantes, direcionando-os para os setores apropriados, após validação dos responsáveis;
• Tirar dúvidas sobre os serviços prestados e produtos vendidos, a clientes;
• Agendar entrevistas, reuniões, entre outros, conforme solicitação da gestão;
• Atualizar calendários, agendar reuniões e organizar a agenda da Diretoria Administrativa;
• Receber, protocolar e distribuir cartas e encomendas;
• Preparar, protocolar e postar encomendas para outras filiais, via Correios ou transportadoras;
• Comunicar-se com equipe de TIC e atualizar, periodicamente, as listas de ramais da empresa;
• Controlar a reserva para uso do Centro de Ensino, Salas de Treinamento ou de Reuniões da Matriz e filiais, evitando confronto de eventos/treinamentos agendados para o mesmo período;
• Zelar pela segurança, seguindo os procedimentos de controle de acesso de visitantes pela recepção;
• Garantir que a área de recepção esteja organizada e apresentável, solicitando a intervenção da equipe de Serviços Gerais, se necessário.

Requisitos e qualificações

• Ensino Médio completo;
• Microsoft Office básico a intermediário;
• Habilidade com tecnologia e sistemas digitais.

Diferencial:

• Desejável experiência na função;
• Desejável ensino técnico completo ou graduação em andamento em Administração ou áreas afins.

Informações adicionais
Regime de trabalho: CLT.

Jornada de trabalho - CH: segunda a quinta de 8h as 18h / sexta de 8h as 17h - 220h mensais.

Benefícios: Vale Transporte + Auxílio Alimentação/Refeição (flexível) + Plano de Saúde.

Vaga inclusiva: Exclusiva para PCD - Pessoa com Deficiência.