Buscamos uma profissional organizada, proativa e atenta aos detalhes, com boa capacidade de planejamento e comunicação em português e inglês, para atuar no suporte executivo aos sócios e às equipes do escritório.
A posição tem papel importante na organização e fluidez das rotinas do dia a dia, garantindo que compromissos, reuniões, viagens e diferentes demandas administrativas sejam conduzidos com agilidade, qualidade e confidencialidade.
O que você irá fazer?
Gerenciar agendas, reuniões e compromissos de sócios e profissionais, organizando prioridades e acompanhando alterações e necessidades do dia a dia.
Organizar viagens nacionais e internacionais, incluindo passagens, hospedagem, deslocamentos e demais necessidades relacionadas.
Organizar reuniões presenciais e virtuais, incluindo reserva e preparação de salas, materiais e suporte aos participantes.
Realizar interface com clientes, parceiros, fornecedores e outras áreas do escritório.
Apoiar a organização de eventos, encontros, almoços e compromissos com clientes.
Realizar e acompanhar reembolsos, prestações de contas e outras rotinas administrativas relacionadas aos profissionais atendidos.
Apoiar a preparação, revisão, organização e encaminhamento de documentos e comunicações.
Acompanhar demandas e pendências, realizando follow-up para garantir sua conclusão dentro dos prazos.
Apoiar demandas administrativas dos sócios e das equipes atendidas, inclusive solicitações pontuais decorrentes da rotina do escritório.
Atuar de forma colaborativa com a equipe de secretariado, realizando coberturas e backups em períodos de férias, ausências ou necessidade de redistribuição das demandas.
Tratar informações e documentos com discrição e confidencialidade, especialmente em assuntos relacionados a clientes e à atuação dos profissionais.
O que buscamos?
Facilidade para trabalhar com diferentes demandas e prioridades simultaneamente.
Organização, atenção aos detalhes e capacidade de acompanhamento e follow-up.
Boa comunicação e facilidade de relacionamento com diferentes públicos.
Discrição, senso de responsabilidade e cuidado no tratamento de informações confidenciais.
Postura colaborativa e disponibilidade para atuar em conjunto com outras profissionais do secretariado.
Por que essa oportunidade?
A posição proporciona contato próximo com sócios, profissionais e clientes de um escritório full service, em uma rotina dinâmica e com diferentes áreas de atuação.
Você fará parte de uma equipe de secretariado que trabalha de forma integrada, apoiando a organização das rotinas executivas e administrativas e contribuindo diretamente para que o dia a dia do escritório aconteça com fluidez, agilidade e excelência.
Requisitos
Formação em Secretariado Executivo ou formação compatível com a atividade, observados os requisitos profissionais aplicáveis à função.
Experiência anterior em secretariado ou assessoria executiva.
Inglês avançado, com capacidade de comunicação oral e escrita.
Domínio do Pacote Office, especialmente Outlook, Word, Excel, PowerPoint e Teams.
Diferenciais
Experiência anterior em escritórios de advocacia ou no segmento de serviços profissionais.
Vivência no atendimento simultâneo a diferentes sócios ou executivos.
Experiência com organização de viagens nacionais e internacionais, reembolsos e rotinas administrativas executivas.
Familiaridade com ferramentas digitais de produtividade e organização do trabalho.
