Assistente administrativo

2 meses atrás

IMBITUBA, Brasil ONIX TECNOLOGIA DO BRASIL LTDA Tempo inteiro

Atuar como suporte administrativo nas áreas financeira e administração geral, com foco no descritivo a seguir:

  • Manutenção e controle da frota:
    • Realiza monitoramento e rastreamento de veículos próprio, a fim de controlar o custo das frotas.
    • Auxilia na administração de combustíveis e na gestão de consumo;
    • Controlar a regularidade da documentação dos veículos, multas e infrações, adotando as
      medidas necessárias para a conformidade documental.
    • Manutenção dos veículos: garantir que todos os veículos da empresa estejam em boas condições de funcionamento. Isso inclui coordenar manutenções prevenvitvas regulares e as corretivas, providenciarndo os reparos, quando necessário;
    • Limpeza dos veículos: Garantir cronograma de limpeza para a boa conservação dos veículos;
    • Gerenciamento de Registros: manter um registro detalhado de todas as informações relativas aos veículos da firma, como quilometragem atual, consumo de combustível e histórico de manutenção;
    • Coordenação dos motoristas:  responsável por coordenar os motoristas da empresa, garantindo que eles estejam nos locais certos nas horas certas e cumprindo todas as regras e regulamentos da organização e da legislação de trânsito, controlando o cumprimento do roteiro de viagem com o rastreador do veículo;
    • Preenchimento de KPIs que envolvem este processo.
  • Viagens e Prestação de Contas de Colaboradores - Despesas de Viagens e adiantamentos diversos:
    • Fazer reservas de viagens;
    • Controlar e conferir despesas de viagens, seguindo os normativos do setor;
    • Enviar e reconciliar relatórios de despesas de viagens ou outros adiantamentos para reembolso que se fizerem necessário.
  • Manutenção e melhoria Predial:
    • Gerenciar abertura, fechamento e controle de ordens de serviços de manutenção predial;
    • Relata sobre as necessidades de manutenção de cada tipo de bem;
    • Solicita o material necessário para os reparos e consertos.
    • Pesquisar fornecedores em potencial e realizar orçamentos;
    • Solicitar aprovação de orçamentos e solicitações de compras;
    • Cadastrar fornecedores no sistemas;
    • Acompanha tarefas de manutenção, consertos e reparos na sede ou outras unidades;
    • Atua em conformidade com as orientações superiores e normativos internos;
    • Preenchimento de KPIs que envolvem este processo.

Atividades gerais de apoio administrativo do seu setor:

  • Auxiliar a elaboração de relatórios, planilhas, planejamentos e programações da organização;
  • Providenciar os trâmites para pagamentos e ressarcimentos, utilizando sistemas e planilhas, seguindo
    normativas e procedimentos internos;
  • Auxiliar os processos de auditorias internas e externas, quanto aos assuntos pertinentes ao departamento;
  • Manutenção de documentos digitais ou fisícos: Registrar entrada e saída, selecionar, encaminhar para as pessoas e setores corretos, conferir e realizar os procedimentos conforme estabelecido, assim como arquivá-los e ordená-los.
  • Registro de informações: Confeccionar e alimentar planilhas e sistemas conforme orientação e dados coletados. Efetuar cálculos e análises de acordo com as informações solicitadas. 
  • Acompanhar processos administrativos: Verificar prazos e vencimentos de notas fiscais, contratos e documentos em órgãos públicos. 
  • Atendimento ao público: Receber e efetuar ligações para fornecedores e clientes conforme solicitação. Esclarecer dúvidas e tornar-se referência, acompanhando as mudanças ocorridas na empresa com ética e sigilo necessários.
  • Suporte ao almoxarifado de materiais de escritório e de uso e consumo: Controlar entrada e saída de materiais, efetuar a solicitação de produtos conforme requerimento, realizar a cotação de produtos e serviços, conferir materiais solicitados e notas fiscais emitidas.
  • Auxiliar os departamentos e filiais quanto aos procedimentos, regras e normas pertinentes às
    responsabilidades do setor;
  • Identificar possíveis problemas, erros relacionados aos procedimentos de trabalho e atividades e
    reportar aos responsáveis, de modo a facilitar a identificação das causas e resolução; 
  • Elaborar, quando necessário, memorandos, atas, minutas e ofícios, relacionados às atribuições e responsabilidades de seu
    setor;
  • Elaborar, quando necessário, apresentações utilizando ferramentas do Pacote Office, como por
    exemplo Excel e PowerPoint ou outros meios tecnológicos;
  • Apoiar o seu setor em oturas atividades, quando se fizer necessário, sob orientação do gestor da área.

Sofit Skills:

  • Boa capacidade de comunicação;
  • Ética;
  • Empatia;
  • Cordialidade;
  • Resiliência;
  • Flexibilidade quanto às mudanças de tarefas;
  • Paciência para lidar com pessoas de diferentes personalidades;
  • Organização;
  • Criatividade;
  • Pró-atividade;
  • Senso de liderança.

Hard Skills:

  • Aptidão com números e cálculos;
  • Dominio do pacote office, especialmente Excel de nível intermediário a avançado;
  • Conhecimento/Experiência em processos administrativos de Manutenção Predial;
  • Experiência com controle de notas e contato com fornecedores.

Requisitos: 

  • Residir em Imbituba ou região;
  • Curso Tecnólogo ou Graduação.

  • Assistente Administrativo

    Há 1 mês

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    Imbituba, Brasil Bottega Representações Tempo inteiro

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    Imbituba, Brasil DUAL Assessoria de RH Tempo inteiro

    Nosso cliente, empresa de logística localizada no bairro Alto Arroio em Imbituba/SC contrata: Cargo: Assistente Comercial Atividades: Formatação de propostas comerciais, analisando as tarifas adequadas ao perfil e necessidade de cada empresa; Suporte ao cliente em forma geral, nas áreas comercial, operacional administrativa e financeira; Visitas...

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    Imbituba, Brasil DUAL Assessoria de RH Tempo inteiro

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    5 meses atrás

    Imbituba, Brasil DUAL Assessoria de RH Tempo inteiro

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    2 meses atrás

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    RESPONSABILIDADES E ATRIBUIÇÕES- Emissão de notas fiscais no sistema de gestão da empresa, organização e seleção de produtos nas prateleiras do armazém, preparação de pedidos para envio.REQUISITOS E QUALIFICAÇÕES- Ensino médio completo. Experiência prévia em atividades administrativas é desejável.HORÁRIO DE TRABALHO- 7h30 - 17h20 (de...

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    Este profissional terá como principal objetivo a responsabilidade de apoiar nas atividades administrativas da Segurança Patrimonial, atendendo os requisitos legais da Receita Federal e ISPS CODE.Para atuar com eficiência, o candidato deve ter conhecimento em legislações e normas de segurança e saúde ocupacional, qualidade e meio ambiente, bem como as...