pessoa assistente executiva pl

Assistir e assessorar a Direção, executando atividades relativas a organização e administração da área, recepcionar visitantes, registrar compromissos e informações da Direção, organizar arquivos, suportar os processos de viagens, efetuar adiantamento e prestação de contas, realizar e receber ligações telefônicas, procedendo de acordo com os critérios de seu superior imediato, contribuindo e agilizando o fluxo de trabalho administrativo da diretoria assim como assessorar o grupo executivo, seus apoios e respectivas equipes em assuntos referentes às necessidades profissionais.

Responsabilidades e atribuições

• Assessorar a Direção, executando atividades relativas a organização e administração da área, recepcionar visitantes, registrar compromissos e informações da Direção, organizar arquivos, suportar os processos de viagens, efetuar adiantamento e prestação de contas, realizar e receber ligações telefônicas, procedendo de acordo com os critérios de seu superior imediato, contribuindo e agilizando o fluxo de trabalho administrativo da diretoria assim como assessorar o grupo executivo, seus apoios e respectivas equipes em assuntos referentes às necessidades profissionais;
• Assistir a Direção na organização dos compromissos, tais como reuniões, apresentações e eventos, através do efetivo controle da agenda consultando e disponibilizando horários, especificando informações e dados pertinentes e realizando as necessárias anotações em agenda, para lembrar e facilitar o cumprimento das obrigações assumidas;
• Prestar suporte à Direção, seus apoios e as respectivas equipes, em viagens diversas, através da solicitação de reservas de passagens aéreas, hotéis, locação de automóvel, e outras providências correlatas a viagem, buscando através de cotações, as melhores opções/condições, padrões de qualidade, segurança e preço;
• Controlar o fluxo de pagamentos diversos da direção quando solicitado, através do preenchimento do relatório pré-estabelecido pela empresa, assim como receber e conferir notas fiscais em aquisições envolvendo viagens, e seus lançamentos em centros de custo para a devida aprovação e envio a área de controle financeiro;
• Contribuir na organização dos compromissos da Direção, tais como reuniões, apresentações e eventos, através do efetivo controle da agenda consultando e disponibilizando horários, especificando informações e dados pertinentes e realizando as necessárias anotações em agenda;
• Preparar salas para a realização de reuniões da Direção, mediante da reserva antecipada da mesma, verificando as necessidades e efetivando as devidas solicitações, verificando arrumação da sala, seus equipamentos e materiais de apoio, bem como prestar suporte operacional no decorrer da reunião, caso necessário;
• Organizar e manter o arquivo de documentos referente a área, procedendo a classificação, etiquetagem e guarda dos mesmos, para conservá-los e facilitar a consulta.

Requisitos e qualificações

• Técnico em secretariado com registro DRT, Superior Completo em Secretariado Executivo, Letras ou Administração de Empresas.
• Conhecimento em Pacote Office
• Inglês intermediário
• Experiência anterior na área

Informações adicionais

Horário de trabalho:

Segunda á Sexta-feira das 9h30 às 18h30

Modelo de trabalho Presencial

Somos responsáveis pela operação nacional dos planos de saúde da marca Unimed.

Comercializamos assistência médica empresarial com abrangência nacional, levando saúde e bem-estar para mais de 2 milhões de vidas.

Com foco no ser humano e no cuidado, sempre buscamos maneiras de estreitar o relacionamento com os nossos colaboradores, beneficiários, clientes e parceiros, proporcionando uma experiência cada vez melhor para todos.

A Unimed Nacional valoriza e apoia a diversidade. Pessoas com deficiência, pluralidades de raça, cor, religião, gênero e identidade de gênero, nacionalidade, orientações sexuais ou de idade são consideradas para todas as nossas vagas, pois acreditamos na importância de cooperar, compartilhar ideias e pontos de vistas distintos. Todos são bem-vindos.

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