Analista De Facilities

Pensou em manutenção, segurança, conforto, higiene, organização do ambiente, que atendem às necessidades do negóciopensou no time de Facilities
Por aqui, esse Beeper será peça fundamental, atuando de forma híbrida entre as rotinas de recepção e o suporte administrativo de facilities, garantindo a organização, o bom funcionamento da infraestrutura dos hubs/escritórios e a excelência no atendimento a colaboradores, visitantes e fornecedores.
O(a) profissional será responsável por apoiar processos operacionais, administrativos e de controle, assegurando eficiência, organização e conformidade documental.
Está preparado para encarar essa missão?
Então, vem
Responsabilidades e atribuições
Sua missão será:
- Ser o agente multiplicador da missão, visão, propósito e valores da Beep;
- 1. Recepção e atendimento
- Realizar o atendimento presencial, telefônico e por canais internos, direcionando visitantes, colaboradores e fornecedores de forma cordial e eficiente;
- Controlar o acesso de visitantes, prestadores de serviço e terceiros, conforme procedimentos internos;
- Organizar a recepção e zelar pela boa apresentação do ambiente;
- Receber, registrar e direcionar correspondências, encomendas e documentos;
- Apoiar na organização de salas de reunião, recepção de convidados e suporte a agendas presenciais.
- 2. Controle de estacionamento
- Realizar o controle das vagas de estacionamento da empresa;
- Monitorar a utilização das vagas;
- Organizar reservas, liberações e remanejamentos quando aplicável;
- Apoiar na elaboração de controles, relatórios e acompanhamento de ocupação/utilização.
- 3. Apoio administrativo de Facilities
- Apoiar os processos de concorrência/cotação para compras e contratações de serviços relacionados à área de facilities;
- Solicitar e acompanhar propostas comerciais junto a fornecedores;
- Apoiar na equalização básica de propostas e organização de informações para tomada de decisão;
- Realizar o controle de contas a pagar relacionadas aos hubs/escritórios, garantindo o correto acompanhamento de vencimentos e lançamentos.
- 4. Gestão de insumos e suprimentos
- Controlar o estoque e consumo de insumos de facilities (ex.: materiais de limpeza, copa, escritório, etc.);
- Realizar solicitações de compra e reposição de materiais, evitando faltas e excessos;
- Manter controles atualizados de consumo e necessidades por unidade/hub.
- 5. Controle documental e conformidade
- Organizar e manter atualizado o controle de documentos da área e de fornecedores/prestadores de serviço;
- Monitorar prazos de validade de documentos, certificados, contratos e demais registros aplicáveis;
- Atuar preventivamente no acompanhamento de vencimentos, cobrando renovações e atualizações quando necessário;
- Garantir a correta organização física e digital dos documentos.
Requisitos e qualificações:
- Para embarcar nesse desafio e se tornar um Beeper, você precisa ter:
- Ensino superior completo em Administração, Facilities, Processos Gerenciais ou áreas correlatas;
- Experiência prévia com recepção, rotinas administrativas ou facilities;
- Vivência com controle de contratos, documentos e contas a pagar;
- Conhecimento em pacote Office, especialmente Excel;
- Boa comunicação verbal e escrita;
- Organização, proatividade e senso de prioridade;
- Facilidade de relacionamento com fornecedores, visitantes e áreas internas;
- Capacidade de atuar com múltiplas demandas e controles simultâneos.
- Jeitinho Beep, isso significa além de vestir a camisa e abraçar os desafios com energia e empolgação, ser uma pessoa do bem, ter uma vibe positiva e sorriso no rosto.
Para ser do time, precisa gostar de trabalhar em equipe, ter brilho nos olhos, ser apaixonado por pessoas e ser aquele parceiro de trabalho que gostaria de ter.
- Diferenciais:
- Experiência com rotinas de facilities corporativo;
- Experiência com cotações, compras indiretas e apoio a suprimentos;
- Experiência em ambientes corporativos com múltiplas unidades/hubs.
Informações adicionais
Benefícios para os Beepers:
- Para sua saúde e de seus dependentes - Plano de Saúde e Odontológico | Sulamérica;
- Benefício Farmácia: até 40% de desconto em medicamentos;
- Pacote de alimentação: VA ou VR / Lanche da tarde todos os dias;
- Pensando na sua saúde física e mental: GymPass / Total Pass /Seguro de Vida;
- Para seu desenvolvimento: descontos em instituições de ensino parceiras;
- Vale transporte;
- Além do mais, nossa matriz tem uma varanda com uma vista para um dos famosos cartões postais da cidade para nossos Beepers desfrutarem.
Jornada:
Segunda a sexta de 08h às 17:48h
Local**:
Sede - Centro Empresarial Mourisco - BotafogoA maior empresa de saúde domiciliar do Brasil e, to