Assistente Administrativo De Auto Center

DESCRIÇÃO DE CARGO - ASSISTENTE ADMINISTRATIVO DE AUTO CENTER
Cargo: Assistente Administrativo de Auto Center
Setor: Administrativo / Auto Center
Subordinação: Gerente Administrativo / Gerente da Unidade / Gestão do Auto Center
Abrangência: Unidade de atuação e suporte administrativo às demais unidades e filiais
1. MISSÃO DO CARGO
Prestar suporte administrativo, operacional e comercial às operações do Auto Center, garantindo a organização dos processos de atendimento, Ordens de Serviço, compras, controle de insumos, estoque, documentos, pagamentos e informações gerenciais, além de oferecer suporte às demais unidades e filiais, contribuindo para a padronização dos processos, eficiência operacional e qualidade no atendimento ao cliente.
2. PRINCIPAIS RESPONSABILIDADESA.
Atendimento e relacionamento com clientes
- Recepcionar e atender clientes presencialmente, por telefone e WhatsApp.
- Identificar as necessidades dos clientes e direcionar para a equipe responsável.
- Realizar cadastro e atualização de dados de clientes e veículos.
- Informar valores, condições de pagamento, prazos e andamento dos serviços.
- Acompanhar a satisfação do cliente.
- Apoiar no tratamento de reclamações, dúvidas e solicitações.
- Realizar contatos de pós-venda e acompanhamento de clientes.
B. Ordens de Serviço e controle dos serviços
- Abrir, preencher, acompanhar e encerrar Ordens de Serviço.
- Conferir dados do cliente, veículo, quilometragem e serviços solicitados.
- Registrar corretamente pneus, peças, produtos e serviços utilizados.
- Acompanhar junto à equipe técnica o andamento dos serviços.
- Informar ao cliente eventuais alterações no orçamento ou prazo.
- Conferir se os serviços executados correspondem aos serviços autorizados.
- Organizar documentos relacionados às Ordens de Serviço.
- Controlar serviços de garantia, retornos e revisões.
C. Controle de compras e insumos
- Levantar as necessidades de compras da unidade e, quando solicitado, das demais filiais.
- Controlar o estoque mínimo de materiais e insumos utilizados no Auto Center.
- Acompanhar a necessidade de reposição de produtos, peças, materiais de limpeza, materiais administrativos e demais insumos.
- Elaborar solicitações de compras conforme procedimentos internos.
- Realizar cotações junto a fornecedores autorizados.
- Comparar preços, condições de pagamento, prazos de entrega e disponibilidade.
- Encaminhar cotações para aprovação da gestão.
- Acompanhar pedidos de compra até a entrega.
- Conferir se os produtos recebidos correspondem ao pedido realizado.
- Identificar divergências de quantidade, preço, produto ou qualidade.
- Acompanhar entregas atrasadas e cobrar fornecedores.
- Manter controles de compras atualizados.
- Apoiar a negociação com fornecedores, dentro dos limites estabelecidos pela empresa.
- Evitar compras emergenciais decorrentes de falta de planejamento.
- Manter histórico de compras e fornecedores.
- Apoiar a gestão na identificação de oportunidades de redução de custos.
D. Controle de insumos e materiais
- Controlar entrada e saída de insumos.
- Acompanhar consumo de materiais por unidade.
- Monitorar estoque mínimo e máximo.
- Identificar produtos com baixo estoque.
- Identificar excesso, perdas, vencimentos ou desperdícios.
- Apoiar inventários periódicos.
- Conferir físicamente os materiais quando necessário.
- Manter registros de consumo atualizados.
- Comunicar à gestão possíveis irregularidades.
- Apoiar a padronização de materiais e insumos utilizados pelas unidades.
E. Suporte às unidades e filiais
- Prestar suporte administrativo às unidades e filiais do Auto Center.
- Centralizar e organizar solicitações administrativas recebidas das unidades.
- Apoiar as filiais em processos de compras, insumos, documentos e controles administrativos.
- Acompanhar solicitações de materiais e produtos das unidades.
- Apoiar o controle de estoque das filiais.
- Consolidar informações administrativas das unidades.
- Auxiliar na elaboração de relatórios comparativos entre unidades.
- Orientar as equipes quanto aos procedimentos administrativos padronizados.
- Acompanhar pendências administrativas das filiais.
- Cobrar retornos e informações necessárias para conclusão dos processos.
- Apoiar a implantação e manutenção dos padrões administrativos definidos pela empresa.
- Identificar problemas recorrentes nas unidades e comunicar à gestão.
- Facilitar a comunicação entre matriz, unidades e filiais.
- Apoiar gestores locais na solução de demandas administrativas dentro de sua competência.
- Garantir que informações importantes sejam repassadas corretamente entre as unidades.
F. Controle financeiro e caixa
- Apoiar o controle de recebimentos.
- Conferi