Analista de Documentação

A Spassu Tecnologia está com oportunidade para Analista de Documentação

Descrição:

Atuar no gerenciamento, apoio e execução de atividades do núcleo de arquivo técnico ou núcleo de gestão documental.

Principais Responsabilidades:

• Realizar assessoria, acompanhamento, e apresentação de dados estatísticos sobre o andamento da emissão dos documentos de projeto;
  
• Coordenar atividades internas do Núcleo de Arquivo técnico ou gestão documental;
  
• Planejar e acompanhar as atividades e demandas recebidas pelo cliente;
  
• Apresentar dados estatísticos de volumetria tratada, atendimento e demais processos e entregas relacionadas;
  
• Prover treinamento para os novos colaboradores e integrantes da equipe do posto de serviço nas Normas PB e sistemas em uso, nas práticas de documentação, instruções de trabalho e procedimentos de gestão documental a serem atendidos;
  
• Levantar e mapear o fluxo de documentos, identificando origens e destinos deles, em conjunto com a fiscalização de campo e coordenadores de projetos;  
  
• Planejar e implementar o cronograma de gestão de documentos, conforme plano de documentação e quantitativo de documentos a serem fornecidos pelo cliente;
  
• Planejar e implementar controle de qualidade da documentação recebida, em conformidade com as orientações e planos de qualidade do cliente;
  
• Analisar os documentos quanto a formatação, codificação, visando fazer a verificação de qualidade dos documentos emitidos para o projeto;
  
• Criar, revisar e complementar o Plano de Gestão Documental da Implementação de Projeto ou Núcleo de Documentação Técnica de Áreas de Negócio;
  
• Participar de reuniões de abertura de contrato com a projetista – Kick-off Meeting – KOM de Projeto;
  
• Atender solicitações gerenciais com informações sobre a documentação de projeto;
  
• Realizar apresentações com dados estatísticos e informações sobre o andamento das atividades de emissão de documentos técnicos do projeto;
  
• Elaboração de procedimento para orientação à Contratada;
  
• Orientar as contratadas para atendimento às necessidades do cliente;
  
• Conhecer e entender, na prática, os processos contemplados nos serviços de documentação técnica e administrativa, observando as cláusulas do contrato;
  
• Participar de reuniões com a empresa projetista contratada e com o cliente;
  
• Elaborar relatório mensal com as atividades realizadas e, em caso de projetos de passivos documentais, com os avanços e marcos;
  
• Organização do acervo físico em unidades diversas do cliente;
  
• Orientar as contratadas para atendimento às necessidades do cliente;
  
• Conhecer e entender, na prática, os processos contemplados nos serviços de documentação técnica e administrativa, observando as cláusulas do contrato;
  
• Emitir relatórios de documentos cadastrados no sistema de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) em que a equipe está alocada para acompanhamento da gerência cliente;
  
• Emitir relatórios de acompanhamento de fluxo de comentários de documentos para análise da Gerência cliente;
  
• Participar de reuniões com a empresa projetista contratada e com o cliente;
  
• Realizar diagnóstico documental e apresentar proposta para organização do acervo;
  
• Organizar a documentação em formato eletrônico, criando taxonomia para os arquivos em local de armazenamento informado pelo cliente, conforme regras e padrões corporativos do cliente;
  
• Atuar na Gestão e arquivamento de atas de reunião, cartas e e-mails de comunicação com as empresas contratadas, garantindo o controle de numeração, controle de emissão/recebimento e arquivamento.
  

Os CV's permanecerão em poder da empresa enquanto perdurar o processo seletivo e pelo período adicional de 2 anos, para eventuais processos seletivos futuros, em atendimento a Lei Geral de Proteção de Dados. 

♿ Se você é PCD, essa vaga também é para você.

RequisitosEscolaridade Mínima:

• Graduação completa em Biblioteconomia ou Arquivologia.
  

Experiência Mínima:

• Desejável 6 anos de experiência em gestão de documentação de engenharia e/ou projetos de gestão documental.
  

Conhecimentos Mínimos: 

• Conhecimento de softwares do pacote Office da Microsoft completo;
  
• Conhecimento do software Acrobat Pro da Adobe Systems;
  
• Conhecimento de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED);
  
• Experiência em Documentação Técnica de Engenharia;
  
• Conhecimento da norma ABNT NBR ISO 30.300;;
  
• Conhecimento da norma ABNT NBR ISO 30.301;
  
• Conhecimento da norma ABNT NBR ISO 30.302 ;
  
• Conhecimento da norma ISO 15.489-1;
  
• Conhecimento das técnicas de organização e gestão documental;
  
• Conhecimento das técnicas de gestão de projetos;
  
• Conhecimento de técnicas de apresentação.
  

Outras Informações:

• Possuir CNH B e ter experiência em direção.

BenefíciosPlano de Saúde
Plano Odontológico
Vale Alimentação ou Refeição 
Vale Transporte
Seguro de Vida
Gympass
e...
Um mundo de oportunidades

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