ASSISTENTE ADMINISTRATIVO

Job description

Prestar suporte às rotinas administrativas do setor, organizando documentos, registros, informações, comunicações (internas e externas), controles e demandas administrativas conforme procedimentos institucionais e orientação da gestão, para contribuir com a eficiência dos fluxos internos, a rastreabilidade das informações e o adequado funcionamento das atividades da unidade.

Main responsibilities

• Atender ligações telefônicas destinadas à área, identificando o assunto, filtrando a demanda e encaminhando a chamada ao profissional responsável ou registrando recado quando necessário, para assegurar a comunicação adequada e tempestiva entre usuários, áreas internas e contatos externos.
• Realizar ligações internas e externas solicitadas pelo setor, diretamente ou utilizando os recursos de telefonia institucional e transferindo chamadas ou transmitindo recados conforme orientação, para viabilizar a comunicação entre áreas, profissionais, usuários e parceiros externos.
• Coletar e compilar dados e informações administrativas, consultando documentos, registros, sistemas, arquivos e fichários e consolidando as informações em planilhas ou relatórios, para apoiar a elaboração de controles administrativos e subsidiar a gestão do setor na tomada de decisões.
• Efetuar lançamentos de informações e registros administrativos, utilizando sistemas informatizados, planilhas eletrônicas ou ferramentas de cálculo, para manter atualizados os controles necessários às rotinas administrativas do setor.
• Registrar e organizar comprovantes, transcrições e informações administrativas em sistemas ou controles específicos, quando aplicável, conforme orientação e documentos recebidos, para garantir rastreabilidade, consulta e conformidade dos registros do setor.
• Controlar requisições e recebimentos de materiais de consumo do setor, solicitando itens por formulários ou sistemas internos e acompanhando a entrega e conferência dos materiais, para assegurar a disponibilidade necessária ao funcionamento das atividades da unidade.
• Redigir e formatar documentos administrativos, como cartas, memorandos, ofícios e comunicações internas, elaborando, revisando, digitando e encaminhando os documentos conforme orientação da área, para formalizar comunicações e registros institucionais.
• Apoiar a elaboração de quadros demonstrativos, relatórios e processos administrativos, inclusive documentação de apoio a pagamentos quando aplicável, consolidando informações em planilhas, documentos e sistemas conforme diretrizes da área e exigências legais, para manter registros formais e subsidiar a gestão administrativa e financeira do setor.
• Organizar, classificar e manter arquivos físicos e digitais do setor, identificando, digitalizando quando aplicável e guardando documentos conforme critérios estabelecidos, para garantir conservação, rastreabilidade e fácil acesso às informações institucionais.
• Examinar, organizar e encaminhar processos administrativos relacionados à unidade, conferindo documentos, registrando tramitações e direcionando-os aos setores responsáveis conforme orientação, para assegurar a continuidade e a correta tramitação dos processos institucionais.
• Acompanhar o andamento de expedientes e processos administrativos de interesse da unidade, monitorando prazos, realizando contatos internos e externos e prestando esclarecimentos dentro de sua alçada, para contribuir com o cumprimento dos prazos e a eficiência dos fluxos administrativos.
• Organizar e apoiar a logística de reuniões e eventos do setor, realizando agendamento de salas, convocação de participantes, preparação de recursos, apoio à elaboração de atas e suporte operacional, para viabilizar a realização das atividades conforme programação estabelecida.
• Prestar suporte a novos colaboradores do setor quanto às rotinas administrativas básicas, fluxos de documentos e diretrizes operacionais, repassando informações conforme orientação do gestor e procedimentos internos, para facilitar a integração inicial às atividades do setor.
• Apoiar a elaboração e o controle de escalas do setor, de acordo com a solicitação do gestor imediato, atualizando planilhas, sistemas ou documentos conforme informações fornecidas pela gestão, para manter registros organizados e subsidiar o acompanhamento da alocação de colaboradores.
• Apoiar a comunicação administrativa do setor, repassando informações, encaminhando comunicados e esclarecendo dúvidas operacionais conforme orientação do gestor, para contribuir com o alinhamento da equipe e a fluidez das rotinas internas.
• Zelar pelo sigilo, segurança e proteção de dados pessoais, sensíveis e institucionais, manuseando documentos, sistemas e informações conforme normas internas e legislaç