Office Operations Lead

This is a position within Keller Executive Search and not with one of its clients.
Eager to keep a global executive search firm running smoothly while supporting dynamic teams? Become our Office Coordinator at Keller Executive Search and excel in a vibrant, team-oriented atmosphere. You'll manage office operations, coordinate logistics, and contribute to seamless recruitment processes. Perfect for those seeking an office coordinator job in a growing talent firm.
Key Responsibilities:
Oversee daily office operations, including supplies, vendor management, and facility maintenance.
Coordinate scheduling for team meetings, interviews, and office events.
Handle incoming communications, routing calls, emails, and inquiries efficiently.
Maintain organized records, databases, and filing systems for operational efficiency.
Assist with onboarding new hires, preparing materials, and coordinating training.
Support administrative tasks like expense tracking and report compilation.
Facilitate virtual and in-person collaborations with global teams and clients.
Requirements
Experience as an Office Coordinator, Administrator, or similar support role.
Familiarity with office software like Microsoft Office and collaboration tools (e.g., Slack, Zoom).
Strong organizational skills with the ability to juggle multiple priorities.
Excellent communication and interpersonal skills.
Ability to manage confidential information responsibly.
Detail-oriented with problem-solving aptitude.
Team player who thrives independently when needed.
Flexible in adapting to evolving office needs.
Benefits
Compensation and Benefits (Upfront Highlights):
Competitive salary: 643,000–784,000 annually (depending on experience).
Comprehensive health insurance (medical, dental, and vision).
Paid Time Off (PTO) including vacation, holidays, and personal days.
Paid Sick Leave.
Significant opportunities for professional growth, skill development, and career advancement.
Supportive, inclusive, and diverse work environment valuing collaboration and innovation.
The chance to make a meaningful impact by ensuring smooth operations in talent connection.
Professional Growth
Experience in a fast-growing international organization.
Opportunity to expand into coordination for recruitment projects.
Hands-on skill-building in office management and team support.
Company Culture
Flat management structure with direct access to decision-makers.
Friendly, collaborative U.S.-based team empowering innovation.
Open communication environment.
No bureaucracy or rigid hierarchies.
Results-oriented approach.
Por que ingressar na Keller:
Alcance e impacto globais
Ingresse em uma empresa internacional de recrutamento de executivos de alto nível com alcance mundial. Você terá exposição aos mercados dos EUA, às partes interessadas globais e à aquisição de talentos de alto nível que impulsionam o crescimento transformador dos negócios.
Aceleração da carreira
Prospera em uma estrutura horizontal e orientada para resultados, com acesso direto aos tomadores de decisão, oferecendo rápido desenvolvimento profissional, aprendizado prático em recrutamento de executivos e caminhos claros para expandir suas responsabilidades em uma organização em expansão.
Cultura colaborativa e inclusiva
Junte-se a uma equipe amigável que promove a comunicação aberta, celebra a diversidade e valoriza a inovação — livre de burocracia, com foco no trabalho em equipe e contribuições significativas para conectar os melhores talentos a oportunidades que mudam vidas.
Integração entre vida profissional e pessoal
Aproveite a flexibilidade do trabalho remoto em um ambiente acolhedor que prioriza o seu bem-estar, ao mesmo tempo em que faz uma diferença tangível em setores em todo o mundo por meio de práticas de recrutamento éticas e de alto padrão.
Crescimento profissional incomparável
Aproveite as oportunidades de trabalhar em projetos diversificados e de alto impacto, incluindo avaliações de liderança e serviços de consultoria de RH, em uma empresa comprometida com a excelência, o sucesso do cliente e o desenvolvimento de longo prazo dos funcionários.
Política de Igualdade de Oportunidades de Emprego e Não Discriminação
Declaração de Igualdade de Oportunidades de Emprego:
Tanto a Keller quanto seus clientes são empregadores que oferecem igualdade de oportunidades. Para todas as vagas, os candidatos qualificados serão considerados para o emprego, independentemente de raça, cor da pele, religião, sexo, orientação sexual, identidade de gênero, expressão de gênero, nacionalidade, idade, estado civil, deficiência, gravidez, informações genéticas ou qualquer outra condição protegida pela legislação trabalhista brasileira ou outras leis aplicáveis.
Compromisso com a Diversidade:
Tanto a Keller quanto seus clientes estão comprometidos em promover ambientes de trabalho diversificados e inclusivos, onde todos os indivíduos são valorizados e respeitados. Acreditamos que a diversidade impulsiona a inovação e o sucesso e nos esforçamos para criar locais de trabalho onde todos possam prosperar.
Acomodações razoáveis:
Tanto a Keller quanto seus clientes estão comprometidos em fornecer acomodações razoáveis para pessoas com deficiência ou grávidas, em conformidade com as leis trabalhistas brasileiras. Nos envolvemos em um processo interativo para identificar acomodações eficazes para garantir acesso igualitário às oportunidades de emprego.
Informações sobre remuneração:
As informações sobre salários e remuneração serão disponibilizadas durante o processo de entrevista, de acordo com as regulamentações trabalhistas locais. Quando necessário, as faixas salariais serão incluídas nas vagas anunciadas. As ofertas salariais reais podem variar de acordo com as habilidades, experiência e estruturas salariais aplicáveis.
Conformidade com as leis:
Tanto a Keller quanto seus clientes cumprem todas as leis trabalhistas brasileiras aplicáveis relativas à não discriminação no emprego. Esta política se aplica a todos os termos e condições de emprego, incluindo recrutamento, contratação, colocação, promoção, rescisão, demissão, recontratação, transferência, licenças, remuneração e treinamento.
Assédio no local de trabalho:
Tanto a Keller quanto seus clientes proíbem expressamente qualquer forma de assédio ou discriminação no local de trabalho com base em raça, cor da pele, religião, gênero, orientação sexual, identidade ou expressão de gênero, nacionalidade, idade, informação genética, deficiência ou qualquer outro status protegido pela legislação brasileira. Estamos comprometidos em manter ambientes de trabalho seguros e respeitosos para todos os funcionários.
Privacidade e equidade salarial:
Tanto a Keller quanto seus clientes se dedicam à equidade salarial e revisam periodicamente as práticas de remuneração para garantir a justiça e a conformidade com as leis aplicáveis. A privacidade dos funcionários é respeitada e todos os dados pessoais serão tratados de acordo com as leis brasileiras de proteção de dados, como a Lei de Proteção de Dados Pessoais.
Status de veterano e serviço nacional:
Tanto a Keller quanto seus clientes oferecem oportunidades iguais de emprego a veteranos e cumprem as leis relacionadas às preferências de emprego para indivíduos que cumpriram suas obrigações de serviço nacional.