Administrative Trainee

Há 6 dias

São Paulo, São Paulo, Brasil Osigu Tempo inteiro

At Osigu, we are transforming healthcare by streamlining financial and operational processes for hospitals, clinics, and insurers. Our mission is to enhance efficiency, reduce administrative burdens, and improve patient care through cutting-edge technology.

Role Overview

The Administrative Trainee will be responsible for coordinating the daily operations of the São Paulo office, ensuring that facilities, supplies, and services are always running smoothly. In addition, this role will provide direct administrative support to the Heads in logistics, travel arrangements, vendor coordination, and budget management.

A key part of this role is supporting the People team with translations, recruitment, internal communication, and participation in global projects such as performance review, learning, recruitment, culture workshops, etc. This is an ideal role for someone early in their career, highly organized, a strong communicator, and eager to learn.

Key Responsibilities

Office Management

  • Supervise cleaning, organization, and general maintenance of the office.
  • Manage office supplies (stationery, beverages, general items).
  • Coordinate reception and visitor registration.
  • Register and manage mail and deliveries.
  • Oversee cleaning, maintenance, and service providers.
  • Ensure meeting rooms are prepared and functioning properly.

Support to Heads (Brazil)

  • Obtain quotes and coordinate events, meetings, and internal activities.
  • Organize travel (flights, accommodations, transportation).
  • Request quotes and provide initial support in vendor negotiations.
  • Manage basic expense reports and operational budget tracking.

People Support

  • Translate People-related documents into Portuguese, ensuring clarity and alignment with Osigu's culture.
  • Actively participate in global People projects such as: Recruitment, Performance Review, Win It culture workshops and activations, Learning, and Global People programs
  • Keep the Brazil team informed about initiatives, processes, and key communications from the Global People team.
  • Assist with logistics and cross-functional administrative tasks for the People area.

General Administrative Tasks

  • Basic tracking of invoices and receipts.
  • Calendar management and logistical coordination for internal activities.
  • Execution of miscellaneous administrative tasks requested by different areas.

Required Qualifications & Skills

 Requirements (Education)

  • Student or recent graduate in Administration, Business Management, Public Relations, Tourism, Communications, or related fields.
  • Previous experience in internships or administrative/reception/office support roles.

 Skills & Competencies

  • Strong organization and attention to detail
  • Organization and time management
  • Clear and professional communication
  • Proactivity and willingness to learn
  • Multitasking and prioritization skills
  • Strong interpersonal skills
  • Problem-solving abilities
  • Basic to intermediate proficiency in Google Workspace / Excel

 Role Requirements

  • Intermediate Spanish
  • Native Portuguese speaker.
  • On-site in São Paulo.
  • Availability to work on-site three days a week.
  • Basic English (a plus).

  • Administrative Trainee

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    En Osigu, estamos transformando el sector de la salud mediante la optimización de los procesos financieros y operativos para hospitales, clínicas y aseguradoras. Nuestra misión es aumentar la eficiencia, reducir las cargas administrativas y mejorar la atención al paciente a través de tecnología de vanguardia.Descripción del rolEl/laAdministrative...

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    Responsabilidade Realizar atividades de suporte administrativo, como arquivamento de documentos, atendimento telefônico e organização de agenda. Auxiliar no controle de estoque e compras de materiais de escritório. Participar de reuniões e treinamentos para aprendizado contínuo. Contribuir para a melhoria dos processos administrativos da empresa....

  • Assistente Administrativo Trainee

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    São Paulo, São Paulo, Estado de São Paulo, Brasil ATUAL CARGAS Tempo inteiro

    Responsabilidade Realizar atividades de suporte administrativo, como arquivamento de documentos, atendimento telefônico e organização de agenda. Auxiliar no controle de estoque e compras de materiais de escritório. Participar de reuniões e treinamentos para aprendizado contínuo. Contribuir para a melhoria dos processos administrativos da empresa....

  • Assistente Administrativo Trainee

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    Responsabilidade Realizar atividades de suporte administrativo, como arquivamento de documentos, atendimento telefônico e organização de agenda. Auxiliar no controle de estoque e compras de materiais de escritório. Participar de reuniões e treinamentos para aprendizado contínuo. Contribuir para a melhoria dos processos administrativos da empresa....

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    TRAINEE DE FINANÇAS - OPORTUNIDADE EXCLUSIVA PARA PCDJá pensou em trabalhar em uma das maiores empresas de Tecnologia do Brasil?Então a CAST é o lugar certo para você Todas as nossas vagas são afirmativas Local de Atuação: São Paulo , BrasilModelo de Trabalho: HíbridoO QUE BUSCAMOSProfissional PCD, cursando ou concluído ensino superior em áreas...

  • Auxiliar Técnico Trainee

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    São Paulo, São Paulo, Brasil Mais Diversidade Tempo inteiro

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