Adjoint.e Administratif.ive Et Logistique

**À propos de l'AUF**:
AUF - l’Agence Universitaire de la Francophonie, créée il y a 60 ans, est aujourd’hui le premier réseau universitaire au monde avec plus de 1000 membres : universités, grandes écoles, et centres de recherche dans près de 120 pays. Révélateur du génie de la francophonie scientifique partout dans le monde, l’AUF, organisation internationale à but non lucratif, est aussi un label qui porte une vision pour un meilleur développement des systèmes éducatifs et universitaires : « penser mondialement la francophonie scientifique et agir régionalement en respectant la diversité ».

Rejoindre l’AUF, c’est donc avoir l'opportunité de travailler dans un environnement pluriculturel, dynamique et engagé dans le développement éducationnel, économique, social et culturel des sociétés.

**I - PRÉSENTATION**

Sous l’autorité hiérarchique du responsable du bureau national AUF - Brésil l’adjoint.e administratif.ve et logistique intervient de façon transversale sur des tâches administratives, logistiques et de communication pour contribuer au bon déroulement des activités de la direction régionale AUF - Amériques. Il/elle participe à la conduite, à la réalisation, au suivi et à l’évaluation des projets en vue d’atteindre les résultats attendus au niveau de la direction régionale AUF - Amériques.

**II - PRINCIPALES RESPONSABILITÉS**

**Gestion administrative, logistique et comptable**
- Assurer le secrétariat à l’accueil du Bureau national AUF - Brésil (accueil des visiteurs, gestion des appels, gestion du courrier, etc.)
- Gérer les interventions techniques sur les équipements communs (copieur, télécopieur, destructeur à papier, etc.)
- Prendre en charge des aspects logistiques (organisation des réunions, des déplacements et des missions de son unité de travail, etc.)
- Rédiger et/ou mettre en forme des documents, des comptes rendus et des notes administratives
- Contribuer à la traduction des documents du et vers le français
- Traiter et payer les factures suivant les règles de l’AUF et la règlementation brésilienne
- Tenir, en lien avec le comptable régional, les dossiers comptables Apporter un soutien à des tâches administratives et de bureautique à la direction régionale AUF - Amériques de manière transversale**Participation à la communication**
- Assurer le maintien de bonnes relations avec les partenaires et les universités membres notamment en répondant aux sollicitations, en gérant les demandes d’adhésion et le suivi du paiement des cotisations
- Prendre en charge l’organisation et le suivi administratif des événements afin d’assurer la visibilité de l’AUF
- Contribuer à la diffusion locale des articles sur les activités de l’AUF en donnant un appui à la traduction en portugais de l’infolettre ou autres brochures et documents institutionnels

**Gestion de la logistique des projets et accompagnement à la réalisation des projets**
- Assurer le suivi administratif et logistique des projets de la direction régionale AUF - Amériques
- Apporter son soutien aux comités et aux suivis des différentes activités de projets
- Utiliser et mettre à jour les outils de pilotage et de suivi de projets sur une base régulière
- Veiller au respect de l’utilisation des ressources allouées (humaines, financières et matérielles)

**III - QUALIFICATIONS ET COMPÉTENCES REQUISES**

**Formation**
- Formation professionnelle ou technique en administration, bureautique ou tout autre domaine pertinent lié à l’emploi

**Expérience**
- Au moins deux (2) ans d’expérience dans un poste similaire
- Expérience dans un contexte international, multi-sites et multiculturel, un atout

**Compétences**
- Savoir communiquer en français, en portugais à l’écrit et à l’oral
- Bonne connaissance de l’espagnol, un atout
- Capacité à gérer l’organisation d’événement dans un contexte international
- Faire preuve d’aptitudes organisationnelles et administratives
- Faire preuve d’habiletés relationnelles et communicationnelles
- Connaissance des outils et techniques de gestion comptable
- Connaissance des règles et techniques de la communication interne et externe
- Capacité à utiliser efficacement les outils de bureautique et d’archivage
- Capacité à organiser des réunions ou événements
- Faire preuve d’écoute, d’empathie et de disponibilité
- Intérêt pour le secteur de l’enseignement supérieur et la recherche dans les Amériques
- Responsabilité, réactivité et autonomie
- Sens du travail en équipe et à distance

**IV - CONDITIONS**
- **Lieu d’affectation **:São Paulo, Brésil
- **Type de contrat **:Contrat à durée indéterminée (CDI)
- **Date de l’entrée en poste **:Dès que possible

**L’AUF favorise la parité.**
- Ville:
**SÃO PAULO**
- Pays:
**Brésil**
- Domaine d'emploi:
**Soutien administratif et logistique**
- Durée de l’affectation:
**CD