Assistente Administrativo Junior

Prestar suporte nas rotinas administrativas das áreas Financeira e de Compras, contribuindo para a organização dos processos de contas a pagar e receber, controle de documentos e apoio na gestão de fornecedores, garantindo a eficiência operacional e o cumprimento dos prazos.

• Conhecimento em sistemas de gestão financeira e de compras;
• Experiência com controle de fluxo de caixa, conciliação bancária e processos de cotação e negociação;
• Atualização sobre boas práticas administrativas e noções de compliance em compras.

Formação: Ensino Superior – cursando ou completo (desejável em Administração, Ciências Contábeis, Economia ou áreas correlatas);
Experiência: Desejável experiência anterior de 1 ano nas áreas financeira e/ou de compras;
Conhecimento: Rotinas de contas a pagar e receber, fluxo de caixa, conciliação bancária, elaboração de pedidos de compras, cotações, pacote Office (com domínio de Excel).

COMPRAS DE MATERIAIS (MP, USO E CONSUMO, MKT e SERVIÇOS)

1. Planejamento e Execução de Compras: Identificar a necessidade de compras de materiais e serviços, realizar cotações, negociar com fornecedores e efetuar as compras de acordo com as demandas internas.

2. Pesquisa e Seleção de Fornecedores: Buscar e avaliar fornecedores, analisando qualidade, preços e prazos de entrega. Manter um banco de dados atualizado com fornecedores e informações comerciais.

3. Pedidos: Acompanhar e controlar os pedidos de compra, desde a solicitação até a entrega, garantindo que os materiais sejam entregues dentro do prazo e conforme as condições acordadas.

4. Negociação e Relacionamento com Fornecedores: Negociar preços, condições de pagamento, prazos de entrega e termos de contrato. Manter um bom relacionamento com os fornecedores para assegurar que as condições comerciais sejam sempre vantajosas.

5. Controle de Estoques: Monitorar o nível de estoque e identificar a necessidade de reposição. Trabalhar junto aos setores de logística e produção para evitar desabastecimento e garantir a continuidade das operações.

6. Desempenho de Fornecedores: Acompanhar o desempenho dos fornecedores, avaliando critérios como pontualidade nas entregas, qualidade dos produtos e serviços e cumprimento de condições acordadas.

7. Documentação e Processos: Elaborar e controlar contratos de fornecimento, notas fiscais, pedidos de compra, relatórios de compras e outros documentos relacionados ao processo de aquisição.

8. Acompanhamento de Orçamento: Controlar o orçamento destinado a compras, buscando sempre a melhor relação custo-benefício e evitando desperdícios.

9. Cumprimento de Normas e Políticas: Assegurar que todas as compras sejam realizadas em conformidade com as políticas internas da empresa e normas legais, como legislação fiscal e tributária.

10. Relatórios e Análises: Elaborar relatórios periódicos sobre as compras realizadas, análise de gastos e tendências de mercado, fornecendo informações para tomada de decisão da gestão.

CONTAS A PAGAR e CONTAS A RECEBER:

1. Contas a Pagar e a Receber: Acompanhar os vencimentos de contas a pagar e a receber, realizando os lançamentos corretos, bem como garantia de pagamentos e recebimentos, dentro dos prazos estabelecidos.

2. Conciliação Bancária: Realizar conciliações bancárias periódicas, verificando se todas as transações financeiras foram registradas corretamente nos sistemas da empresa.

3. Elaboração de Relatórios Financeiros: Preparar relatórios financeiros detalhados mensais, semanais e diários de Contas a Pagar e Contas a Receber.

Apoio em Auditorias: Prestar suporte durante auditorias internas ou externas, fornecendo a documentação e informações necessárias para garantir a conformidade com a legislação e normas internas.