Administrative Assistant 3

Há 2 dias

Salvador, Bahia, Brasil WEX Inc. Tempo inteiro R$25.000 - R$60.000 por ano

Proposed Job Description – Administrative Assistant (Finance & Facilities)

Position Summary

The Administrative Assistant will provide operational and transactional support to the Finance & Facilities team, ensuring smooth daily operations and timely processing of payments, requests, and documentation. This role will handle routine tasks, freeing up the Financial Analyst to focus on strategic and compliance-related responsibilities.

Key Responsibilities

  • Finance Operations

  • Process vendor and employee payments accurately and on time.

  • Manage the finance team's email inbox, triaging and responding to requests.
  • Organize and file invoices, receipts, and supporting documentation.
  • Track payment statuses and follow up on pending issues.

  • Facilities Operations

  • Coordinate day-to-day facility services (cleaning, maintenance, supplies).

  • Schedule repairs, preventive maintenance, and service visits.
  • Maintain office supply inventory and handle procurement of small orders.

  • Procurement Support

  • Prepare purchase requests and process purchase orders.

  • Maintain supplier contact lists and update vendor records.

  • Labor & Health Safety Support

  • Schedule safety inspections and training sessions.

  • Maintain safety documentation and reports.

  • Administrative Support

  • Assist with meeting scheduling, agenda preparation, and note-taking.

  • Prepare basic reports and data for analysis by the Financial Analyst.

Qualifications

  • High school diploma or equivalent (technical/business administration coursework desirable).
  • Experience in administrative, finance, or operations roles preferred.
  • Strong organizational skills and attention to detail.
  • Ability to manage multiple tasks in a fast-paced environment.
  • Proficiency in Microsoft Office Suite (Excel, Word, Outlook).
  • Fluent in Portuguese; basic English preferred.

  • Administrative Assistant III

    Há 4 dias

    Salvador, Bahia, Brasil Compassion International Tempo inteiro US$15.000 - US$30.000 por ano

    Asistente Administrativo III*Para residentes del área metropolitana de San Salvador, El Salvador*Este asistente administrativo de nivel de carrera, manteniendo una estricta confidencialidad, colabora con los compañeros de equipo para realizar un trabajo administrativo de alto nivel que avanza directamente las operaciones y los objetivos del departamento...

  • Remote Healthcare Assistant

    Há 2 horas

    Salvador, Bahia, Brasil Janie Tempo inteiro US$15.000 - US$30.000 por ano

    About Janie: Janie is a back office workflow provider that offers medical billing, insurance coordination, and scheduling services to medical groups and practices across the United States. We serve a wide range of medical specialties. We are seeking talented individuals who are passionate about patient care and making a meaningful impact on people's...

  • Assistente Administrativo(a)

    Há 6 dias

    Salvador, Bahia, Brasil Cushman & Wakefield Tempo inteiro R$25.000 - R$35.000 por ano

    Um dia do(a) Assistente AdministrativoRegião: Salvador - BAAtuação: PresencialResponsável por apoiar as rotinas administrativas dos setores de RH, TI, Financeiro e Compras.Organização de documentos, auxiliando no controle de agendas, elaborando relatórios simples e prestando suporte às demandas diárias.Realizar atendimento interno e externo...

  • Assistente Administrativo

    Há 2 dias

    Salvador, Bahia, Brasil GrupoNewChase Tempo inteiro R$1.100 - R$3.300 por ano

    Somos um grupo multimarcas que atua na comercialização de veículos novos, seminovos, acessórios, consórcios, frota, seguros e pós-vendas realizado na nossa rede de concessionárias além do serviço de locação (mobilidade).Buscamos um(a) Assistente Administrativo para fornecer suporte administrativo e operacional, garantindo que os processos...

  • VAGA: GERENTE ADMINISTRATIVO

    Há 2 horas

    Salvador, Bahia, Brasil Terral Construtora Tempo inteiro R$17.083 - R$72.905 por ano

    VAGA: GERENTE ADMINISTRATIVOLocal: Salvador/BARegime de Trabalho: PresencialHorário: 07:00h às 17:00h (Seg-Qui) e 07:00h às 16:00h (Sex)Salário: A combinarBenefícios: Alimentação R$ 22,57 + Café R$ 3,50 + Transporte R$ 11,20 (diário) + Cesta básica R$ 225,16SOBRE A VAGAA Terral Construtora está em busca de um(a) Gerente Administrativo para liderar...

  • Auxiliar Administrativo Temporário

    1 semana atrás

    Salvador, Bahia, Brasil Armazem da Esquina Tempo inteiro R$15.180 - R$18.500 por ano

    Estamos em busca de um(a) Auxiliar Administrativo(a) para cobrir férias:Principais atribuições da função:Realizar as atividades administrativas, financeiras, contábeis e de RH tais como:-Conciliação bancária, Lançamentos no Contas a pagar e contas a receber.-Organização de documentos para Contabilidade, Alvarás, Vigilância Sanitária, Fichas de...

  • Estágio Administrativo

    Há 2 dias

    Salvador, Bahia, Brasil Clever Up Tempo inteiro R$12.000 por ano

    Auxiliar Administrativo – Clever Up | Salvador-BALocal: Salvador/BATipo de vaga: PresencialCarga horária: 30h semanaisHorário:Segunda – 11h30 às 17h30Terça – 15h às 21hQuarta – 11h30 às 17h30Quinta – 15h às 21hSexta – FolgaSábado – 8h às 13hSobre a Clever UpA Clever Up é uma escola de idiomas moderna que acredita que aprender inglês...

  • Assistente Administrativo Comercial

    1 semana atrás

    Salvador, Bahia, Brasil 90e844e8-83e2-41c7-b553-a750d0b9f6a0 Tempo inteiro R$40.000 - R$60.000 por ano

    Vaga: Assistente Administrativo/Comercial Presencial – Alphaville, Salvador/BA Horário: Segunda a quinta das 8h às 18h | Sexta das 8h às 17h______________ Sobre a oportunidadeNo Grupo Central dos Créditos, transformamos projetos de vida em realidade Somos uma empresa baiana com mais de 10 anos de experiência, especialista em crédito, consórcios e...

  • Assistente Administrativo(a)

    Há 3 horas

    Salvador, Bahia, Brasil Grupo NewChase Tempo inteiro R$35.000 - R$45.000 por ano

    Somos um grupo multimarcas que atua na comercialização de veículos novos, seminovos, acessórios, consórcios, frota, seguros e pós-vendas realizado na nossa rede de concessionárias além do serviço de locação (mobilidade).Buscamos um(a) Assistente Administrativo(a) para fornecer suporte administrativo e operacional, garantindo que os processos...

  • auxiliar administrativo

    1 semana atrás

    Salvador, Bahia, Brasil Grupo NotreDame Intermédica Tempo inteiro R$28.000 - R$35.000 por ano

    A hora de fazer parte de um time comprometido, acolhedor e que leva saúde para milhões de pessoas, é agoraEstamos na busca de profissionais para compor a nossa equipeSe você é comprometido(a) e apaixonado(a) por novos desafios, aqui é o seu lugarFaça seu cadastro e envie seu currículoResponsabilidades e atribuições Atendimento ao público...