Administrative Assistant 3

1 dia atrás

Salvador, Bahia, Brasil WEX Inc. Tempo inteiro R$25.000 - R$60.000 por ano

Proposed Job Description – Administrative Assistant (Finance & Facilities)

Position Summary

The Administrative Assistant will provide operational and transactional support to the Finance & Facilities team, ensuring smooth daily operations and timely processing of payments, requests, and documentation. This role will handle routine tasks, freeing up the Financial Analyst to focus on strategic and compliance-related responsibilities.

Key Responsibilities

  • Finance Operations

  • Process vendor and employee payments accurately and on time.

  • Manage the finance team's email inbox, triaging and responding to requests.
  • Organize and file invoices, receipts, and supporting documentation.
  • Track payment statuses and follow up on pending issues.

  • Facilities Operations

  • Coordinate day-to-day facility services (cleaning, maintenance, supplies).

  • Schedule repairs, preventive maintenance, and service visits.
  • Maintain office supply inventory and handle procurement of small orders.

  • Procurement Support

  • Prepare purchase requests and process purchase orders.

  • Maintain supplier contact lists and update vendor records.

  • Labor & Health Safety Support

  • Schedule safety inspections and training sessions.

  • Maintain safety documentation and reports.

  • Administrative Support

  • Assist with meeting scheduling, agenda preparation, and note-taking.

  • Prepare basic reports and data for analysis by the Financial Analyst.

Qualifications

  • High school diploma or equivalent (technical/business administration coursework desirable).
  • Experience in administrative, finance, or operations roles preferred.
  • Strong organizational skills and attention to detail.
  • Ability to manage multiple tasks in a fast-paced environment.
  • Proficiency in Microsoft Office Suite (Excel, Word, Outlook).
  • Fluent in Portuguese; basic English preferred.

  • Administrative Assistant III

    Há 5 dias

    Salvador, Bahia, Brasil Compassion International Tempo inteiro US$15.000 - US$30.000 por ano

    Asistente Administrativo III*Para residentes del área metropolitana de San Salvador, El Salvador*Este asistente administrativo de nivel de carrera, manteniendo una estricta confidencialidad, colabora con los compañeros de equipo para realizar un trabajo administrativo de alto nivel que avanza directamente las operaciones y los objetivos del departamento...

  • Assistente Administrativo

    Há 3 dias

    Salvador, Bahia, Brasil GrupoNewChase Tempo inteiro R$35.000 - R$45.000 por ano

    Somos um grupo multimarcas que atua na comercialização de veículos novos, seminovos, acessórios, consórcios, frota, seguros e pós-vendas realizado na nossa rede de concessionárias além do serviço de locação (mobilidade).Buscamos umAssistente Administrativoparafornecer suporte administrativo e operacional, garantindo que os processos...

  • Assistente Administrativo

    1 dia atrás

    Salvador, Bahia, Brasil GrupoNewChase Tempo inteiro R$1.100 - R$3.300 por ano

    Somos um grupo multimarcas que atua na comercialização de veículos novos, seminovos, acessórios, consórcios, frota, seguros e pós-vendas realizado na nossa rede de concessionárias além do serviço de locação (mobilidade).Buscamos um(a) Assistente Administrativo para fornecer suporte administrativo e operacional, garantindo que os processos...

  • Estágio Administrativo

    Há 2 dias

    Salvador, Bahia, Brasil Clever Up Tempo inteiro R$12.000 por ano

    Auxiliar Administrativo – Clever Up | Salvador-BALocal: Salvador/BATipo de vaga: PresencialCarga horária: 30h semanaisHorário:Segunda – 11h30 às 17h30Terça – 15h às 21hQuarta – 11h30 às 17h30Quinta – 15h às 21hSexta – FolgaSábado – 8h às 13hSobre a Clever UpA Clever Up é uma escola de idiomas moderna que acredita que aprender inglês...

  • Assistente Administrativo

    Há 5 dias

    Salvador, Bahia, Brasil Grupo NewChase Tempo inteiro R$30.000 - R$60.000 por ano

    Somos um grupo multimarcas que atua na comercialização de veículos novos, seminovos, acessórios, consórcios, frota, seguros e pós-vendas realizado na nossa rede de concessionárias além do serviço de locação (mobilidade).Buscamos um Assistente Administrativo para fornecer suporte administrativo e operacional, garantindo que os processos...

  • Auxiliar Administrativo Comercial

    2 semanas atrás

    Salvador, Bahia, Brasil Óticas Gassi Tempo inteiro R$17.200 por ano

    DESCRIÇÃOResponsabilidadesRealizar atividades administrativas de suporte à equipe comercial;Atender clientes internos e externos;Elaborar relatórios e planilhas de controle referente o estoque da unidade;Atendimento ao cliente pelo WhatsApp, fixo e corporativoEnvio e recebimento de maloteCadastrar e dar baixa em OS, emissão de notas fiscais, pedido de...

  • Assistente Administrativo Contábil

    1 dia atrás

    Salvador, Bahia, Brasil Trinco Serviços Tempo inteiro R$32.000 por ano

    Sobre a empresa:A Trinco é uma empresa de varejo com 10 unidades em Salvador/BA e Feira de Santana/BA, com foco em comercialização de mercadorias e serviços especializados.Pré-requisitos:Ensino superior completo em Ciências Contábeis, Administração ou Engenharia de Produção, com no mínimo 3 anos de experiência no setor.Resumo da...

  • Assistente administrativo contábil

    2 semanas atrás

    Salvador, Bahia, Brasil Trinco Serviços Tempo inteiro R$30.000 - R$35.000 por ano

    Sobre a empresa:A Trinco é uma empresa de varejo com 10 unidades em Salvador/BA e Feira de Santana/BA, com foco em comercialização de mercadorias e serviços especializados.Pré-requisitos:Ensino superior completo em Ciências Contábeis, Administração ou Engenharia de Produção, com no mínimo 3 anos de experiência no setor.Resumo da...

  • auxiliar administrativo

    1 semana atrás

    Salvador, Bahia, Brasil Grupo NotreDame Intermédica Tempo inteiro R$28.000 - R$35.000 por ano

    A hora de fazer parte de um time comprometido, acolhedor e que leva saúde para milhões de pessoas, é agoraEstamos na busca de profissionais para compor a nossa equipeSe você é comprometido(a) e apaixonado(a) por novos desafios, aqui é o seu lugarFaça seu cadastro e envie seu currículoResponsabilidades e atribuições Atendimento ao público...

  • Estagiário Administrativo

    2 semanas atrás

    Salvador, Bahia, Brasil CONSULTORIA TEXXA Tempo inteiro

    Estágio para o setor processo e qualidade. O profissional necessita ter comprometimento, atitude, conhecimento real do pacote office e facilidade de ler e escrever na língua portuguesa. dois horários disponíveis: 8h às 14h ou 12h às 18h.Tipo de vaga: EstágioDuração do contrato: 3 mesesPagamento: R$800,00 - R$1.200,00 por...