Assistente Executiva

Fornecer o mais alto nível de suporte aos diretores de RH, Finanças & Supply Chain. Responsável pelo apoio administrativo às áreas.

**Agendar reuniões rotineiramente**: Coordenar e manter os horários de agendamento.

**Administração financeira**: elaboração de notas fiscais, ordens de compra, relatórios de despesas e Concur.

Atuar com projetos na área de RH(eventos, Treinamentos, implementação de ferramentas, entre outros)

Ponto focal para as áreas de RH, Supply Chain e Finanças. Revisão e submissão de todas as políticas nas respectivas áreas.

Suporte às áreas de Legal & Compliance na ausência do assistente.

Auxiliar na preparação de materiais de apresentação e/ou reunião. Tradução e revisão de arquivos/apresentações de RH em inglês x inglês x inglês para diferentes projetos como Grow Here, Apple Project, TCOYC.

Coordenar viagens nacionais e internacionais. Agendamento econômico de transporte aéreo, hotel e terrestre.

Coordenar comunicações, acompanhar e acompanhar solicitações e identificar aquelas de importância que requerem atenção imediata.

Garantir e manter a confidencialidade de todas as comunicações e documentação.

Crie agenda para reuniões semanais de equipes e antecipando possíveis tópicos para cobrir nas reuniões semanais da equipe, bem como acompanhando o cronograma de reuniões 1:1.

Reuniões mensais organizadas e seus elementos logísticos.

Submissão de contratos de RH, Supply Chain e Finanças no sistema - Meu Contrato.

Criação de novos fornecedores no sistema (SLP).

Distribua informações/materiais para a equipe.

Organizar eventos internos e externos, incluindo agendamento, preparação da instalação, organização de apostilas e/ou aglutinantes para os participantes, etc.

Atualize listas de contatos, gráficos mensais de organização, listas de discussão e distribuição.

Controle e monitoramento do reembolso das despesas dos diretores. Controle e monitoramento do reembolso do MBA e mestrado em SAP.

Recepção de visitantes internacionais das áreas de RH, Finanças & Supply Chain.

Coordenar conferências de vídeo, incluindo a organização de reuniões internas e externas em vários fusos horários e locais.

Participe mensal de reunião da S&OP com Supply Chain e prepare atas de reunião para serem distribuídas à equipe

Manter registros e documentos altamente confidenciais

Editar, provar e imprimir materiais-chave conforme necessário para treinamentos internos/externos de RH

Assistente responsável por todo o suporte em processo de rescisão confidencial.

Gestão de programas de bem-estar

Elaborar e coordenar cronograma de eventos e ações mensais

Coordenar ações para aumentar o número de uso do programa de suporte a funcionários

Desenvolver comunicações mensais focadas em saúde e bem-estar

Acompanhamento dos indicadores de uso e resultados dos programas em parceria com fornecedores

Projetos especiais conforme necessário.

**Requisitos**:

- Formação superior completo em administração, secretariado, gestão de RH e áreas correlatas
- Experiência na área administrativa, RH, secretariado, ter atuado em indústria farmacêutica e/ou em empresas de médio para grande porte
- Experiência com implementação e gestão de projetos em RH (eventos, ferramentas, generalista, RH)
- Ferramentas: SAP, gestão de políticas
- inglês avançado. Cargo: ASSISTENTE EXECUTIVA - SÃO PAULO | Salario: De R$ 10.000,01 a R$ 13.000,00. | Ensino: Ensino superior - Bacharelado | Licenciatura | Tecnologia. | Turno: Manhã e Tarde. | Area: Administração. | Experiência: 6 meses. | Cidade: São Paulo / SP