Secretaria Jr

Informações sobre a vaga:

Unidade: Hospital Central de Alta Complexidade de Mato Grosso - Cuiabá - MT

Jornada de Trabalho: 220h mensais - 44h semanais

CLT Prazo indeterminado

Sumário do cargo:

Realizar trabalho que consiste em tarefas relativas à administração e organização das informações do serviço, bem

como assessorar a coordenação da área de atuação.

Responsabilidades:

• Secretariar e assessorar a equipe da área de atuação, executando atividades relacionadas à administração e

organização do setor, prestando atendimento telefônico e controlando agenda de compromissos, marcando e

desmarcando reuniões, eventos, palestras internas e externas;

• Controlar documentos internos para aprovação e assinatura dos responsáveis e efetuando despacho ao setor

emitente.

• Manter os arquivos físicos e eletrônicos em ordem e atualizados;
• Receber e encaminhar documentos aos Departamentos correspondentes;
• Solicitar materiais de escritório ;
• Zelar pela conservação e manutenção de equipamentos e instalações do ambiente de trabalho, solicitando os serviços da manutenção sempre que necessário;
• Editar solicitações de serviços no Sistema SAP e realizar um acompanhamento diário das mesmas;
• Controle de ponto e envio de planilha (hora extra) ao RH, bem como controle dos crachás dos funcionários e - distribuição dos benefícios e holerites;
• Controle estatístico dos dados da área de atuação, levantando dados e elaborando planilhas;
• Apoio administrativo aos médicos internos e externos;
• Participa de reuniões quando solicitada;
• Garantir o cumprimento dos padrões de Qualidade da Instituição.
• Desenvolver planilhas, textos, relatórios, apresentações, pedidos de compras de imobilizado e fora de estoque, controle e reposição de itens do almoxarifado, lançamento de contratos, ordens de execução, cotações.
• Controlar documentos internos para aprovação e assinatura dos responsáveis e efetuando despacho ao setor emitente.
• Recepcionar visitantes e funcionários agendados ou não, verificando o assunto a ser tratado e encaminhando para o setor e/ou profissional responsável.
• Solicitar todos os materiais e serviços necessários ao funcionamento das áreas onde atua, antecipando-se às demandas.
• Controlar e monitorar o agendamento de salas para reuniões, visitas, eventos.
• Atender e recepcionar os clientes externos e internos.
• Controlar e realizar a logística de viagens nacionais e internacionais (passagens, deslocamentos, hospedagem, reembolsos).
• Estruturar relatórios de serviços realizados nessas áreas periodicamente.
• Realizar reembolso de eventos.
• Controlar e monitorar os contratos das áreas.
• Controlar os cronogramas das atividades dos pesquisadores da Imagem, em conjunto com o gestor da área.
• Realizar o lançamento de notas fiscais de fornecedores e reembolso no sistema SAP.
• Realizar e monitorar a logística necessária para eventos realizados pelas áreas (convites, agendas, cronograma, espaço físico, coffee break).
• Preparar reuniões e apresentações.

Requisitos

• Curso técnico de Secretariado concluído
• Vivencia em rotinas administrativas e atendimento ao público interno e externo.
• Conhecimento em pacote Office (Word, Excel, PowerPoint) .
• Organização, proatividade e boa comunicação.

Desejável:

• Inglês
• Conhecimento de sistemas de gestão (preferencialmente SAP).
• Habilidade em elaboração de relatórios e apresentações.
• Capacidade de lidar com múltiplas tarefas.
• Discrição e boa relação interpessoal.
• Disponibilidade para participar de reuniões e eventos.

Prazo de inscrições

15/09/2025

Escolaridade Mínima: Curso Técnico