Analista Administrativo PL

Atuar no monitoramento contínuo do ciclo de fechamento de eventos, garantindo que todos os eventos sejam fechados dentro do prazo, com linhas de fechamento revisadas, auditoria final concluída e reportes mensais para apoiar a saúde financeira do caixa e a previsibilidade de faturamento.

Responsável por identificar, classificar e destravar eventos em atraso sob três perspectivas de causa:

• Interna/operacional (processos, rotinas e pendências do time).
• Cliente (ausência/atraso de informações e dados necessários para faturamento).
• Fornecedores/parceiros (pendências de notas fiscais e/ou confirmações de fechamento).

Principais responsabilidades

• Monitoramento e controle do fechamento de eventos

1.1 Acompanhar diariamente/periodicamente a esteira de eventos abertos e pendentes de fechamento.

1.2 Monitorar SLAs/prazos definidos (internos e contratuais) para fechamento e faturamento.

1.3 Manter visão consolidada do aging (tempo em aberto) e priorização do backlog de eventos.

• Diagnóstico de causa raiz por categoria (3 frentes)

2.1 Interno / Operação

Identificar gargalos de processo, pendências de evidências, validações não realizadas e falhas de fluxo.

Intervir junto ao time operacional para cobrança, orientação e destravamento das etapas necessárias.

2.2 Cliente / Dados para faturamento

Mapear quais informações estão faltando (ex.: validações, aprovações, evidências, aceite, dados cadastrais, PO, relatórios, etc.).

Acionar áreas de interface para solicitação estruturada, com controle de retornos e prazos.

Garantir completude e consistência mínima de dados para liberar faturamento.

2.3 Fornecedores / Notas fiscais e fechamentos de parceiros

Acompanhar pendências de NF, comprovantes, validações e confirmações de entrega/execução.

Atuar ativamente com fornecedores/parceiros (follow-up, cobrança, alinhamentos) para garantir documentos e fechamentos no prazo.

Apoiar o fluxo de validação interna para recebimento e conciliação com o evento.

Revisão de linhas de fechamento e auditoria final

• Revisar a composição das linhas de fechamento do evento (receitas, custos, reembolsos, impostos, taxas, aditivos e ajustes).

3.2 Executar auditoria final antes do encerramento, assegurando:

• consistência de documentos e evidências,
• alinhamento entre execução do evento e registros,
• completude para faturamento/contabilização,
• ausência de pendências com fornecedores/cliente.

3.3 Sinalizar divergências e conduzir correções com as áreas envolvidas até a regularização.

Governança, comunicação e intervenção para cumprimento de prazos

• Ser o ponto focal do processo de fechamento, garantindo cadência de acompanhamento e cobrança.

4.2 Conduzir alinhamentos com operação, financeiro/faturamento, atendimento/comercial (quando aplicável), clientes e fornecedores.

4.3 Propor e implementar melhorias de processo (checklists, SLAs, rotinas de follow-up, padronização de dados e evidências).

Relatórios e indicadores mensais

5.1 Elaborar e apresentar relatórios mensais com:

• volume de eventos fechados vs. pendentes,
• aging por faixa (ex.: 0–15, 16–30, 31–60, 60+ dias),
• causa raiz por categoria (interno/cliente/fornecedor),
• impactos estimados no caixa/faturamento (quando aplicável),
• pontos críticos e plano de ação.

5.2 Monitorar e evoluir indicadores como:

• % de eventos fechados no prazo,
• tempo médio de fechamento,
• backlog total e por responsável,
• principais motivos de atraso.

Requisitos e qualificações

Obrigatórios

• Experiência em rotinas administrativas/financeiras ligadas a fechamento, conciliação, faturamento, auditoria operacional ou controles.
• Vivência com follow-up e gestão de pendências com múltiplos stakeholders (internos e externos).
• Capacidade analítica para identificar causa raiz, organizar informações e propor ações objetivas.
• Organização e disciplina para atuar com prazos, SLAs, cadências e rotina de controle.
• Domínio de ferramentas de gestão e análise (ex.: Excel em nível intermediário a avançado; ERPs/sistemas internos conforme contexto).

Desejáveis

• Experiência prévia com eventos (produção/operação/financeiro) ou com ambientes de alta volumetria e prazos curtos.
• Conhecimentos de faturamento, documentação fiscal e relacionamento com fornecedores.
• Vivência com indicadores (KPIs) e elaboração de dashboards/relatórios.
• Competências comportamentais (essenciais)
• Senso de dono e accountability pelo fechamento dentro do prazo.
• Comunicação clara e firme, com habilidade de co