Analista Administrativo

JLL empowers you to shape a brighter way.
Our people at JLL are shaping the future of real estate for a better world by combining world class services, advisory and technology for our clients.
We are committed to hiring the best, most talented people and empowering them to thrive, grow meaningful careers and to find a place where they belong.
Whether you've got deep experience in commercial real estate, skilled trades or technology, or you're looking to apply your relevant experience to a new industry, join our team as we help shape a brighter way forward.
Analista Administrativo
- JLLO que o cargo envolve Como Analista Administrativo na JLL, você será responsável por gerenciar operações de correspondência e serviços de suporte às instalações do site, com o objetivo de proporcionar uma experiência de atendimento de alto nível aos clientes internos e externos.
Esta função dinâmica exige a execução direta dos aspectos financeiros e operacionais de projetos imobiliários ao longo de todo o seu ciclo de vida trabalhando em estreita colaboração com fornecedores terceirizados, equipes internas e stakeholders-chave em um ambiente corporativo de ritmo acelerado.
Você atuará como função crítica de suporte à entrega de programas, mantendo registros organizados, gerenciando o desempenho de fornecedores, supervisionando o inventário de suprimentos e garantindo conformidade com metas contratuais, KPIs e SLAs.
A posição oferece a oportunidade de gerar impacto significativo no sucesso dos programas por meio de iniciativas de melhoria de processos, gestão de documentos financeiros e coordenação abrangente de comunicação.
Ao integrar nossa equipe colaborativa, você contribuirá diretamente para a missão da JLL de moldar o futuro do mercado imobiliário, avançando sua carreira em um ambiente que valoriza precisão, construção proativa de relacionamentos e excelência no atendimento ao cliente.
Como será seu dia a diaAtender e resolver solicitações dos associados do Cliente de forma cordial e ágilManter registros organizados, white papers e arquivos de iniciativas de programas, participando de reuniões, elaborando atas detalhadas e distribuindo-as aos envolvidosAcompanhar prioridades e itens de ação para garantir entregas dentro dos prazos, mantendo o ritmo dos programasGerenciar o desempenho de fornecedores terceirizados para assegurar o cumprimento de metas contratuais, KPIs e SLAs, supervisionando processos mensais de ordens de serviço e aprovações de faturasManter contato regular e reuniões com fornecedores relevantes, reportando problemas, recomendações e estimativas de custosApoiar processos de gestão, contratação e onboarding de fornecedoresApoiar a resolução de ordens de serviço, interagindo com clientes internos para atender suas demandas conforme os SLAs aplicáveisApoiar inspeções semanais e mensais do edifício em alinhamento com o Facilities Manager do siteCriar e atualizar apresentações mensais com notas-chave do programa e gráficos de desempenho de SLA para submissão a stakeholders e liderançaPreparar atualizações mensais de projetos e revisar documentos orçamentários quanto à precisão e completude antes da submissãoRealizar cálculos financeiros essenciais incluindo descontos, juros, percentuais e análise de lucros/perdas com alto nível de precisãoGarantir disponibilidade contínua de estoque de suprimentos, realizar pedidos de reposição e monitorar tendências de consumo para identificar oportunidades de eficiênciaGerenciar a qualidade das instalações de conferência e acionar a equipe de FM local quando necessárioApoiar clientes internos na reserva de salas de reunião e conferência, verificando disponibilidade e permissões de acessoAuxiliar na organização de eventos internos e externos do ClienteApoiar necessidades de procurement local em conjunto com a equipe regional de Sourcing e ProcurementFornecer suporte e cobertura ao Facilities Manager quando apropriado e/ou necessárioIdentificar proativamente oportunidades para aumentar a eficácia e eficiência das operações de Facilities do siteGarantir conformidade com os princípios de EHS, Segurança e Conduta Empresarial do Cliente e da JLLComunicar-se de forma eficaz, escrita e verbalmente, com clientes, colegas e stakeholders, construindo relacionamentos estratégicos de forma proativaQualificações obrigatóriasFormação técnica ou superior cursando ou concluídaExperiência anterior como Analista de projetos/programas, assistente executivo ou atividades similaresFluência em Português e Inglês (leitura, escrita e conversação) com excelente gramática e habilidades de revisãoProficiência no pacote Microsoft Office com habilidades avançadas em Excel para coleta de dados e criação de gráficosExperiência com sistemas de gestão de ordens de serviço e plataformas de videoconferência (Zoom, Teams, Google Meet)Forte capacidade de multitarefa com habilidade para interpretar instruções em formatos escritos, orais, diagramáticos ou de cronogramaExcelentes habil