Analista de Eventos Sênior

Horário: De segunda à sexta, 40 horas semanais
Modalidade: Híbrido
Descrição:

Planejamento e Organização de Eventos

• Definir objetivos, público-alvo e formato de eventos (presenciais, híbridos ou online);
• Elaborar cronogramas, orçamentos e checklists de atividades;
• Coordenar a logística (transporte, hospedagem, credenciamento, montagem de estandes);
• Elaborar o cronograma anual de eventos da Embrapii, alinhado ao planejamento estratégico e às demandas das áreas;
• Solicitar orçamentos, acompanhar aprovações e monitorar custos;
• Pesquisar, selecionar e negociar com fornecedores (espaços, catering/buffet, tecnologia, montagem, transporte, hospedagem, audiovisual, segurança, etc.) e negociar contratos.

Gestão de Eventos Corporativos e Técnicos

• Organizar workshops, seminários e feiras para divulgar projetos de P&D apoiados pela Embrapii;
• Planejar rodadas de negócios entre empresas e ICTs (Institutos de Ciência e Tecnologia);
• Apoiar a participação da Embrapii em eventos externos.

Execução e Logística

• Coordenar a montagem e desmontagem de eventos presenciais;
• Gerenciar eventos virtuais e híbridos, incluindo plataformas digitais e transmissão ao vivo;
• Controlar listas de presença, credenciamento e materiais de apoio;
• Garantir que todos os aspectos — visuais, logísticos, técnicos e de protocolo — estejam alinhados ao padrão institucional.

Articulação com Stakeholders

• Contatar palestrantes, patrocinadores e parceiros para eventos;
• Gerenciar convites e relações com participantes (empresas, pesquisadores, governo);
• Acompanhar pós-evento (feedback, relatórios de satisfação, follow-up com leads).

Relacionamento e Comunicação

• Apoiar na divulgação e cobertura dos eventos, incluindo suporte às mídias sociais e assessoria de imprensa;
• Atuar em parceria com a equipe de comunicação e produção de conteúdo para criar materiais de divulgação (e-mails, redes sociais, releases) e garantir identidade visual e coerência institucional;
• Produzir conteúdo para sites e plataformas de inscrição (Sympla, Eventbrite);
• Garantir a identidade visual da Embrapii em todos os materiais;
• Manter relacionamento com convidados, palestrantes e patrocinadores.

Apoio à Captação de Projetos e Parcerias

• Identificar oportunidades em eventos para prospectar novas demandas de inovação;
• Registrar insights e leads gerados durante os eventos para a área comercial.

Pós-Evento: Avaliação e Mensuração de Resultados

• Elaborar relatórios pós-evento com métricas de participação, engajamento e ROI;
• Acompanhar indicadores como: número de participantes e empresas envolvidas, parcerias firmadas após o evento, geração de novas propostas de projetos;
• Realizar levantamento de indicadores de desempenho (participação, satisfação, impacto);
• Elaborar relatórios e recomendações para melhorias;
• Organizar e arquivar registros fotográficos e audiovisuais.

Criatividade e Inovação

• Pensamento "fora da caixa" para desenvolver conceitos únicos que atraim o público (ex.: gamificação, interações tecnológicas);
• Sensibilidade para branding a fim de garantir que toda ação reflita a identidade da marca;
• Atualização sobre tendências em eventos – conhecer novas ferramentas (realidade aumentada, metaverso, transmissões interativas);
• Propor formats diferenciados (hackathons, demonstrações de tecnologias, webinars temáticos);
• Explorar ferramentas digitais para ampliar o alcance (metaverso, transmissões ao vivo).

• Formação superior completa, com diploma reconhecido pelo Ministério da Educação (MEC) preferencialmente nas áreas de Relações Públicas ou Comunicação, Eventos, Marketing, Cerimonial e Protocolo;
• Pós-graduação completa, com carga horária mínima de 360 horas, reconhecida pelo MEC preferencialmente nas áreas de Relações Públicas ou Comunicação, Eventos, Marketing, Cerimonial e Protocolo;
• Experiência comprovada como profissional de nível superior, atuando com cerimonial e protocolo, e com organização e planejamento de eventos corporativos, institucionais e/ou científicos.: Eventos de âmbito nacional e internacional; Público governamental (como parceiro ou participante); e Eventos para, no mínimo, 500 pessoas, de forma presencial, on-line e híbridos;
• Disponibilidade para viagens nacionais e internacionais;
• Fluência em inglês ou espanhol;
• Dominio avançado de ferramentas do Microsoft Office 365, obrigatoriamente Word, Excel, PPT;
• Domínio avançado de ferramentas de gestão de tarefas como Asana e Planner;
• Domínio de ferramentas de gestão de eventos e plataformas para reuniões virtuais.

Soft skills imprescindíveis:

• Habilidade de negociação e gestão de contratos: conduzir acordos com fornecedores e parceiros de forma ética, buscando custo-benefício e qualidade;
• Capacidade de trabalho sob pressão e cumprimento de prazos: eventos têm prazos curtos e exigem tomadas de decisão rápidas;
• Organização e gestão do tempo: capacidade de lidar com múltiplas tarefas, prazos apertados e mudanças de última hora sem comprometer a qualidade;
• Proatividade/iniciativa: antecipar problemas, propor soluções e identificar oportunidades de melhoria antes que sejam solicitadas;
• Comunicação clara e assertiva: saber transmitir informações de forma objetiva para diferentes públicos (equipe interna, fornecedores, clientes, parceiros e autoridades);
• Relacionamento interpessoal: manter o equilíbrio emocional diante de imprevistos, alta demanda e expectativas elevadas;
• Compromisso com excelência e atenção aos detalhes;
• Capacidade analítica e de Capacidade de priorização: saber diferenciar o que é urgente do que é importante, tomando decisões rápidas e acertadas;
• Capacidade para propor soluções em condições de adversidade sem ter de ser demandado;
• Empatia, jogo de cintura e traquejo para lidar com os imprevistos inerentes à atividades de eventos;
• Flexibilidade para se adaptar a diferentes públicos (corporativo, jovem, técnico) e diferentes cenários;
• Trabalho em equipe e colaboração;
• Integrar-se a diferentes áreas internas e alinhar esforços com parceiros e prestadores de serviço.