Assistente Administrativo

DESCRIÇÃO DO CARGO
Prestar suporte operacional à área de Recursos Humanos, atuando nas rotinas de Departamento Pessoal, Recursos Humanos e apoio administrativo em Segurança e Saúde no Trabalho - SST.
Realizar controles, conferências, lançamentos, organização de documentos, acompanhamento de prazos, atendimento aos colaboradores e suporte aos processos da área, de acordo com os procedimentos internos e orientação da Gerência de RH.
RESPONSABILIDADES E ATIVIDADES
Departamento Pessoal - DP
- Apoiar os processos de admissão, conferência de documentos e cadastro de colaboradores.
- Manter atualizados os registros e documentos funcionais, físicos e digitais.
- Realizar controle e conferência dos registros de ponto, identificando inconsistências para encaminhamento à Gerência.
- Controlar atestados, declarações, justificativas, afastamentos e documentos relacionados à frequência.
- Apoiar o fechamento da folha de pagamento, realizando conferências e levantando divergências.
- Controlar períodos aquisitivos e concessivos de férias e acompanhar os respectivos prazos.
- Acompanhar contratos de experiência e seus vencimentos.
- Apoiar processos de desligamento, organizando documentos e acompanhando prazos e procedimentos.
- Apoiar alterações cadastrais e funcionais dos colaboradores.
Benefícios - integrado às rotinas de DP
- Realizar o controle operacional dos benefícios conforme orientação da Gerência.
- Efetuar movimentações autorizadas de inclusão, exclusão e alteração de benefícios.
- Conferir quantitativos, faturas, boletos e cobranças dos fornecedores.
- Controlar vencimentos e pendências de benefícios.
- Realizar as baixas dos boletos nos controles e sistemas internos, conforme procedimento da empresa.
- Organizar faturas, boletos e comprovantes.
- Identificar divergências e encaminhá-las para análise.
- Prestar suporte aos colaboradores e fornecedores nas rotinas administrativas dos benefícios.
Recursos Humanos - RH
- Apoiar a integração e admissão de novos colaboradores.
- Apoiar treinamentos, campanhas e ações internas.
- Controlar listas de presença, certificados e registros das ações realizadas.
- Apoiar pesquisas, levantamentos e coleta de informações relacionadas à gestão de pessoas.
- Alimentar sistemas, planilhas e controles de RH.
- Apoiar a elaboração e atualização de relatórios e indicadores da área.
Apoio Administrativo em SST
- Controlar e acompanhar a programação dos exames ocupacionais e identificar pendências e vencimentos.
- Realizar interface administrativa com clínicas, prestadores e fornecedores de SST.
- Organizar ASOs e demais documentos ocupacionais.
- Controlar a entrega de uniformes e EPIs, mantendo os respectivos registros organizados.
- Apoiar administrativamente treinamentos, ações e atividades relacionadas à CIPA.
- Organizar listas, certificados, atas e demais documentos administrativos de SST.
- Acompanhar prazos e pendências documentais e informar a Gerência de RH.
- Organizar documentos relacionados ao PGR, PCMSO e demais registros de SST, conforme orientação dos responsáveis.
Controles e atendimento
- Alimentar e atualizar sistemas, planilhas e controles da área.
- Organizar arquivos físicos e digitais e acompanhar prazos e pendências.
- Apoiar a elaboração de relatórios e levantamentos de informações.
- Acompanhar pendências junto à empresa responsável pela folha de pagamento e demais fornecedores.
- Atender colaboradores pelos canais corporativos, recebendo documentos e solicitações e prestando orientações sobre procedimentos administrativos.
- Registrar e acompanhar demandas, encaminhando à Gerência aquelas que dependam de análise, decisão ou autorização.
- Manter sigilo sobre informações pessoais, funcionais, salariais e demais dados aos quais tenha acesso em razão das atividades.