Assitente Administrativo

Estamos em busca de uma pessoaAssistente Administrativapara atuar em nosso time deGestão.Responsabilidades e atribuiçõesComo será o seu dia a dia:Realizar requisições de compras e contratações de todas as áreas do MAZ, garantindo a organização e o arquivamento da documentação pertinente;Acompanhar prazos e etapas dos processos de contratação, em articulação com as equipes do IDG (Compras, Jurídico, Projetos Incentivados, Orçamento e Custos), informando os setores envolvidos sobre o andamento, pendências e ajustes necessários;Colaborar com o(a) Analista de Compras no fornecimento de informações e documentos relacionados aos processos sob sua responsabilidade;Registrar e atualizar dados no sistema de compras com documentação necessária para pagamentos (recibos, boletos, notas fiscais), respeitando prazos e validando com a área técnica a entrega e aceite dos serviços/materiais;Apoiar a Coordenação de Gestão nas demandas administrativas e operacionais do MAZ;Auxiliar na elaboração de relatórios de prestação de contas, realizando levantamento de dados e acompanhamento do fluxo de caixa diário;Preparar, organizar, arquivar e manter atualizados documentos físicos e digitalizados, bem como correspondências administrativas;Controlar e organizar o almoxarifado, incluindo recebimento de materiais e controle de estoque.Elaborar protocolos para envio de documentos e realizar serviços externos (ex.: envio de equipamentos para assistência técnica, pequenas compras);Apoiar a gestão de patrimônio do MAZ;Realizar cotações e solicitar passagens aéreas e hospedagens para colaboradores, conforme demanda;Acompanhar contratos de seguros, garantindo a renovação dentro dos prazos;Agendar reuniões, elaborar pautas, atas e acompanhar o cumprimento das decisões tomadas;Solicitar e acompanhar a compra de materiais de escritório e limpeza, bem como controlar seus estoques;Acompanhar prazos de vigência e vencimento de contratos administrativos, assegurando renovações e controle de pagamentos;Prestar apoio direto à gerência da área.Requisitos e qualificaçõesO que é necessário para esta posição:Ensino Superior cursando ou completo em Administração, Ciências Contábeis ou áreas correlatas;Mínimo de 2 anos de experiência em atividades administrativas;Conhecimento técnico de Pacote Office, especialmente Excel (nível intermediário a avançado);Conhecimento técnico de sistemas de gestão administrativa/financeira ou ERPs (desejável);Conhecimento de processos de compras e rotinas administrativas;Noções de elaboração de relatórios e prestação de contas.Será um diferencial se você tiver:Desejável vivência anterior em instituições culturais ou no setor público/terceiro setor.Desejável conhecimento técnico de sistemas de gestão administrativa/financeira ou ERPs.Informações adicionaisNossos benefícios:Vale-Refeição e Vale Alimentação:Disponibilizamos o cartão flexívelTicket Flex, podendo ser utilizado para as funções alimentação e refeição em qualquer estabelecimento com a bandeira Ticket.E o melhor, é pagoinclusive nas fériasVale Transporte:De acordo com as regras da CLT;Day off de aniversário:Uma folga para você comemorar o seu dia;Assistência Médicacom cobertura nacional da SulAmérica;Assistência OdontológicaSulAmérica Odonto, com ampla cobertura nacional;Wellhub:Plataforma que oferece diversas redes de academias, estúdios e aplicativos de bem-estar;Seguro de Vida:Proteção extra para sua família;Vale Presente Natal:Valor creditado em um cartão presente para um Natal ainda mais acolhedor;Convênio com empresas parceiras:Parcerias exclusivas para oferecer vantagens que fazem a diferença no dia a dia;Acesso aos nossos Museus:Acesso gratuito aos nossos equipamentos culturais para você e sua família e amigos.