Assistente de Grupos e Eventos
2 meses atrás
Auxiliar na coordenacao de Grupos e Eventos assistindo a toda equipe de vendas, a fim de ajudar a atingir
os objetivos do Business Plan.
FUNCOES ESSENCIAIS
Media Percentagem de Tempo
10 % Relatorio de activities para execucao do trabalho do dia
60 %
Elaboracao de propostas comerciais, contratos e ordem de servico de eventos com
hospedagem de grupos (minimo 10 apto)
30 % Atendimento a clientes (pessoalmente e telefone), reunioes, etc...
FUNCOES SUSTENTADORAS
Alem de realizar as funcoes essenciais, esta posicao pode ser requerida para realizar uma combinacao das seguintes
funcoes sustentadoras, com a percentagem de tempo realizando cada funcao para ser exclusivamente determinada
pelo supervisor baseado em requerimentos particulares da empresa.
- Saber quais sao os Padroes de Qualidade da Marca Hilton nos quais seu departamento e avaliado pelo
Hospede Misterioso.
- Elaborar ordem de servico dos eventos com hospedagem de grupos (minimo de 10 aptos) e distribui-la a
Operacao para acompanhamento do evento durante sua realizacao.
- Ler diariamente os jornais para obter informacoes sobre os clientes e aperfeicar o relacionamento com os
mesmos.
- Ampliar permanentemente seus contatos com clientes externos e internos.
- Programar visitas de familiarizacao no hotel e atender a solicitacoes imprevistas.
- Atuar como intermediario e colocar o cliente em contato direto com o staff do hotel quando necessario.
- Trabalhar em cooperacao com os Gerentes de Vendas e atuar diretamente com o hospede ou cliente na
ausencia do mesmo durante a realizacao dos eventos.
- Reportar mensalmente a Gerente de Grupos e Eventos o progresso de suas funcoes e os resultados
alcancados contra as metas estabelecidas.
- Atualizar diariamente suas atividades no Delphi.
- Participar em atividades especiais tais como cocktails de secretarias, jantares de boas vindas de grupos, etc.
- Assegurar que todas as solicitacoes de clientes sao respondidas dentro de 24 horas.
departamentos do Hotel.
- Manter um bom ambiente de trabalho e boa comunicacao dentro do departamento e com os demais
departamentos do hotel para assegurar o cumprimento dos dos Padroes da Marca Hilton e assegurar a
satisfacao do hospede/cliente.
- Atender ao telefone em ate 03 toques, de maneira educada e profissional. Aprender e praticar os procedimentos
corretos de como atender chamadas telefonicas, como coloca-las na espera e como transferi-las.
- Participar de reunioes de vendas a que for solicitado.
- Participar dos treinamentos que sao dados para sua propria capacitacao, e transmite seus conhecimentos e
experiências a seus colegas.
- Demonstrar a todo hospede e Membro de Equipe uma atitude positiva, disposicao e espírito de cooperacao.
- Preencher a Pesquisa de Opiniao de Membros de Equipe realizada semestralmente.
- Realizar seguimento dos grupos e eventos ja confirmados para que o pagamento seja efetuado nas datas
previstas.
- Promover a venda de outros hoteis da marca Hilton sempre que possivel.
- Colaborar ativamente na criacao de Momentos Hilton.
- Chamar o hospede pelo nome sempre.
- Conhecer os relatorios que medem a satisfacao do hospede (SALT e MPS), acompanhar sua evolucao a cada
periodo e participar dos planos de acao para sempre melhorar os resultados.
ORIENTACAO AO MERCADO DE EVENTOS SOCIAIS
- Acompanhar as degustacoes realizadas para que o cliente escolha e aprove o menu sugerido para o evento.
- Realizar reunioes com o Chefe de Cozinha e o cliente para a apresentacao do menu, e discute as possibilidade
de novas opcoes.
- Realizar reunioes junto ao Supervisor de Banquetes e o cliente para repassar detalhes de todo o andamento da
festa e seus detalhes especiais.
- Recepcionar os clientes no dia do evento, da suporte ao supervisor e confere ultimos detalhes.
- Apresenta-se pontualmente e corretamente uniformizado, enfatizando o asseio e apresentacao pessoal.
- Cumprir com os horarios estipulados e se adapta as mudancas de acordo com as necesidades operacionais do
hotel.
REQUERIMENTOS FISICOS:
Chave de Frequencia: Raro - ate 1 hora, Ocasional - 1-3 horas, Frequente - 3-6 horas, Constante - 6-8 horas
Atividade Fisica Frequencia
Sentado Constante
Andando, Subindo Escada Ocasional
Agachando/ Curvando, Dobrando joelho/ Inclinando-se para frente (cabeca e ombros) Ocasional
Agarrar, Alcancar, Apanhar Raro
Empurrar / Puxar Raro
Visao Proxima Constante
Visao Longe Ocasional
Escutar Constante
Conversar Ocasional
Suspender/Carregar (15 lbs = 68,04 kg) 453,6 g = 1 lbs Raro
Viajar Raro
OUTROS DEVERES
- Assimilar a cultura da Familia Hilton e demonstrar conhecimento do trabalho e dos padroes de servico.
- Frequencia regular em conformidade com os padroes, que podem ser estabelecidos pelo Hilton de tempo a
tempo, e essencial a realizacao com sucesso desta posicao.
- Colaboracao interdepartamentais desenvolvendo temporariamente outra funcao desde que requerido pelo seu
superior.
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