Analista Administrativo II

Buscamos um(a) Analista Administrativo responsável por apoiar e executar atividades administrativas, de facilities, compras, suporte operacional, recepção e logística, garantindo o bom funcionamento do escritório e das lojas. Este(a) profissional atuará de forma proativa em diferentes frentes, prestando suporte aos founders e colaborando com a gestão de processos e fornecedores. Principais responsabilidades:

• Gestão de Facilities e Infraestrutura: Zelar pela manutenção e organização do escritório e lojas. Garantir que salas, áreas comuns e unidades operacionais estejam funcionais. Acompanhar chamados de manutenção (elétrica, hidráulica, climatização, TI). Controlar utilidades e registros de chaves.
• Compras e Suprimentos: Gestão de estoque de materiais administrativos, papelaria, itens de higiene e copa. Cotar, pesquisar e negociar com fornecedores. Controlar entradas e saídas de materiais, garantindo reposição adequada. Organizar documentos e notas fiscais no Google Drive.
• Administração e Apoio Operacional: Acompanhar contratos de prestadores de serviços. Apoiar logística de viagens e transporte de colaboradores. Suporte básico de TI e conectividade (impressoras, rede, videoconferências).
• Apoio de Secretariado e Recepção: Recepcionar visitantes, fornecedores e parceiros. Controlar acesso às dependências via sistema eletrônico. Apoiar organização de salas de reunião, eventos internos e externos.
• Apoio aos Founders: Apoiar agenda administrativa e logística de reuniões. Ser ponto de confiança nas rotinas que envolvem diretamente os founders.
• Orçamentos e Controle Financeiro Administrativo: Elaborar relatórios de custos e propor redução de despesas. Apoiar no controle de notas fiscais e lançamento de despesas administrativas. Acompanhar orçamento anual de despesas de facilities e escritório.
• Relacionamento e Intermediações: Atuar como ponto de contato com fornecedores e administradora predial. Intermediar demandas de colaboradores relacionadas à infraestrutura e logística.
• Segurança e Conformidade: Acompanhar vencimentos de contratos, seguros e certificados digitais. Apoiar auditorias internas e garantir condições adequadas de ergonomia e segurança. Atribuições comportamentais desejadas: Mão na massa Ï Atuar de forma prática e resolutiva, sem depender excessivamente de terceiros para pequenos problemas. Proatividade Ï Antecipar necessidades do escritório e dos founders, evitando falhas no funcionamento do dia a dia. Autonomia responsável Ï Capacidade de decidir e agir em assuntos de rotina, sabendo quando deve escalar para aprovação dos gestores. Organização e método Ï Manter processos claros, registros atualizados e organização de documentos, evitando retrabalho. Multitarefa com priorização Ï Conseguir lidar com várias demandas administrativas ao mesmo tempo, priorizando o que é mais urgente/importante. Discrição e confiabilidade Ï Tratar informações da empresa e dos founders com sigilo e maturidade, mantendo postura profissional. Boa comunicação interpessoal Ï Relacionar-se bem com todos os colaboradores, fornecedores e visitantes, transmitindo clareza e cordialidade. Responsabilidade Individual Ï Assumir responsabilidade pelas entregas. Flexibilidade e adaptabilidade Ï Estar aberto a ajustes de rotina, imprevistos e novas demandas administrativas. Foco em solução Ï Diante de problemas, propor alternativas e executar a melhor saída em vez de ficar preso às dificuldades.