Administrative Trainee

En Osigu, estamos transformando el sector de la salud mediante la optimización de los procesos financieros y operativos para hospitales, clínicas y aseguradoras. Nuestra misión es aumentar la eficiencia, reducir las cargas administrativas y mejorar la atención al paciente a través de tecnología de vanguardia.

Descripción del rol

El/la
Administrative Trainee
será responsable de brindar soporte a las operaciones diarias de la oficina de São Paulo, asegurando que las instalaciones, los insumos y los servicios funcionen de manera fluida y ordenada. Además, este rol brindará apoyo administrativo directo a los Heads en tareas de logística, organización de viajes, coordinación con proveedores y gestión presupuestaria.

Una parte clave de este rol es el apoyo al equipo de People en tareas de traducción, reclutamiento, comunicación interna y participación en proyectos globales como evaluaciones de desempeño, aprendizaje, reclutamiento, talleres de cultura, entre otros. Es una posición ideal para alguien que se encuentre en una etapa inicial de su carrera, con alto nivel de organización, buenas habilidades de comunicación y muchas ganas de aprender.

Principales responsabilidades

Gestión de oficina

• Colaborar con las tareas de limpieza, organización y mantenimiento general de la oficina.
• Apoyar el control de insumos de oficina (librería, bebidas, artículos generales).
• Asistir en actividades de recepción y registro de visitantes.
• Ayudar en el registro y seguimiento de correspondencia y entregas.
• Apoyar la coordinación con proveedores de limpieza, mantenimiento y servicios, bajo supervisión.
• Colaborar para asegurar que las salas de reuniones estén preparadas y funcionen correctamente.

Soporte a Heads (Brasil)

• Asistir en la recopilación de cotizaciones e información básica de proveedores, sin realizar negociaciones formales.
• Apoyar la investigación logística de viajes (opciones de vuelos, hoteles y transporte), sin tomar decisiones finales.
• Colaborar con el seguimiento básico de gastos y la organización de documentación operativa.

Soporte al área de People

• Traducir documentos relacionados con People al portugués, asegurando claridad y alineación con la cultura de Osigu.
• Brindar apoyo operativo y administrativo en iniciativas globales de People, incluyendo coordinación logística, comunicaciones internas básicas, organización de materiales y asistencia en actividades vinculadas a Reclutamiento, Performance Review, talleres de cultura Win It, Learning y otros programas globales de People.
• Mantener informado al equipo de Brasil sobre iniciativas, procesos y comunicaciones clave del equipo Global de People.
• Asistir con la logística y tareas administrativas transversales del área de People.

Tareas administrativas generales

• Asistir en la organización de facturas, comprobantes y otros documentos administrativos.
• Apoyar la gestión de agendas y la coordinación de reuniones internas.
• Realizar tareas administrativas simples solicitadas por diferentes áreas, siempre bajo supervisión.

Requisitos y habilidades

Formación

• Estudiante de Administración, Gestión Empresarial, Relaciones Públicas, Turismo, Comunicación o carreras afines.
• Experiencia previa en pasantías o roles de soporte administrativo, recepción u oficina.

Habilidades y competencias

• Alto nivel de organización y atención al detalle.
• Buena gestión del tiempo y de prioridades.
• Comunicación clara y profesional.
• Proactividad y ganas de aprender.
• Capacidad de multitarea y priorización.
• Sólidas habilidades interpersonales.
• Capacidad de resolución de problemas.
• Manejo básico a intermedio de Google Workspace y Excel.

Condiciones del rol

• Modalidad presencial en São Paulo.
• Disponibilidad para trabajar de manera presencial tres días a la semana.
• Portugués nativo.
• Español intermedio (deseable, para traducción de documentos).
• Inglés básico (plus).