Secretária Executiva

MISSÃO DO CARGOAtuar como o braço direito da CEO, garantindo que todas as áreas da sua vida pessoal e profissional funcionem com fluidez, agilidade e excelência.É responsável por otimizar o tempo, organizar compromissos, prospectar contatos estratégicos, acompanhar produções, controlar finanças operacionais e auxiliar na gestão executiva de empresas e projetos do grupo Bloom.É um cargo de execução, que exige iniciativa, discernimento e alta capacidade de resolver e entregar.PRINCIPAIS RESPONSABILIDADES1.Gestão de Agenda e Rotina da CEOOrganizar, atualizar e acompanhar compromissos pessoais e profissionais;Prospectar ativamente pessoas estratégicas e marcar reuniões com parceiros, clientes e novos contatos;Gerenciar datas importantes: aniversários, eventos, deadlines, reuniões e compromissos pessoais;Marcar consultas médicas, organizar viagens e resolver pendências pessoais da CEO.2.Representação e ComunicaçãoRepresentar a CEO com clareza, firmeza e diplomacia em contatos estratégicos e negociações pontuais;Negociar condições com empresas, fornecedores e parceiros de forma objetiva;Redigir e-mails, propostas e mensagens com escrita profissional e linguagem adequada ao contexto;Responder prontamente demandas com autonomia e pensamento prático.3.Apoio Operacional, Produção e HospitalidadeAcompanhar produções artísticas, eventos e ações de marketing;Realizar orçamentos, buscar fornecedores e coordenar detalhes operacionais;Gravar vídeos e bastidores da CEO, com noções básicas de edição (CapCut);Criar e postar conteúdos em redes sociais, principalmente Instagram;Servir café, água ou pequenos itens de recepção em reuniões e eventos;Recepcionar convidados e parceiros com simpatia, postura e atenção aos detalhes, garantindo uma experiência acolhedora e profissional.4.Compras e Controle FinanceiroRealizar controle de contas a pagar e receber, com conferência de extratos e cartões;Subir pagamentos no sistema para aprovação;Fazer conciliações bancárias e controle de pendências;Realizar cotações, juntar orçamentos e efetuar compras pessoais e corporativas com critério.5.Logística e MobilidadeOrganizar passagens, hospedagens e cronogramas de viagens nacionais ou internacionais;Dirigir quando necessário (habilitação ativa) para compromissos e eventos;Estar disponível para acompanhar presencialmente a CEO quando solicitado.6.Organização e Clima InternoManter o ambiente de trabalho organizado, funcional e respeitoso, como se fosse sua própria responsabilidade;Cumprir e fazer cumprir os direcionamentos e padrões estabelecidos pela CEO, contribuindo para o bom clima e o alinhamento da equipe;Ser o elo de cultura e comportamento, zelando pelo profissionalismo, pontualidade, organização e boa convivência entre colaboradores, prestadores e visitantes.HABILIDADES ESSENCIAISPerfil executor, com proatividade e atitude de resolução;Organização, detalhamento e pensamento pragmático;Comunicação clara, objetiva e estratégica;Inteligência emocional e comportamento discreto;Capacidade de entender o contexto e agir sem precisar ser solicitada;Noção financeira e habilidade com ferramentas administrativas e de produtividade;Facilidade com tecnologia, redes sociais, e ferramentas como CapCut, Canva, Google Drive e ChatGPT;Cuidado com a apresentação, hospitalidade e excelência no atendimento a convidados;Capacidade de manter o ambiente sob controle, com foco e alinhamento à cultura organizacional da CEO.PERFIL IDEALMulher com experiência anterior como secretária executiva, produtora executiva, assistente de direção ou apoio a alta liderança;Disposta, comunicativa, com iniciativa e senso de responsabilidade;Comprometida com a rotina da CEO e com o crescimento dos projetos;Discreta, ética e leal, com habilidade para lidar com informações sensíveis e estratégicas.