Assistente Administrativo Ii

Efetuar atividades administrativas diversas, elaborando quadros, mapas e relatórios;
- Controles e registros diversos;
- Prestar informações para as diversas áreas;
- Arquivar e despachar correspondências e executar serviços de digitação, de acordo com os processos e rotinas estabelecidas, atendendo as necessidades administrativas das áreas.
**Responsabilidades e atribuições**
- Fazer ligações externas e internas, diretamente ou através da telefonista, transferindo a ligação para o solicitante ou transmitindo o recado quando necessário;
- Coletar e compilar dados diversos, consultando documentos, transcrições, arquivos e fichários;
- Efetuar lançamentos com auxílio de calculadoras e/ou computadores;
- Efetuar lançamentos em livros fiscais, registrando os comprovantes de transcrições;
- Controlar requisições e recebimentos de materiais de consumo, providenciando o formulário de solicitação e acompanhando a entrega dos mesmos;
- Redigir cartas, memorandos, ofícios e outros textos necessários ao cumprimento das tarefas pertinentes ao setor, digitando-os e imprimindo;
- Elaborar atas, quadros e mapas demonstrativos, relatórios e folhas de pagamento, utilizando calculadoras e/ou computadores, observando as determinações legais;
- Organizar e manter arquivos e fichários de documentos referentes ao setor, procedendo à classificação, etiquetagem e guarda dos mesmos;
- Examinar, despachar e/ou instruir processos relacionados com a sua unidade de trabalho, providenciando o encaminhamento dos mesmos;
- Acompanhar o andamento de expediente ou processos de interesse de sua unidade de trabalho, mantendo contatos internos e externos, esclarecendo dúvidas e tomando providências para atender as necessidades do serviço;
- Realizar demais atividades pertinentes a função.
**Requisitos e qualificações**
- Ensino Superior completo em secretariado, administração ou áreas afins;
- Necessário experiência na função;
- Conhecimento no pacote office;
**Informações adicionais** OBJETIVO DA FUNÇÃO**
Responsável pelas atividades relacionadas à gestão de contratos da unidade, atuando no controle, elaboração, conferência, organização e acompanhamento do ciclo de vida contratual, garantindo conformidade com políticas internas e prazos legais.
Dar suporte para a Diretoria Administrativa, efetuando atividades administrativas diversas, como elaboração de memorandos e relatórios; controles e registros diversos e alimentação de indicadores.
**RESPONSABILIDADES**
Realizar a gestão dos contratos da unidade.
Realizar a elaboração, revisão e análise preliminar de contratos e termos aditivos.
Prestar suporte à Administração e demais áreas envolvidas nos processos contratuais.
Controlar o ciclo de vida dos contratos, desde a solicitação até o encerramento, garantindo a tramitação adequada, o cumprimento de prazos e a conformidade com políticas e normas internas.
Gerenciar o fluxo de assinaturas dos documentos, assegurando que todos os contratos sejam devidamente formalizados e arquivados.
Monitorar e atualizar planilhas e sistemas de gestão com informações contratuais (vigência, reajustes, garantias, cláusulas específicas, entre outros), mantendo os dados sempre atualizados e auditáveis.
Acompanhar prazos de vencimento, renovação, reajustes e demais obrigações contratuais, alertando as partes envolvidas com antecedência.
Realizar a organização de arquivos digitais e físicos, garantindo o controle documental e facilitando o acesso às informações quando necessário.
Realizar a interface com fornecedores e departamentos internos para esclarecimentos de cláusulas, andamento de contratos e regularização de pendências.
Colaborar com processos de auditoria interna e externa, fornecendo informações, documentos e relatórios sempre que solicitado.
Contribuir com a melhoria contínua dos processos da área, para garantir o controle e a eficiência da gestão contratual.
Realizar o preenchimento de indicadores internos.
Oferecer suporte à Administração, efetuando atividades administrativas diversas, como elaboração de memorandos e relatórios; controles e registros diversos e alimentação de indicadores.
Executar outras tarefas compatíveis com as exigências para o exercício da função, seguindo as determinações do Gestor imediato e padronizações da Instituição.
Conferir os dados das notas fiscais recebidas e realizar o lançamento das notas fiscais em sistema utilizado pela instituição.
Oferecer suporte à Administração, efetuando atividades administrativas diversas, como elaboração de memorandos e relatórios; controles e registros diversos e alimentação de indicadores.
Executar outras tarefas compatíveis com as exigências para o exercício da função, seguindo as determinações do Gestor imediato e padronizações da Instituição.
**Requisitos**:
Formação superior completa em Administração ou áreas correlacionadas.
Desejável ter especialização em Administração ou áreas correlacionadas.
Conhecimento intermediário/avançado no pacote Office.
Ter boa capac