Pessoa Analista De Documentos

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Os CV's permanecerão em poder da empresa enquanto perdurar o processo seletivo e pelo período adicional de 6 meses, para eventuais processos seletivos futuros, em atendimento a Lei Geral de Proteção de Dados.
PRINCIPAIS ATIVIDADES: Atuar no gerenciamento, apoio e execução de atividades do núcleo de arquivo técnico ou núcleo de gestão documental.

• Realizar assessoria, acompanhamento, e apresentação de dados estatísticos sobre o andamento da emissão dos documentos de projeto.

• Coordenar atividades internas do Núcleo de Arquivo técnico ou gestão documental.

• Planejar e acompanhar as atividades e demandas recebidas pelo cliente;
• Apresentar dados estatísticos de volumetria tratada, atendimento e demais processos e entregas relacionadas.

• Prover treinamento para os novos colaboradores e integrantes da equipe do posto de serviço nas Normas PB e sistemas em uso, nas práticas de documentação, instruções de trabalho e procedimentos de gestão documental a serem atendidos.

• Levantar e mapear o fluxo de documentos, identificando origens e destinos deles, em conjunto com a fiscalização de campo e coordenadores de projetos;
• Planejar e implementar o cronograma de gestão de documentos, conforme plano de documentação e quantitativo de documentos a serem fornecidos pelo cliente;
• Planejar e implementar controle de qualidade da documentação recebida, em conformidade com as orientações e planos de qualidade do cliente;
• Analisar os documentos quanto a formatação, codificação, visando fazer a verificação de qualidade dos documentos emitidos para o projeto;
• Criar, revisar e complementar o Plano de Gestão Documental da Implementação de Projeto ou Núcleo de Documentação Técnica de Áreas de Negócio;
• Participar de reuniões de abertura de contrato com a projetista – Kick-off Meeting – KOM de Projeto;
• Atender solicitações gerenciais com informações sobre a documentação de projeto;
• Realizar apresentações com dados estatísticos e informações sobre o andamento das atividades de emissão de documentos técnicos do projeto;
• Elaboração de procedimento para orientação à Contratada;
• Orientar as contratadas para atendimento às necessidades do cliente;
• Conhecer e entender, na prática, os processos contemplados nos serviços de documentação técnica e administrativa, observando as cláusulas do contrato;
• Participar de reuniões com a empresa projetista contratada e com o cliente;
• Elaborar relatório mensal com as atividades realizadas e, em caso de projetos de passivos documentais, com os avanços e marcos;
• Organização do acervo físico em unidades diversas como: plataformas, terminais, refinarias, termelétricas, unidades do Gás e Energia e prédios administrativos
• Elaboração de procedimento para orientação à Contratada;
• Orientar as contratadas para atendimento às necessidades do cliente;
• Conhecer e entender, na prática, os processos contemplados nos serviços de documentação técnica e administrativa, observando as cláusulas do contrato;
• Emitir e analisar relatórios de acompanhamento de projetos e emissão de documentos pela projetista para acompanhamento da gerência cliente;
• Emitir relatórios de documentos cadastrados no sistema de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) em que a equipe está alocada para acompanhamento da gerência cliente;
• Emitir relatórios de acompanhamento de fluxo de comentários de documentos para análise da Gerência cliente;
• Participar de reuniões com a empresa projetista contratada e com o cliente;
• Realizar diagnóstico documental e apresentar proposta para organização do acervo;
• Organizar a documentação em formato eletrônico, criando taxonomia para os arquivos em local de armazenamento informado pela Petrobras, conforme regras e padrões corporativos da Petrobras;
• Quando demandado, elaborar listas de eliminação de documentos da Unidade, para submissão pelo gestor à Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (CPAD) da Petrobras;
• Atuar na Gestão e arquivamento de atas de reunião, cartas e e-mails de comunicação com as empresas contratadas, Agência Nacional de Petróleo, Gás e Biocombustíveis (ANP), Sociedade Classificadora; Marine Warranty Surveyor e demais entidades de relacionamento com a Petrobras, garantindo o controle de numeração, controle de emissão/recebimento e arquivamento.
RequisitosGraduação de nível superior completo em Biblioteconomia e/ou Arquivologia.
Experiência desejável: 06 anos em Gestão de documentação de engenharia e/ou Projetos de gestão documental.
Conhecimento em Conhecimento de softwares do pacote Office da Microsoft completo; Conhecimento do software Acrobat Pro da Adobe Systems; Conhecimento de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED); Experiência em Documentação Técnica de Engenharia; Conhecimento da norma ABNT NBR ISO 30.300: Informação e documentação - Sistema de gestão de documentos de arquivo - Fundamentos e vocabulário; Conhecimento da norma ABNT NBR ISO 30.301: Informação e documentação - Sistema de gestão de documentos de arquivo -Requisitos; Conhecimento da norma ABNT NBR ISO 30.302: Informação e documentação - Sistema de gestão de documentos de arquivo - Diretrizes para implantação; Conhecimento da norma ISO : 2016 Information and documentation - Records management - Part 1: Concepts and principles; Conhecimento das técnicas de organização e gestão documental; Conhecimento Normas Petrobras N-1710, N-2064, N-381; Conhecimento das técnicas de gestão de tprojetos; Conhecimento de técnicas de apresentação.
BenefíciosPlano de Saúde Plano Odontológico Seguro de Vida Vale Alimentação ou Refeição Vale Transporte WellHub Gympass RequirementsEscolaridade Mínima: Graduação completa em áreas gerais de formação de Negócios, Administração e Direito, ou Engenharia, Produção e Construção.
Experiência Mínima: Atuação com processo de compras na área de suprimentos de empresas de grande porte.
Experiência Desejável: 05 anos atuando com processo de compras na área de suprimentos de empresas de grande porte.
Conhecimentos Mínimos: Conhecimento funcional no Módulo MM do SAP ERP; Pacote Microsoft Office 365; Conhecimento sobre legislação e procedimentos relacionados a licitações e contratações na administração pública e sociedades de economia mista (tais como Lei 8.666/93, Decreto 2745/98, Lei 13.303/16 e Lei 14.133/21); Redação técnica; Conhecimento básico de Power BI; Estatística para produzir e interpretar medidas de dispersão, análise descritiva e gráficos.