Analista administrativo

ANALISTA ADMINISTRATIVO

Foco em Compras e Facilities

Presencial - Campinas

DESCRIÇÃO:

O Analista Administrativo é responsável por realizar atividades administrativas voltadas para a gestão de compras e facilities da empresa, com foco em organização e controle de processos. A função busca garantir a eficiência na aquisição de materiais e serviços necessários para o funcionamento da organização, bem como assegurar o bom estado da infraestrutura e a conformidade com as normas e procedimentos internos.

ATIVIDADES:

• Realizar cotações e negociar com fornecedores para aquisição de ativos, materiais e serviços administrativos e operacionais, buscando as melhores condições comerciais.
• Emitir pedidos de compras e acompanhar entregas, garantindo que os insumos adquiridos atendam aos prazos e padrões de qualidade estabelecidos.
• Gerenciar contratos de fornecimento, mantendo um relacionamento eficiente com fornecedores e acompanhando o cumprimento das condições acordadas.
• Monitorar indicadores de desempenho de fornecedores, avaliando a qualidade dos serviços prestados e buscando oportunidades para melhoria.
• Apoiar no controle orçamentário da área de compras, assegurando que os custos sejam compatíveis com o planejamento financeiro da empresa.
• Realizar a verificação periódica de mercado através de BIDs comerciais, visando melhorias de preços e novas oportunidades de mercado.
• Realizar o planejamento e compra de viagens destinadas à colaboradores
• Realizar reuniões, participar de feiras e outros eventos de sua categoria visando conhecimento de mercado e perpetuar parceria com os parceiros comerciais.
• Desenvolver, acompanhar e gerenciar contratos e relacionamentos com prestadores de serviços de facilities, como limpeza, segurança, manutenção e outros serviços operacionais, assegurando a pontualidade e garantindo os menores valores de mercado.
• Gerenciar e executar o planejamento de compras e estoque de alimentação e bebidas para colaboradores bem como suporte a todo evento interno em datas comemorativas
• Controlar estoques de materiais, tanto administrativos quanto operacionais, garantindo que os insumos estejam disponíveis conforme a demanda, sem excessos ou faltas.
• Gerenciar rotinas de envio de materiais e equipamentos.
• Gerenciar e monitorar os ativos de infraestrutura e equipamentos, incluindo a análise de necessidades de aquisição, planejamento e execução de manutenções preventivas e corretivas, garantindo a continuidade e eficiência operacional.
• Avaliar e sugerir melhorias de processos, suportando a gestão e criando métodos de otimização de processos administrativos
• Solicitar e acompanhar manutenções preventivas e corretivas nas instalações da empresa, garantindo que a infraestrutura esteja sempre em bom estado de funcionamento.
• Controlar o consumo de recursos operacionais, como energia, água e materiais, buscando alternativas para otimizar o uso e promover a sustentabilidade.
• Assegurar o cumprimento das normas de segurança no ambiente corporativo, acompanhando a conformidade com as regulamentações aplicáveis e promovendo boas práticas de segurança no trabalho.
• Monitorar a infraestrutura predial da empresa, propondo melhorias para garantir um ambiente de trabalho seguro e confortável para os colaboradores.
• Criar, atualizar e seguir políticas de compras, Conduta e Ética e procedimentos de facilities e administrativos, formalizadas pela companhia em todos processos sob sua gestão.
• Criar e monitorar KPIs e apresentar relatórios sobre o desempenho da área.

HARD SKILL:

• Inglês Intermediário (Avançado será um diferencial para contato com fornecedores no exterior)
• Excel e/ou Google Planilhas intermediário a avançado: Conhecimento em tabelas dinâmicas, PROCV/XLOOKUP, gráficos, além de habilidade para análise de dados e relatórios administrativos.
• Pacote Office completo (Word, PowerPoint, Outlook): Domínio do uso das ferramentas para a elaboração de relatórios gerenciais, comunicações internas, e apresentações.
• Conhecimento em Softwares ERP ou similares: Habilidade em operar sistemas de gestão empresarial para o controle de compras, estoques e relacionamento com fornecedores.(Pipefy, ClickUp)
• Elaboração e controle de relatórios financeiros/administrativos: Capacidade de gerenciar informações financeiras e operacionais, mantendo registros de compras, contratos e custos.
• Gestão de documentos e arquivos: Organização e controle de documentação administrativa, incluindo contratos de fornecedores e outros registros relevantes.
• Organização de rotinas administrativas: Capacidade de gerenciar processos diários, como controle de compras, manutenção de registros e documentos.
• Conhecimento em controle orçamentário: Aptidão para auxiliar na elaboração e controle de orçamentos, garantindo que as despesas estejam dentro dos parâmetros estabelecidos pela empresa.
• Planejamento de compras e controle de estoque: Habilidade em monitorar níveis de estoque e planejar aquisições de materiais, alinhado às necessidades da empresa e do orçamento.
• Gestão de contratos de fornecedores e prestadores de serviços: Capacidade de gerenciar contratos e garantir a execução das condições acordadas, monitorando o desempenho de fornecedores e serviços contratados.

SOFT SKILLS:

• Organização: Capacidade de estruturar e controlar rotinas administrativas, garantindo que todas as demandas de compras e gestão de infraestrutura sejam cumpridas de forma ordenada e eficiente.
• Atenção a Detalhes: Fundamental para garantir que as cotações, os pedidos de compras, e os contratos de fornecedores sejam corretamente elaborados e acompanhados, sem falhas que possam comprometer os processos administrativos.
• Proatividade: Habilidade para antecipar problemas, identificar oportunidades de melhoria e agir antes que questões imprevistas impactem o andamento dos processos, principalmente nas áreas de compras e facilities.
• Comunicação Clara e Assertiva: Necessária para interagir com fornecedores, prestadores de serviços, e diferentes áreas da empresa, além de elaborar relatórios e comunicados internos de forma objetiva e eficiente.
• Gestão de Tempo: Capacidade de administrar múltiplas tarefas e prazos simultâneos.
• Capacidade de Negociação: Essencial para negociar com fornecedores, buscando as melhores condições comerciais, sem comprometer a qualidade dos produtos ou serviços.
• Trabalho em Equipe: Habilidade para colaborar com diferentes departamentos, como os times de operações, finanças e recursos humanos, além de manter um bom relacionamento com os prestadores de serviços.
• Adaptabilidade: Flexibilidade para lidar com mudanças nas demandas da empresa, como alterações no orçamento, ajustes nos contratos ou novas necessidades de infraestrutura.
• Resolução de Problemas: Capacidade de identificar e solucionar problemas relacionados ao processo de compras ou à infraestrutura da empresa de maneira rápida e eficaz.
• Gestão de Conflitos: Habilidade para lidar com disputas, sejam internas, com fornecedores ou prestadores de serviços, buscando soluções que atendam ao melhor interesse da empresa.

Vaga Presencial, em Campinas.

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