AUX ADMINISTRATIVO DE EVENTOS

Responsável pelo apoio operacional aos Eventos Científicos e Relacionamento com Parceiros da Associação Hospitalar Moinhos de Vento, nas modalidades presencial, online ou híbrida, seguindo as políticas, procedimentos e normas estabelecidos pela Instituição.

• Operacionalizar o convite para palestrantes e professores, através do envio da carta convite via e-mail, a fim de garantir a confirmação da palestra e realização do evento.
• Organizar a agenda de uso de salas, auditório e anfiteatro, zelando pelo mesmo de acordo com as políticas específicas estabelecidas.
• Instrumentalizar e disponibilizar acesso aos responsáveis técnicos de eventos e reuniões científicas os agendamentos de salas e locais para realização das atividades.
• Conferir e monitorar o uso dos espaços para manter sempre limpo, organizado e com os equipamentos funcionando. Caso necessite alguma manutenção, acionar as áreas responsáveis.
• Cadastrar os eventos no sistema de eventos científicos, para divulgar as informações e viabilizar a realização de inscrições dos interessados através da plataforma.
• Cadastrar as inscrições que foram realizadas presencialmente no dia do evento, em planilha específica, para manter o histórico dos eventos atualizado no sistema de eventos.
• Enviar e-mail para áreas de apoio, solicitando limpeza das salas de aula, coffee, tickets de isenção de estacionamento, entre outros, a fim de organizar a realização de eventos.
• Acompanhar a caixa de entrada de e-mails de Eventos Científicos, responder e/ou encaminhar para o responsável.
• Cuidar do estoque de brindes, solicitar orçamentos e organizar depósito/local de armazenamento.
• Habilitar os certificados no sistema de eventos, para disponibilizá-los aos participantes, palestrantes e docentes.
• Realizar o encerramento dos eventos, através de sistema específico, para atualização das informações.
• Prestar apoio à Analista de Eventos Científicos, atendendo telefone, respondendo a e-mails, apoiando nos eventos, e nas atividades que forem necessárias.
• Apoiar e estar em conformidade com as diretrizes estratégicas e operacionais estabelecidas na Instituição;
• Atuar em acordo com a missão, os valores, a estratégia, e a cultura corporativa da AHMV, de forma ética, disciplinada, com qualidade nos processos e respeitando as pessoas.
• Aplicar os requisitos da Política Ambiental e de Qualidade do AHMV, bem como todas as diretrizes institucionais.

• Escolaridade Básica: Ensino médio completo.
• Escolaridade Desejável: Ensino superior em andamento em Relações Públicas, Marketing ou áreas afins.
• Competências Técnicas: Pacote Office intermediário. Inglês básico será um diferencial. Preferencialmente com curso de aperfeiçoamento na área de eventos.
• Experiência na operação de plataformas de transmissão (StreamYard, OBS Studio, Eventize Play, YouTube, etc) será um diferencial.
• Desejável conhecimento em programas de edição (Pacote Adobe – Illustrator, Photoshop - Canva, etc).
• Experiência: Experiência em eventos será um diferencial.

Nossos Benefícios:

• Vale Transporte;
• Restaurante do Colaborador;
• Plano de Saúde e Odontológico, extensivo aos dependentes legais;
• Programa Saúde Plena Moinhos, com uma equipe multidisciplinar de médicos da família, psicólogos e nutricionistas;
• Convênio Farmácia;
• Seguro de vida;
• Total pass;
• Casa do Colaborador, oferecemos um espaço especial dedicado ao colaborador, com ações de bem estar e cuidado;
• Creche, conforme disponibilidade de vagas;
• Programa Desafio.