Assistente Administrativo E Financeiro

Vacante n°:****Unidad:Organización:International Union for Conservation of Nature (IUCN)Ubicación:Oficina Nacional de Brazil, Brasilia - DF, BrasilReporta a:Senior Programme Officer, Business & NaturePorcentaje de Trabajo:75%Grado:A3Fecha Esperada de Inicio:6 de octubre de ****Tipo de Contrato:Plazo fijo (12 meses)Fecha de Cierre:21 de septiembre de ****INTRODUCCIÓNA UICN (União Internacional para a Conservação da Natureza) é uma união de membros composta principalmente por governos e organizações da sociedade civil.Alavanca a expertise, os recursos e o alcance de mais de ***** organizações membros, além das contribuições de mais de especialistas globais.Reconhecida como autoridade global no status do mundo natural e nas ações necessárias para protegê-lo, a Secretaria da UICN tem sede em Gland, Suíça, e escritórios em todo o mundo.Como fornecedora líder de dados, avaliações e análises sobre conservação, a UICN atua como um centro confiável para melhores práticas, ferramentas, diretrizes e padrões internacionais.Oferece uma plataforma neutra com uma ampla gama de partes interessadas — incluindo governos, ONGs, cientistas, empresas, comunidades locais, grupos indígenas e organizações religiosas — podem colaborar em soluções para os desafios ambientais e promover o desenvolvimento sustentável.O Escritório Regional da UICN para a América do Sul (UICN SUR) está sediado em Quito, Equador, e atua desde ****; o Escritório Nacional no Brasil, sediado em Brasília, desde ****.No Brasil, a maioria dos projetos da UICN faz parte de iniciativas globais ou regionais mais amplas, focadas em áreas protegidas e conservadas, a Lista Verde, Soluções Baseadas na Natureza (SbN), abordagens positivas para a natureza, restauração de paisagens florestais e outros temas alinhados ao Programa Natureza **** da UICN.Os parceiros da UICN no Brasil incluem agências governamentais federais e ONGs — 24 das quais são membros da UICN.A UICN também mantém colaborações estratégicas com importantes atores do setor privado.Esta posição terá uma dedicação de 6 horas diáriasDESCRIPCIÓN DE CARGORESUMO DAS FUNÇÕES CHAVE O Assistente Administrativo de Programa apoiará o portfólio de projetos no escritório da UICN no Brasil em questões administrativas, financeiras e logísticas, com base nos padrões e procedimentos institucionais.Sua função se concentrará em facilitar os processos administrativos para implementar todas as atividades e entregas planejadas para cada projeto.Deverá fornecer suporte administrativo e financeiro com responsabilidade em: Processar solicitações de pagamentos, adiantamentos, passagens aéreas, hospedagem e demais, garantindo o cumprimento das políticas institucionais e dos prazos estabelecidos;Manter registro de controle atualizado da execução orçamentária dos projetos;Realizar processos de contratação de serviços profissionais e aquisição de bens e/ou serviços, de acordo com as normas e procedimentos da UICN;Apoio administrativo para organização de conferências, workshops, realização de treinamentos, seminários, entre outros, incluindo providências relacionadas a viagens, transportes e hospedagens nacionais e internacionais da equipe dos projetos a seu encargo;Obter cotações para todos os processos de aquisição de bens e serviços dos projetos, bem como para viagens, além de acompanhar os processos até sua conclusão, de acordo com as políticas e procedimentos internos da UICN;Registrar permanentemente todas as informações relacionadas ao gerenciamento de projetos, incluindo a manutenção de arquivos apropriados e atualizados, bem como preparação de relatórios correspondentes ou quaisquer outros relatórios solicitados dentro da área de especialização;Criação de requisições nos sistemas da UICN para compra de produtos e/ou contratação de consultorias dos projetos, entre outros, bem como acompanhamento dos processos até o pagamento;Realizar os processos para pagamento dos gastos do projeto de acordo com as normas da UICN;Cumprir com a estrutura de controle interno em coordenação estreita com o departamento administrativo e financeiro da UICN;Apoio para levantamento de informações para auditorias dos projetos e/ou entidades de controle;Coordenar os serviços de transporte e entrega exigidos pelo portfólio de projetos do escritório do Brasil;Orientar a equipe do projeto e os consultores na preparação de relatório de viagem, adiantamentos, etc.;Preparar relatório mensal sobre a movimentação, execução e disponibilidade das despesas dos projetos em relação ao orçamento;Apoio aos responsáveis pelos programas/projetos na elaboração de POAs em Smartsheet e no acompanhamento mensal da execução financeira e operacional;Treinar contratantes e entidades implementadoras sobre gestão de despesas de acordo com as políticas institucionais;Garantir, com atualização, o controle e o arquivamento das informações administrativas e financeiras do portfólio dos projetos;Apoio aos procedimentos administrativos e financeiros gerais do escritório conforme solicitação da chefia imediata e em acordo com a chefe da Unidade Administrativa.Este Termo de Referência contém as principais responsabilidades e deveres deste cargo.No entanto, em uma organização em constante evolução como a UICN,espera-se que os membros da equipe demonstrem flexibilidade em sua abordagem de trabalho e estejam dispostos a realizar outras atividades que sejam atribuídas, mesmo que não façam parte de seu termo de referência regular.COMPETÊNCIASCompetências Corporativas: Demonstrar compromisso com a missão, visão e valores da UICN;Demonstrar integridade perante os modelos e valores éticos da UICN.Competências Funcionais: Gestão do conhecimento e da aprendizagem: partilhar experiência e conhecimento; promover a cultura do aprendizado e do bom ambiente no escritório por meio do exemplo pessoal.Trabalhar continuamente e ativamente para o desenvolvimento pessoal, agir neste plano de aprendizagem e aplicar os novos conhecimentos adquiridos.Desenvolvimento e Efetividade Operacional: demonstrar capacidade de executar várias tarefas padrão relacionadas com gestão de resultados, incluindo triagem e coleta de dados e documentação de projetos; demonstrar capacidade de fornecer subsídios para os processos relacionados com os projetos; demonstrar conhecimento de gestão orientada para resultados; demonstrar capacidade de auto-gestão; responder de forma positiva aos desafios; demonstrar boas habilidades conceituais, analíticas e de comunicação; desenvolver o trabalho com energia e atitude positiva e construtiva; capacidade de trabalhar sob pressão.REQUERIMIENTOSObrigatório: Nível superior em Contabilidade, Administração de Empresas ou Relações InternacionaisPossuir experiência de 5 a 8 anos em processos administrativos e financeiros em projetos ambientais, de conservação e desenvolvimento sustentável ou aqueles relacionados ao setor privado em suas agendas de natureza positiva.Possuir experiência de 4 a 5 anos no acompanhamento da execução orçamentária dos projetos e na elaboração de relatórios financeirosPossuir, pelo menos, 5 anos de experiência na elaboração de orçamentos para projetos de conservação, desenvolvimento social e sustentável.Possuir experiência de 5 a 8 anos em processos de seleção de consultores e empresas de consultoria.Possuir conhecimento em informática (pacote Microsoft Office), gestão de informação em plataformas de gestão online e sistematização de dados e informações.Experiência em aquisições, gestão de arquivos e correspondência.Possuir experiência de pelo menos 5 anos na organização logística de reuniões, seminários e treinamentosObrigatório: Fluência e boa redação em português e inglêsDesejável: Conhecimentos de espanhol.POSTULACIONESPara postular a una posición a través del "Sistema de gestión de recursos humanos" de la UICN, seleccione el anuncio de vacante correspondiente y presione el botón "Apply".Se requiere que todos los/las candidatos/as creen una cuenta en el sistema y provean información sobre su perfil profesional.No se aceptarán candidaturas enviadas después de la fecha de cierre especificada en el anuncio.Las candidaturas serán recibidas hasta las 24h00 en Suiza (GMT +1h o GMT +2h durante el periodo de verano / DST).Favor notar que sólo los candidatos seleccionados serán contactados para las entrevistas.Puede encontrar otras oportunidades de trabajo en el sitio web de la UICN: Acerca de la UICN La UICN es una Unión de Miembros compuesta por Estados soberanos, agencias gubernamentales y organizaciones de la sociedad civil.La UICN pone a disposición de las entidades públicas, privadas y no gubernamentales, los conocimientos y las herramientas que posibilitan, de manera integral, el progreso humano, el desarrollo económico y la conservación de la naturaleza.Creada en ****, la UICN se ha convertido en la red ambiental más grande y diversa del mundo.La UICN cuenta con la experiencia, los recursos y el alcance de sus más de **** organizaciones Miembro y los aportes de alrededor de expertos.La UICN es uno de los principales proveedores de datos, evaluaciones y análisis sobre conservación.Su extensa y diversa membresía hacen de la UICN una incubadora y un repositorio confiable de las mejores prácticas y herramientas de conservación, así como de las directrices y estándares internacionales.La UICN proporciona un espacio neutral en el que actores diversos, incluyendo gobiernos, ONGs, científicos, empresas, comunidades locales, grupos indígenas, organizaciones religiosas y otros pueden trabajar juntos para crear e implementar soluciones a los retos ambientales y lograr un desarrollo sostenible.La UICN trabaja con diversos socios y simpatizantes para llevar a la práctica un amplio y diverso portafolio de proyectos de conservación en todo el mundo.Estos proyectos, que combinan los últimos avances científicos con los conocimientos tradicionales de las comunidades locales, procuran detener y revertir la pérdida de hábitats, restaurar los ecosistemas y mejorar el bienestar humano.