Assistente Administrativo

Acompanhar de forma eficiente e ágil os processos operacionais, administrativos e orçamentários da área, melhorando a fluidez dos processos e assegurando que os recursos sejam utilizados de forma adequada para o alcance dos resultados.
Responsabilidades e atribuições
- Apoiar administrativamente a execução dos Programas e Iniciativas Educacionais (B2G e B2B), garantindo organização, registro e acompanhamento das rotinas operacionais.
- Organizar, manter atualizada e controlar a documentação técnica, administrativa e contratual dos programas (termos, planos de trabalho, cronogramas, relatórios, evidências e registros).
- Apoiar o acompanhamento de cronogramas, entregas e marcos contratuais, sinalizando prazos, pendências e riscos operacionais à equipe técnica e à coordenação.
- Organizar agendas, reuniões, pautas e atas de acompanhamento dos programas educacionais, garantindo registro formal das deliberações.
- Apoiar o planejamento, a organização e o acompanhamento logístico de ações presenciais e remotas vinculadas aos Programas e Parcerias Educacionais, incluindo reuniões, formações, eventos, visitas técnicas e agendas institucionais.
- Realizar lançamentos, atualizações, conferências e saneamento de informações em sistemas institucionais e plataformas de gestão (produção, projetos, contratos, orçamento e sistemas legados), conforme orientações e procedimentos definidos.
- Apoiar a administração e manutenção dos sistemas legados, identificando inconsistências, necessidades de ajustes e oportunidades de melhoria operacional, sem responsabilidade analítica ou decisória.
- Apoiar o mapeamento, a atualização e a divulgação de procedimentos operacionais, fluxos e checklists relacionados aos Programas e Parcerias Educacionais.
- Revisar, organizar e padronizar documentos, manuais e procedimentos administrativos, utilizando ferramentas institucionais de edição de texto e planilhas.
- Zelar para que os registros administrativos estejam em conformidade com normas internas, exigências contratuais e regulatórias, comunicando eventuais inconformidades à coordenação.
- Apoiar a consolidação de informações para relatórios operacionais, prestações de contas e relatórios executivos, sob orientação da coordenação e/ou analistas responsáveis.
- Coletar, organizar e registrar dados operacionais utilizando ferramentas de planilha, sem responsabilidade por análise conclusiva ou interpretação estratégica.
- Apoiar a gestão no controle administrativo-orçamentário dos programas, organizando informações, notas, solicitações e registros para subsidiar análises da coordenação.
- Apoiar processos de requisição de materiais, serviços, passagens, diárias e logística, acompanhando o fluxo até sua conclusão.
- Apoiar a elaboração de apresentações, planilhas e documentos institucionais para reuniões internas e com parceiros.
- Atuar no atendimento ao cliente interno e externo, inclusive por meio do Service Desk, direcionando chamados, acompanhando tratativas e sinalizando necessidades de melhoria nos fluxos de comunicação.
- Apoiar a articulação administrativa com áreas internas (Jurídico, Suprimentos, Financeiro, Comunicação, Controladoria, Unidades Operacionais), conforme orientações da coordenação.
- Apoiar a organização, validação administrativa e publicação de editais internos e externos, quando aplicável.
- Apoiar a execução de estratégias de comunicação administrativa e o acompanhamento de cronogramas de envio de informações em rede, conforme orientações superiores.
- Apoiar o controle administrativo de ponto, banco de horas e férias, conforme diretrizes institucionais e em articulação com a área responsável.
- Apoiar o controle e a organização de suprimentos vinculados aos Programas e Parcerias Educacionais.
Requisitos e qualificações
- Ensino Médio completo
- Experiência na área
- Pacote Office Completo - Avançado
- Vivência em padronização de processos
- Vivência em metodologias ágeis
Informações adicionais
- Quantidade de vaga: 01
- O processo seletivo terá como etapas: Triagem, desafio técnico, dinâmica entrevista com rh e entrevista com Gestor.
(Caso ocorra alguma alteração nas etapas, informaremos previamente)
- Caso ocorra alguma alteração nas etapas do processo seletivo, informaremos previamente
BENEFÍCIOS:
Cartão Caju: Benefícios para refeição e alimentação
Plano de Saúde e Seguro de Vida: Cuidado completo para você
Serenamente: Apoio à saúde mental 24h com psicoterapia e consultoria (jurídica, financeira, social)
TotalPass: Acesso a academias e atividades físicas
Day-off Aniversário: Folga para comemorar seu dia
Auxílio Creche: Suporte para cuidados com os pequenos
Universidade Corporativa: Oportunidades de aprendizado e crescimento
Recesso Anual: Recesso remunerado, conforme calendário corporativo
PPR (Plano de Participação nos Resultados): Reconhecimento pelo seu desempenho