Assistente Administrativo | Museu das Amazônias

Job description Estamos em busca de uma pessoa Assistente Administrativa para atuar em nosso time de Gestão. Como será o seu dia a dia: Main responsibilities Realizar requisições de compras e contratações de todas as áreas do MAZ, garantindo a organização e o arquivamento da documentação pertinente; Acompanhar prazos e etapas dos processos de contratação, em articulação com as equipes do IDG (Compras, Jurídico, Projetos Incentivados, Orçamento e Custos), informando os setores envolvidos sobre o andamento, pendências e ajustes necessários; Colaborar com o(a) Analista de Compras no fornecimento de informações e documentos relacionados aos processos sob sua responsabilidade; Registrar e atualizar dados no sistema de compras com documentação necessária para pagamentos (recibos, boletos, notas fiscais), respeitando prazos e validando com a área técnica a entrega e aceite dos serviços/materiais; Apoiar a Coordenação de Gestão nas demandas administrativas e operacionais do MAZ; Auxiliar na elaboração de relatórios de prestação de contas, realizando levantamento de dados e acompanhamento do fluxo de caixa diário; Preparar, organizar, arquivar e manter atualizados documentos físicos e digitalizados, bem como correspondências administrativas; Controlar e organizar o almoxarifado, incluindo recebimento de materiais e controle de estoque. Elaborar protocolos para envio de documentos e realizar serviços externos (ex.: envio de equipamentos para assistência técnica, pequenas compras); Apoiar a gestão de patrimônio do MAZ; Realizar cotações e solicitar passagens aéreas e hospedagens para colaboradores, conforme demanda; Acompanhar contratos de seguros, garantindo a renovação dentro dos prazos; Agendar reuniões, elaborar pautas, atas e acompanhar o cumprimento das decisões tomadas; Solicitar e acompanhar a compra de materiais de escritório e limpeza, bem como controlar seus estoques; Acompanhar prazos de vigência e vencimento de contratos administrativos, assegurando renovações e controle de pagamentos; Prestar apoio direto à gerência da área. Requirements and skills O que é necessário para esta posição: Ensino Superior cursando ou completo em Administração, Ciências Contábeis ou áreas correlatas; Mínimo de 2 anos de experiência em atividades administrativas; Conhecimento técnico de Pacote Office, especialmente Excel (nível intermediário a avançado); Conhecimento técnico de sistemas de gestão administrativa/financeira ou ERPs (desejável); Conhecimento de processos de compras e rotinas administrativas; Noções de elaboração de relatórios e prestação de contas. Será um diferencial se você tiver: Desejável vivência anterior em instituições culturais ou no setor público/terceiro setor. Desejável conhecimento técnico de sistemas de gestão administrativa/financeira ou ERPs. Additional information Nossos benefícios: Vale-Refeição e Vale Alimentação: Disponibilizamos o cartão flexível Ticket Flex , podendo ser utilizado para as funções alimentação e refeição em qualquer estabelecimento com a bandeira Ticket. E o melhor, é pago inclusive nas férias Vale Transporte: De acordo com as regras da CLT; Day off de aniversário: Uma folga para você comemorar o seu dia; Assistência Médica com cobertura nacional da SulAmérica; Assistência Odontológica SulAmérica Odonto, com ampla cobertura nacional; Wellhub : Plataforma que oferece diversas redes de academias, estúdios e aplicativos de bem-estar; Seguro de Vida: Proteção extra para sua família; Vale Presente Natal: Valor creditado em um cartão presente para um Natal ainda mais acolhedor; Convênio com empresas parceiras: Parcerias exclusivas para oferecer vantagens que fazem a diferença no dia a dia; Acesso aos nossos Museus: Acesso gratuito aos nossos equipamentos culturais para você e sua família e amigos. #J-18808-Ljbffr