Secretária Adv

Profissional que asegure um atendimento cordial, ágil e eficiente a clientes, fornecedores e visitantes, presencialmente, por telefone ou meios digitais, organizando agendas, recepcionando pessoas, controlando correspondências e prestando suporte administrativo básico, de forma a garantir a boa imagem institucional e o fluxo adequado de informações no escritório.

Objetivo: Garantir 100% das chamadas atendidas dentro de até 3 toques.

Responder ou direcionar 100% dos e-mails e mensagens em até 2 horas úteis.

Manter índice de satisfação dos clientes/visitantes 90% (pesquisa rápida ou feedback informal).

Registrar e encaminhar 100% das correspondências no mesmo dia do recebimento.

Atualizar agenda de compromissos com 0 falhas ou esquecimentos.

Atendimento telefônico e recepção de clientes e fornecedores Receber e direcionar ligações, e-mails, mensagens e áudios recebidos por meio do aplicativo WhatsApp e correspondências; Responder imediatamente as mensagens recebidas dos clientes, advogados e colaboradores. Receber visitantes e clientes, garantindo acolhimento e encaminhamento adequado. Agendamentos de reuniões, audiências e compromissos dos advogados Apoiar a equipe administrativa com rotinas básicas (digitalizações, cópias, emissão de documentos simples). Digitalização e organização de documentos, bem como solicitar aos clientes documentos e assinaturas necessários para a propositura das ações. Protocolos de petições, bem como de requerimentos adminisstrativos (INSS) Comunicar os clientes das audiências designadas com antecedência mínima de 10 dias úteis, bem como confirmar com 2 dias antes do ato Organização e arquivo de documentos físicos e digitais Cumprimento de procedimentos internos e políticas do escritório, bem como manter sigilo absoluto de todas as informações referentes a clientes, advogados, sócios e todos os colaboradores (Trabalho em equipe com respeito, urbanidade e postura no ambiente de trabalho, respeitando a missão, visão e valores do escritório) Manter a organização e limpeza do ambiente de trabalho Utilizar softwares jurídicos e ferramentas fornecidas pelo escritório Controle de materiais de escritório Atualizar lista de contatos de clientes, fornecedores e parceiros.

Atividades semanais Preparar relatórios de atendimento (ligações recebidas, visitantes, correspondências). Elaboração de Atas de reuniões Repor e organizar materiais de escritório e copa utilizados na recepção. Atualizar lista de contatos de clientes, fornecedores e parceiros. Conferir e organizar quadro de reuniões e agendas semanais. Realizar follow-up de confirmações de reuniões e compromissos agendados.

Atividades mensais Consolidar relatório de atendimentos e encaminhar à diretoria administrativa, e Apoiar eventos internos do escritório (workshops, reuniões mensais, confraternizações). Revisar e atualizar procedimentos de recepção (manual de atendimento), bem como Avaliar necessidades de melhorias no espaço de recepção (layout, materiais, equipamentos).