recepcionista

SUMÁRIO:

Recepcionar e prestar serviços de apoio a clientes, pacientes, visitantes e fornecedores; prestar atendimento telefônico e fornecer informações em consultórios, marcar consultas, exames e receber clientes ou visitantes; averiguar suas necessidades e encaminhar ao lugar ou à pessoa procurada; agendar serviços; observar normas internas de segurança, conferindo documentos dos clientes e notificar seguranças sobre presenças estranhas; fazer recebimento de numerários. Organizar informações e planejar o trabalho do cotidiano.

ATIVIDADES:

• Controlar o acesso à clínica e realizar a acolhida dos pacientes, profissionais e fornecedores;

• Atender os clientes, parceiros, fornecedores e colaboradores sempre com cordialidade profissionalismo;

• Orientar aos clientes sobre os procedimentos iniciais, informar horários e tempo de espera, sinalizar os locais de atendimento, banheiros e copa;

• Preencher o cadastro do paciente com todas as informações (solicitar os documentos dos pacientes e inserir a foto do cliente no sistema);

• Manter o cadastro dos clientes sempre atualizado;

• Fazer o recebimento dos numerários (dinheiro ou cartão) de acordo com a tabela de preços da clínica ou do orçamento negociado entre o paciente e a clínica;

• Esclarecer dúvidas dos clientes sobre os procedimentos operacionais da clínica;

• Ser pontual, chegar no horário estabelecido para preparo prévio do material e equipamentos necessários às operações;

• Evitar atrasos, para que os paciente não tenham que aguardar o preparo da Clínica para início aos atendimentos;

• Interagir o tempo todo com todas as pessoas envolvidas no processo de atendimento: profissionais, auxiliares, fornecedores, pacientes, acompanhantes, distribuidores de material, propagandistas e visitantes. Por isso deve sempre estar atenta (o), ser solícita (o) e simpática(o) para garantir harmonia e boa impressão aos visitantes;

• Estar atento (a) às visitas e aos acompanhantes, oferecendo entretenimento e atenção para que tenham uma excelente impressão da clínica;

• Controlar rigorosamente a agenda de consultas, exames e cirurgias;

• Confirmar antecipadamente o comparecimento dos pacientes às consultas, exames ou cirurgias;

• Verificar a existência de horários e intervalos possíveis, entre os pacientes atendidos para possíveis encaixe ou atendimento de emergência;

• Programar encaixes e emergências, sem promover caos e desordem nas agendas dos odontólogos, para isso, deve procurar conhecer os pacientes, estabelecer prioridades, comunicar possíveis atrasos com respeito e atenção e seguir os procedimentos do Instituto;

• Entender o recado, ouvir atentamente, anotar todos os detalhes, sempre confirmar dados: nome, telefone de contato (mesmo quando o paciente insiste que ele já sabe) e/ou e-mail e garantir prazo de resposta;

• Organizar e manter organizado arquivo com os exames e documentos do paciente.

• Atender as ligações telefônicas, no máximo, até ao terceiro toque;

• Manter suprida as necessidades de material de consumo (folha A4, clipes, grampeador com grampo, caneta e outros) e limpeza para a área da recepção, bem como a ficha de primeira consulta;

• Manter o suprimento de pró pés sempre disponível e organizado.

• Ter habilidade com pacote office, utilização de Email, Drive, PDF, e Excel.

• Utilizar uniforme ou vestimenta adequada na recepção.

• Apresentação pessoal condizente com o cargo, cabelos arrumados e maquiagem leve.

• Prontuários devem estar organizados e separado para os atendimentos diários.

• Todas as informações dos atendimentos devem ser inseridas no sistema de atendimento.

• Entrar em contato com clientes da base de dados, no intuito de trazer os clientes para um primeiro atendimento na clínica. Marcar o horário, confirmar o horário marcado, receber o cliente.

• Organizar os atendimentos doas pacientes dos módulos dos cursos.

OBSERVAÇÕES GERAIS

• A(o) recepcionista é a(o) guardiã(ão) da porta de entrada, local onde o paciente e seu acompanhante permanecem, antes da consulta. Por isso é importante que este ambiente esteja impecavelmente arrumado, limpo, agradável, não haja barulho, discussões, bagunça e excesso de ruídos que possam incomodar os pacientes;

• Banheiros higienizados, cadeiras arrumadas e ar-condicionado com 23 graus e TV em volume ideal ao ambiente com músicas instrumentais e ou MPB.