Secretária executiva

MISSÃO DO CARGO

Atuar como o braço direito da CEO, garantindo que todas as áreas da sua vida pessoal e profissional funcionem com fluidez, agilidade e excelência. É responsável por otimizar o tempo, organizar compromissos, prospectar contatos estratégicos, acompanhar produções, controlar finanças operacionais e auxiliar na gestão executiva de empresas e projetos do grupo Bloom. É um cargo de execução, que exige iniciativa, discernimento e alta capacidade de resolver e entregar.

PRINCIPAIS RESPONSABILIDADES

1. Gestão de Agenda e Rotina da CEO

• Organizar, atualizar e acompanhar compromissos pessoais e profissionais;
• Prospectar ativamente pessoas estratégicas e marcar reuniões com parceiros, clientes e novos contatos;
• Gerenciar datas importantes: aniversários, eventos, deadlines, reuniões e compromissos pessoais;
• Marcar consultas médicas, organizar viagens e resolver pendências pessoais da CEO.

2. Representação e Comunicação

• Representar a CEO com clareza, firmeza e diplomacia em contatos estratégicos e negociações pontuais;
• Negociar condições com empresas, fornecedores e parceiros de forma objetiva;
• Redigir e-mails, propostas e mensagens com escrita profissional e linguagem adequada ao contexto;
• Responder prontamente demandas com autonomia e pensamento prático.

3. Apoio Operacional, Produção e Hospitalidade

• Acompanhar produções artísticas, eventos e ações de marketing;
• Realizar orçamentos, buscar fornecedores e coordenar detalhes operacionais;
• Gravar vídeos e bastidores da CEO, com noções básicas de edição (CapCut);
• Criar e postar conteúdos em redes sociais, principalmente Instagram;
• Servir café, água ou pequenos itens de recepção em reuniões e eventos;
• Recepcionar convidados e parceiros com simpatia, postura e atenção aos detalhes, garantindo uma experiência acolhedora e profissional.

4. Compras e Controle Financeiro

• Realizar controle de contas a pagar e receber, com conferência de extratos e cartões;
• Subir pagamentos no sistema para aprovação;
• Fazer conciliações bancárias e controle de pendências;
• Realizar cotações, juntar orçamentos e efetuar compras pessoais e corporativas com critério.

5. Logística e Mobilidade

• Organizar passagens, hospedagens e cronogramas de viagens nacionais ou internacionais;
• Dirigir quando necessário (habilitação ativa) para compromissos e eventos;
• Estar disponível para acompanhar presencialmente a CEO quando solicitado.

6. Organização e Clima Interno

• Manter o ambiente de trabalho organizado, funcional e respeitoso, como se fosse sua própria responsabilidade;
• Cumprir e fazer cumprir os direcionamentos e padrões estabelecidos pela CEO, contribuindo para o bom clima e o alinhamento da equipe;
• Ser o elo de cultura e comportamento, zelando pelo profissionalismo, pontualidade, organização e boa convivência entre colaboradores, prestadores e visitantes.

HABILIDADES ESSENCIAIS

• Perfil executor, com proatividade e atitude de resolução;
• Organização, detalhamento e pensamento pragmático;
• Comunicação clara, objetiva e estratégica;
• Inteligência emocional e comportamento discreto;
• Capacidade de entender o contexto e agir sem precisar ser solicitada;
• Noção financeira e habilidade com ferramentas administrativas e de produtividade;
• Facilidade com tecnologia, redes sociais, e ferramentas como CapCut, Canva, Google Drive e ChatGPT;
• Cuidado com a apresentação, hospitalidade e excelência no atendimento a convidados;
• Capacidade de manter o ambiente sob controle, com foco e alinhamento à cultura organizacional da CEO.

PERFIL IDEAL

• Mulher com experiência anterior como secretária executiva, produtora executiva, assistente de direção ou apoio a alta liderança;
• Disposta, comunicativa, com iniciativa e senso de responsabilidade;
• Comprometida com a rotina da CEO e com o crescimento dos projetos;
• Discreta, ética e leal, com habilidade para lidar com informações sensíveis e estratégicas.