Project Management Jr. Specialist

Team Overview and Job responsibilities 

We are looking for a Project Control - Jr. Specialist to join our team.

Based in Vila Velha (Brazil), reporting to Project Management Manager, you will be responsible for support on BU Portfolio Projects , in accordance with established policies, guidelines, strategies and legislation. You will focus on the following activities:

1. Preparation and Organization of Spreadsheets: Actively participate in creating and organizing spreadsheets to track activities and resolve issues identified during service execution.

2. Attendance in Alignment Meetings: Attend alignment meetings as needed to discuss scope and ensure clarity.

3. Automation Development: Develop automation workflows using low-code tools such as Power Apps, Power Automate, and Microsoft Lists.

4. Excel Spreadsheet Development: Create Excel spreadsheets with Power Queries, optionally using VBA for KPI control.

5. Detailed Instructions and Support: Provide detailed instructions for tool usage, including source code when necessary, and offer support for error identification and resolution.

6. Dashboard Creation: Construct dashboards using tools like Power BI or Qlik, extracting data from SharePoint, preferably with knowledge of programming language R.

7. Form Development: Develop dedicated forms using Office 365 tools like SharePoint, Power Apps, Power Automate, and/or Microsoft Forms.

8. Critical Analysis and Document Registration: Critically analyze documents for compliance with established standards and register all information in the MDR (Master Document Register).

9. Communication Skills and Organization:* Demonstrate effective communication skills internally and with clients, and maintain organizational sense to manage assigned tasks efficiently.

10. Critical Perspective and Internal Controls Updating: Develop a critical perspective on project deliverables, identifying and reporting potential risks, and keep internal controls updated, such as project communication matrix

Who are we looking for?

We are looking for a professional with the following skills and motivations: 

Graduated in Engineering (Mechanical, Electrical, Oil & Gas, Production/Manufacturing) ; Advanced English is a plus. Good communication skills; Have initiative to improve and mitigate risks; Be focused on results; Excellent interpersonal relationship; Teamwork attitude; Hands-on attitude; MS Office pack, MS Project & VBA skills;

Visão geral da equipe e responsabilidades do cargo:

Estamos procurando um Especialista Júnior em Controle de Projetos para se juntar à nossa equipe. Com base em Vila Velha (Brasil) e reportando-se ao Gerente de Gerenciamento de Projetos, você será responsável pelo suporte em Projetos do Portfólio da BU, de acordo com as políticas, diretrizes, estratégias e legislação estabelecidas. Você se concentrará nas seguintes atividades:

1. Preparação e Organização de Planilhas: Participar ativamente da criação e organização de planilhas para rastrear atividades e resolver problemas identificados durante a execução dos projetos.

2. Participação em Reuniões de Alinhamento: Participar de reuniões de alinhamento conforme necessário e auxiliar nos registros de atas, bom como divulgação das ações.

3. Desenvolvimento de Automação: Desenvolver fluxos de trabalho de automação usando ferramentas "low code" como Power Apps, Power Automate e Microsoft Lists.

4. Desenvolvimento de Planilhas do Excel: Criar planilhas do Excel com Power Queries, opcionalmente usando VBA para controle de KPI.

5. Instruções Detalhadas e Suporte: Fornecer instruções detalhadas para uso de ferramentas, incluindo código-fonte quando necessário, e oferecer suporte para identificação e resolução de erros.

6. Criação de Painéis de Controle: Construir painéis de controle usando ferramentas como Power BI ou Qlik, extraindo dados do SharePoint, preferencialmente com conhecimento da linguagem de programação R.

7. Desenvolvimento de Formulários: Desenvolver formulários dedicados usando ferramentas do Office 365 como SharePoint, Power Apps, Power Automate e/ou Microsoft Forms.

8. Análise Crítica e Registro de Documentos: Analisar criticamente documentos para conformidade com padrões estabelecidos e registrar todas as informações no MDR (Master Document Register).

9. Habilidades de Comunicação e Organização: Demonstrar habilidades de comunicação eficazes com clientes internos e externos, e manter senso organizacional para gerenciar tarefas atribuídas de forma eficiente.

10. Atualização de Controles Internos: Desenvolver uma perspectiva crítica sobre os entregáveis do projeto, identificando e relatando riscos potenciais, e manter os controles internos atualizados, como a matriz de comunicação do projeto.

Quem estamos procurando?

Estamos procurando um profissional com as seguintes habilidades e motivações:

Graduado em Engenharia (engenharias em geral, preferencialmente Petróleo e Gás ou Produção/Fabricação); Inglês avançado é um diferencial. Boas habilidades de comunicação; Ter iniciativa para melhorar e mitigar riscos; Estar focado em resultados; Excelente relacionamento interpessoal; Atitude de trabalho em equipe; Atitude prática; Habilidades em pacote MS Office, MS Project & VBA.

Your application data will be treated according to our Data Protection Policy. If you believe you require assistance to complete this form or to participate in an interview, please let us know.

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