Auxiliar de Documentação

Job Description Curte tecnologia, inovação e tem agilidade no DNA? Então talvez você tenha acabado de encontrar o seu próximo desafio Na Spassu, estamos com um projeto incrível no ar — e ele está prontíssimo para receber profissionais com aquele algo a mais. Se você é Auxiliar de Documentação, tem perfil inquieto, gosta de aprender e quer crescer junto com uma empresa que valoriza ideias novas, vem com a gente Aqui, você vai encontrar espaço para expandir seus conhecimentos, aplicar seu talento e fazer parte de algo realmente significativo, inscreva-se e venha transformar com a Spassu Os CV's permanecerão em poder da empresa enquanto perdurar o processo seletivo e pelo período adicional de 6 meses, para eventuais processos seletivos futuros, em atendimento a Lei Geral de Proteção de Dados.   PRINCIPAIS ATIVIDADES: Atuar no apoio e execução nas atividades diárias de atendimento, tratamento, preparação e organização da documentação.   • Executar atividades de arquivo técnico. • Tratar e organizar documentação em meio físico e eletrônico. • Preparar documentação para Guarda externa. • Realizar o controle de empréstimos e devoluções de documentos, pesquisas, controle de acesso a documentos, empréstimos, devolução, cadastro, pré-alocação e elaborar planilhas de controle. • Estruturar arquivo técnico; • Organização da documentação nas estantes, deslizantes ou armários, respeitando os critérios de organização adotados na Unidade; • Organizar documentos em formato físico para guarda externa e/ou outras unidades segundo as regras e padrões corporativos quando necessário; • Preparar documentos e pastas em caixas para guarda externa e/ou outras unidades, segundo as regras e padrões corporativos; • Preencher o Sistema de Guarda e Recuperação de Documentos (SGAI) ou outro sistema de guarda externa em uso pela Petrobras; • Providenciar o envio das caixas lacradas e etiquetadas para Guarda externa por meio de solicitação de recolhimento e/ou transferências entre unidades Petrobras; • Digitalizar documentos como entregas de um atendimento realizado, pesquisa e fornecimento; • Digitalizar documentos por demandas pontuais • Plotar documentos conforme estrutura fornecida pelo cliente; • Atendimento ao usuário, esclarecendo dúvidas em relação à emissão de documentos e à utilização de procedimentos e normas da Petrobras; • Realizar controle de codificação interna para emissão de documentação; • Esclarecer dúvidas quanto ao uso das ferramentas de GED/EDMS utilizados nas Implementações de Empreendimentos, nas áreas de negócio e demais áreas; • Realizar pesquisa e fornecimento de documentos; • Assegurar que o acervo de consulta esteja atualizado; • Conferência da documentação recebida; • Cadastramento da documentação (criar a ficha, fazer check-out, check-in de novos documentos e reservas); • Digitalizar documentos com a tecnologia Optical Character Recognition (OCR) quando estes fizerem parte de projetos específicos de tratamento e organização; • Compilar documentos técnicos em data books utilizando marcadores e OCR para busca rápida das informações dos data books compilados; • Conferência de documentos em meio eletrônico e em papel nos sistemas de gerenciamento eletrônico de documentos para posterior inclusão, se necessário; • Conferência de cópia digital e física de data books emitidos pelas empresas contratadas em relação ao conteúdo das seções definidas em anexos contratuais e especificações técnicas. Requisitos Ensino médio completo.   Certificação não requerido.   Experiência desejável: 05 anos em Atividades de Arquivo Técnico e Gestão Documental.   Conhecimento de softwares do pacote Office da Microsoft: Word, Excel e PowerPoint; Conhecimento do software Acrobat Pro da Adobe Systems; Conhecimento de Gerenciamento  Eletrônico de Documentos (GED); Arquivos técnicos e técnicas de arquivo. Benefícios Plano de Saúde Plano Odontológico Seguro de Vida Vale Alimentação ou Refeição Vale Transporte WellHub Gympass Requirements PRINCIPAIS ATIVIDADES: Atuar no apoio e execução nas atividades diárias de atendimento, tratamento, preparação e organização da documentação. • Executar atividades de arquivo técnico. • Tratar e organizar documentação em meio físico e eletrônico. • Preparar documentação para Guarda externa. • Realizar o controle de empréstimos e devoluções de documentos, pesquisas, controle de acesso a documentos, empréstimos, devolução, cadastro, pré-alocação e elaborar planilhas de controle. • Estruturar arquivo técnico; • Organização da documentação nas estantes, deslizantes ou armários, respeitando os critérios de organização adotados na Unidade; • Organizar documentos em formato físico para guarda externa e/ou outras unidades segundo as regras e padrões corporativos quando necessário; • Preparar documentos e pastas em caixas para guarda externa e/ou outras unidades, segundo as regras e padrões corporativos; • Preencher o Sistema de Guarda e Recuperação de Documentos (SGAI) ou outro sistema de guarda externa em uso pela Petrobras; • Providenciar o envio das caixas lacradas e etiquetadas para Guarda externa por meio de solicitação de recolhimento e/ou transferências entre unidades Petrobras; • Digitalizar documentos como entregas de um atendimento realizado, pesquisa e fornecimento; • Digitalizar documentos por demandas pontuais • Plotar documentos conforme estrutura fornecida pelo cliente; • Atendimento ao usuário, esclarecendo dúvidas em relação à emissão de documentos e à utilização de procedimentos e normas da Petrobras; • Realizar controle de codificação interna para emissão de documentação; • Esclarecer dúvidas quanto ao uso das ferramentas de GED/EDMS utilizados nas Implementações de Empreendimentos, nas áreas de negócio e demais áreas; • Realizar pesquisa e fornecimento de documentos; • Assegurar que o acervo de consulta esteja atualizado; • Conferência da documentação recebida; • Cadastramento da documentação (criar a ficha, fazer check-out, check-in de novos documentos e reservas); • Digitalizar documentos com a tecnologia Optical Character Recognition (OCR) quando estes fizerem parte de projetos específicos de tratamento e organização; • Compilar documentos técnicos em data books utilizando marcadores e OCR para busca rápida das informações dos data books compilados; • Conferência de documentos em meio eletrônico e em papel nos sistemas de gerenciamento eletrônico de documentos para posterior inclusão, se necessário; • Conferência de cópia digital e física de data books emitidos pelas empresas contratadas em relação ao conteúdo das seções definidas em anexos contratuais e especificações técnicas.