Secretária

Há 14 horas

Camboriú, Santa Catarina, Brasil Netvagas Tempo integral

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Requisitos e qualificações:

Organizar agendas e cronogramas, agendar reuniões e acompanhar compromissos e prazos.
Atender chamadas e e-mails, identificar o assunto e encaminhar as comunicações às pessoas responsáveis.
Preparar e formatar relatórios, atas, pautas e outros documentos usando Word, Excel e PowerPoint.
Organizar e manter atualizados arquivos físicos e digitais.
Comunicar-se por escrito e oralmente em português nas rotinas de atendimento e organização administrativa.

Desejável:

Familiaridade com sistemas de agenda eletrônica e ferramentas de videoconferência para organizar compromissos e reuniões.
Conhecimento de gestão de documentos digitais e fluxos de aprovação.

Responsabilidades e atribuições:

Melhoria da eficiência do fluxo de trabalho em 20% por meio de processos otimizados
Redução de atrasos nas agendas em 15% ao longo do primeiro trimestre
Aumento da satisfação interna das equipes em 10% através de atendimento ágil e preciso
Contribuição para a organização de eventos corporativos com 100% de cumprimento de prazos

Benefícios: Cartão Swile de R$ 350,00, Refeitório , Treinamentos e workshops (internos), Lanche na Empresa (Sem Desconto)
Jornada de trabalho: Missão do CargoPrestar suporte administrativo, logístico e operacional ao CEO e à diretoria, assegurando a organização de agendas, o atendimento eficiente aos clientes, a preparação de reuniões, garantindo o bom andamento das rotinas diárias com organização, cordialidade e confidencialidade.Principais Responsabilidades● Agendar reuniões, compromissos internos e externos do CEO, garantindo a organização do calendário e a confidencialidade das informações tratadas.● Reservar passagens aéreas e hospedagens, utilizando a plataforma corporativa e canais próprios.● Receber clientes e visitantes, direcionando-os aos executivos responsáveis e oferecendo um atendimento cordial e profissional.● Organizar salas de reunião com serviço de café, água e alimentação, disponibilizar louças e utensílios adequados, e realizar a limpeza e organização do espaço após o encerramento das atividades.● Garantir o serviço de copa e abastecimento, preparar café e chá para colaboradores e diretoria, realizar o reabastecimento das máquinas de café e manter o frigobar da diretoria abastecido.● Garantir a limpeza e a organização dos ambientes, manter as áreas comuns, salas de reunião e de diretoria higienizadas e organizadas, além de realizar o cuidado periódico (rega) das plantas da recepção e das salas executivas.● Auxiliar no planejamento, recebimento de insumos, execução e limpeza, de comemorações internas e demais ações de endomarketing.● Controlar o estoque e solicitar compras, inspecionar semanalmente o nível de suprimentos de limpeza, copa e papelaria, registrando chamados para a aquisição de novos materiais conforme a necessidade.● Receber encomendas na portaria do condomínio, bem como buscar refeições em restaurante para a diretoria.● Fazer a guarda e a gestão responsável de todas as chaves das dependências e salas da empresa.Formação Acadêmica● Ensino médio completo, desejável cursando ensino superior em administração ou áreas relacionadas.Experiência e Conhecimentos● Desejável experiência anterior como secretária ou recepcionista. Competências Comportamentais (Soft Skills)● Senso de organização do local de trabalho e espaços sob sua responsabilidade.● Boa comunicação interpessoal.● Perfil proativo.● Apresentação pessoal condizente com a atividade.● Discrição e sigilo com informações que terá acesso.Indicadores de Desempenho (KPIs)● Conformidade com os padrões de qualidade estabelecidos.
Conhecimentos:
Escolaridade: Ensino médio - Completo

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