Administrative Assistant 3

Há 23 horas

Salvador, Bahia, Brasil WEX Inc. Tempo inteiro R$25.000 - R$60.000 por ano

Proposed Job Description – Administrative Assistant (Finance & Facilities)

Position Summary

The Administrative Assistant will provide operational and transactional support to the Finance & Facilities team, ensuring smooth daily operations and timely processing of payments, requests, and documentation. This role will handle routine tasks, freeing up the Financial Analyst to focus on strategic and compliance-related responsibilities.

Key Responsibilities

  • Finance Operations

  • Process vendor and employee payments accurately and on time.

  • Manage the finance team's email inbox, triaging and responding to requests.
  • Organize and file invoices, receipts, and supporting documentation.
  • Track payment statuses and follow up on pending issues.

  • Facilities Operations

  • Coordinate day-to-day facility services (cleaning, maintenance, supplies).

  • Schedule repairs, preventive maintenance, and service visits.
  • Maintain office supply inventory and handle procurement of small orders.

  • Procurement Support

  • Prepare purchase requests and process purchase orders.

  • Maintain supplier contact lists and update vendor records.

  • Labor & Health Safety Support

  • Schedule safety inspections and training sessions.

  • Maintain safety documentation and reports.

  • Administrative Support

  • Assist with meeting scheduling, agenda preparation, and note-taking.

  • Prepare basic reports and data for analysis by the Financial Analyst.

Qualifications

  • High school diploma or equivalent (technical/business administration coursework desirable).
  • Experience in administrative, finance, or operations roles preferred.
  • Strong organizational skills and attention to detail.
  • Ability to manage multiple tasks in a fast-paced environment.
  • Proficiency in Microsoft Office Suite (Excel, Word, Outlook).
  • Fluent in Portuguese; basic English preferred.

  • Hiring Assistant

    4 semanas atrás

    Salvador, Bahia, Brasil Brick Abode Tempo inteiro

    Overview Brick Abode is a software development company that serves clients from multiple countries, with differing technological needs. We value a strong computer science base and autonomy, and we encourage people to grow beyond a single focus. Our team is multicultural, values transparency and continuous feedback, and collaborates with clients to understand...

  • Hiring Assistant

    4 semanas atrás

    Salvador, Bahia, Brasil Brick Abode Tempo inteiro

    OverviewBrick Abode is a software development company that serves clients from multiple countries, with differing technological needs. We value a strong computer science base and autonomy, and we encourage people to grow beyond a single focus. Our team is multicultural, values transparency and continuous feedback, and collaborates with clients to understand...

  • Estágio Administrativo

    4 semanas atrás

    Salvador, Bahia, Brasil CLINICA SENHOR DO BONFIM LTDA Tempo inteiro

    CLINICA SENHOR DO BONFIM LTDAClinica Senhor do Bonfim - Unidade Rio Vermelho**Candidatar-se****Informações gerais**:- Salvador - BA**Descrição**:Estamos em busca de um Estagiário administrativo para integrar nossa equipe. O profissional será responsável por realizar atividades administrativas, como controle de documentos, organização de arquivos,...

  • Analista de mídia

    4 semanas atrás

    Salvador, Bahia, Brasil IDEIA 3 COMUNICACAO & EXPANSAO DE NEGOCIOS LTDA Tempo inteiro

    A Ideia 3 é uma agência de comunicação integrada com unidades em São Paulo, Brasília e Salvador, além de estruturas de atendimento em Belo Horizonte e Recife. Acreditamos na união das mais modernas ferramentas de pesquisa com hábitos de consumo, conhecimento local e criatividade estratégica para gerar valor para marcas.  Importante: Para essa...

  • Assistente de mídia

    4 semanas atrás

    Salvador, Bahia, Brasil IDEIA 3 COMUNICACAO & EXPANSAO DE NEGOCIOS LTDA Tempo inteiro

    A Ideia 3 é uma agência de comunicação integrada com unidades em São Paulo, Brasília e Salvador, além de estruturas de atendimento em Belo Horizonte e Recife. Acreditamos na união das mais modernas ferramentas de pesquisa com hábitos de consumo, conhecimento local e criatividade estratégica para gerar valor para marcas.  Importante: Para essa...

  • Assistente Administrativo

    Há 3 dias

    Salvador, Bahia, Brasil GrupoNewChase Tempo inteiro R$35.000 - R$45.000 por ano

    Somos um grupo multimarcas que atua na comercialização de veículos novos, seminovos, acessórios, consórcios, frota, seguros e pós-vendas realizado na nossa rede de concessionárias além do serviço de locação (mobilidade).Buscamos umAssistente Administrativoparafornecer suporte administrativo e operacional, garantindo que os processos...

  • Assistente Administrativo

    Há 23 horas

    Salvador, Bahia, Brasil GrupoNewChase Tempo inteiro R$1.100 - R$3.300 por ano

    Somos um grupo multimarcas que atua na comercialização de veículos novos, seminovos, acessórios, consórcios, frota, seguros e pós-vendas realizado na nossa rede de concessionárias além do serviço de locação (mobilidade).Buscamos um(a) Assistente Administrativo para fornecer suporte administrativo e operacional, garantindo que os processos...

  • Auxiliar Administrativo

    4 semanas atrás

    Salvador, Bahia, Brasil Trinnus Tempo inteiro

    **RP ****Atividades desenvolvidas**:O profissional irá atuar dando auxilio a: conciliação bancária, conferência de caixa e emissão de notas de transferência entre setores e lojas**Escolaridade**: Cursando graduação em Administração (noturno)**Experiência:**Necessário ter atuado com rotinas administrativas, principalmente conciliação bancária...

  • Estágio Administrativo

    1 dia atrás

    Salvador, Bahia, Brasil Clever Up Tempo inteiro R$12.000 por ano

    Auxiliar Administrativo – Clever Up | Salvador-BALocal: Salvador/BATipo de vaga: PresencialCarga horária: 30h semanaisHorário:Segunda – 11h30 às 17h30Terça – 15h às 21hQuarta – 11h30 às 17h30Quinta – 15h às 21hSexta – FolgaSábado – 8h às 13hSobre a Clever UpA Clever Up é uma escola de idiomas moderna que acredita que aprender inglês...

  • Analista Administrativo Financeiro

    4 semanas atrás

    Salvador, Bahia, Brasil Néos Previdência Tempo inteiro

    Missão do Cargo O Analista Administrativo Financeiro irá operacionalizar, analisar e apoiar a gestão financeira e administrativa da empresa, realizando atividades como controle de contas a pagar e receber, conciliação bancária, elaboração de relatórios financeiros, suporte na preparação de orçamentos e outras atividades da área. Responsabilidade...