Assitente Administrativo

Estamos em busca de uma pessoa Assistente Administrativa para atuar em nosso time de Gestão.

Responsabilidades e atribuições

Como será o seu dia a dia:

• Realizar requisições de compras e contratações de todas as áreas do MAZ, garantindo a organização e o arquivamento da documentação pertinente;
• Acompanhar prazos e etapas dos processos de contratação, em articulação com as equipes do IDG (Compras, Jurídico, Projetos Incentivados, Orçamento e Custos), informando os setores envolvidos sobre o andamento, pendências e ajustes necessários;
• Colaborar com o(a) Analista de Compras no fornecimento de informações e documentos relacionados aos processos sob sua responsabilidade;
• Registrar e atualizar dados no sistema de compras com documentação necessária para pagamentos (recibos, boletos, notas fiscais), respeitando prazos e validando com a área técnica a entrega e aceite dos serviços/materiais;
• Apoiar a Coordenação de Gestão nas demandas administrativas e operacionais do MAZ;
• Auxiliar na elaboração de relatórios de prestação de contas, realizando levantamento de dados e acompanhamento do fluxo de caixa diário;
• Preparar, organizar, arquivar e manter atualizados documentos físicos e digitalizados, bem como correspondências administrativas;
• Controlar e organizar o almoxarifado, incluindo recebimento de materiais e controle de estoque.
• Elaborar protocolos para envio de documentos e realizar serviços externos (ex.: envio de equipamentos para assistência técnica, pequenas compras);
• Apoiar a gestão de patrimônio do MAZ;
• Realizar cotações e solicitar passagens aéreas e hospedagens para colaboradores, conforme demanda;
• Acompanhar contratos de seguros, garantindo a renovação dentro dos prazos;
• Agendar reuniões, elaborar pautas, atas e acompanhar o cumprimento das decisões tomadas;
• Solicitar e acompanhar a compra de materiais de escritório e limpeza, bem como controlar seus estoques;
• Acompanhar prazos de vigência e vencimento de contratos administrativos, assegurando renovações e controle de pagamentos;
• Prestar apoio direto à gerência da área.

Requisitos e qualificações

O que é necessário para esta posição:

• Ensino Superior cursando ou completo em Administração, Ciências Contábeis ou áreas correlatas;
• Mínimo de 2 anos de experiência em atividades administrativas;
• Conhecimento técnico de Pacote Office, especialmente Excel (nível intermediário a avançado);
• Conhecimento técnico de sistemas de gestão administrativa/financeira ou ERPs (desejável);
• Conhecimento de processos de compras e rotinas administrativas;
• Noções de elaboração de relatórios e prestação de contas.

Será um diferencial se você tiver:

• Desejável vivência anterior em instituições culturais ou no setor público/terceiro setor.
• Desejável conhecimento técnico de sistemas de gestão administrativa/financeira ou ERPs.

Informações adicionais

Nossos benefícios:

Vale-Refeição e Vale Alimentação: Disponibilizamos o cartão flexível Ticket Flex, podendo ser utilizado para as funções alimentação e refeição em qualquer estabelecimento com a bandeiraTicket. E o melhor, é pago inclusive nas férias

Vale Transporte: De acordo com as regras da CLT;

Day off de aniversário: Uma folga para você comemorar o seu dia;

Assistência Médica com cobertura nacional da SulAmérica;

Assistência Odontológica SulAmérica Odonto, com ampla cobertura nacional;

Wellhub: Plataforma que oferece diversas redes de academias, estúdios e aplicativos de bem-estar;

Seguro de Vida: Proteção extra para sua família;

Vale Presente Natal: Valor creditado em um cartão presente para um Natal ainda mais acolhedor;

Convênio com empresas parceiras: Parcerias exclusivas para oferecer vantagens que fazem a diferença no dia a dia;

Acesso aos nossos Museus: Acesso gratuito aos nossos equipamentos culturais para você e sua família e amigos.

Somos uma organização social privada sem fins lucrativos, especializada em gerir centros culturais públicos de grande importância para o país e programas ambientais. Atualmente, também prestamos consultorias para a concepção, modelagem, formatação e gestão de projetos, desenvolvendo o escopo, fazendo a captação de recursos, o enquadramento nas leis de incentivo e gerindo sua implementação.

Nossos projetos ativos:

O Paço do Frevo, localizado no coração do Recife, é mais do que um museu; é um guardião do patrimônio mundial da humanidade, celebrando a riqueza e a diversidade de nossa cultura.

O Museu do Amanhã, uma fascinante instituição de ciências no Rio de Janeiro, convida você a refletir sobre nossas ações presentes e seu impacto no amanhã, inspirando mudanças para um futuro melhor.

O Museu das Favelas em São Paulo é um espaço de resiliência e criatividade das comunidades, revelando a potência e o brilho das favelas através de suas histórias e expressões culturais únicas.

O Museu do Jardim Botânico do Rio de Janeiro é uma viagem encantadora pelo mundo da botânica, convidando você a explorar a beleza e a importância das plantas em nossas vidas.

O Programa de Formação Cultural CULTSP PRO - Escolas de Profissionais e de Empreendedores da Cultura, no Estado de São Paulo, oferece cursos em diversas áreas, incluindo Artes Cênicas, Audiovisual, Games, Moda, entre outras.

Sediado na cidade de Belém, o novo Museu das Amazônias, implementado pelo IDG em parceria com o Museu Paraense Emílio Goeldi, será uma referência na área de ciências e tecnologias. Com experiências imersivas e coletivas, irá reunir as muitas Amazônias, nacionais e internacionais, e aproximar os vários setores sociais para debater os temas da área.

Além dos museus, temos também a gestão do Fundo da Mata Atlântica e atuamos na revitalização do Cais do Valongo-RJ.

• Criativos na essência: Acreditamos que a criatividade está no nosso DNA. Todos podemos praticá-la no dia a dia, seja na tarefa mais simples ou em projetos complexos;
• Autenticamente diversos: Somos muitos, somos diferentes e cada vivência e visão de mundo importa. É da soma dessas diferenças que vêm as nossas melhores ideias;
• Compromisso com excelência: Fazemos sempre o nosso melhor. Nos orgulhamos de estabelecer boas relações com nossos parceiros, colaboradores e todas as pessoas que estão na nossa rede, e de criar espaços encantadores de reflexão e conhecimento.
• Respeito aos acordos: Entendemos que o respeito vai além da boa educação e deve ser a base no tratamento com qualquer um. Respeitamos os acordos e oferecemos segurança jurídica e financeira para construir laços de confiança.
• Encantamento: Recebemos as pessoas com prazer e nos orgulhamos quando elas são maravilhadas pelos nossos espaços, seja no ambiente corporativo, seja nos museus. Incentivamos as pessoas a alcançarem o seu potencial e vivemos entusiasmados pelo nosso propósito.

Se você compartilha da nossa paixão por promover o acesso à cultura, preservar o meio ambiente e inspirar mudanças positivas, junte-se a nós Estamos sempre em busca de mentes criativas e comprometidas para se juntar à nossa equipe e fazer a diferença.

Venha fazer parte dessa jornada conosco