Auxiliar Administrativo

O cargo de Administrativo III é destinado a profissionais com nível júnior de senioridade.O profissional será responsável por auxiliar nas atividades administrativas da empresa, contribuindo para a organização e eficiência dos processos internos.Verificar junto aos canais de comunicação, whatsap, email, skype ..., os pedidos, orçamentos e solicitações direcionados para seu setor.Realizar a análise dos pedidos, no que diz respeito a licitação: se já está registrada no sistema, ganho lote, liberada para faturamento, e em caso negativo entrar em contato com o departamento de contratos e solicitar a agilização da liberação desse contrato junto ao sistema.Registrar o pré pedido no sistema, posteriormente realizar o faturamento do mesmo.Realizar o faturamento de transferência caso não tenho estoque na empresa que o pedido está direcionado e tenha em alguma empresa do grupo, para posteriormente realizar o faturamento do mesmo.Fazer a pedido etiqueta e a folha de referência e encaminhar para o deposito.Finalizar os pedidos.Finalizar os agrupamentos.Realizar o pedido de produção própria caso não tenha o mesmo em estoque para faturamento.Fazer os orçamentos para compra direta ou orçamentos de licitações dentro das tabelas cmed, abc farma, inditec, de acordo com as peculiaridades de cada órgão ou cliente privado.Revisar as faltas dos pedidos.Arquivar os empenhos já fechados nas respectivas pastas.Atender as ligações dos clientes e promover a solução das questões levantada por eles, em caso que não ser possível a própria pessoa do faturamento resolve-lo solicitar ajudar da pessoa mais indicada para solucionar a questão.Verificar as faltas dos pedidos, acompanhando quando os itens faltantes têm previsão de entrada em estoque, pois o atendimento/faturamento total do empenho é um dos principais objetivos deste cargo.Faturar as amostras quando necessário, para clientes do seu respectivo setor, em caso de necessidade ajudar os demais setores com esta tarefaQuando necessário providenciar cartas de fracionamento, comprometimento, solicitação de prorrogação de prazos de entrega, providenciar cartas de correção de nota fiscal, bem como fazer a devolução e emissão de nova notas fiscais por motivo de perca de data de empenho.De acordo com a necessidade desenvolver ferramentas (planilhas) com o intuito de controlar/ organizar melhor alguns processos com alguns órgãos, Ex: tabela de fechamento de requisição, tabela de urgência de entrega, planilha modelo para pedido, etc.Em caso de necessidade acompanhar o fechamento da rota.Acompanhar o relatório de cobrança, verificando e ajudando o financeiro a manter o relatório o mais organizado/atualizado possível, os dois setores juntamente deverão analisar sobre o bloqueio ou não do órgão.Caso recebe alguma notificação, o responsável pelo setor deverá ler, apurar os fatos na sua totalidade, tentar solucionar juntas as pessoas a quem poderá fornecer melhor orientação, escrever a Contra notificação e enviar ao respectivo órgão, em caso recorrente encaminhar para a assessoria jurídica e acompanhar o andamento para reencaminhar para prefeitura.Manter juntamente com o departamento de contratos uma organização/atualização no que diz respeito a vigência de contratos, arquivamento de licitação, pedido de realinhamentos, aditivo ou desclassificação.Em caso de necessidade, dar apoio em situações emergenciais aos demais setores do faturamento.Entrar em contato com os clientes que possuem contratos registrado no sistema, com o intuito de conseguir novos pedidos.