Analista administrativo de base

Sobre a vaga:

Estamos estruturando uma equipe para implementar nossa concessão de escolas em Porto Alegre - a POA Infra. Esta concessão é responsável por reformar todas as escolas municipais de Porto Alegre, além de construir 10 novas escolas e depois operá-las por 20 anos. É um projeto altamente desafiador do ponto de vista de planejamento e gerenciamento de múltiplos parceiros - sempre com um olhar especial para a comunidade escolar envolvida.

Buscamos um profissional para analisar e acompanhar processos administrativos da POA Infra, organizando documentos, verificando informações e consolidando controles e relatórios para apoiar a gestão das operações. Contribuir para a confiabilidade dos registros, o cumprimento dos prazos e a melhoria das rotinas, em articulação com as áreas responsáveis e respeitando as alçadas de decisão da empresa.  

Responsabilidades:

• Analisar e acompanhar as rotinas administrativas da área, identificando pendências, inconsistências e necessidades de encaminhamento.  

• Consolidar informações provenientes das equipes e unidades operacionais para elaboração de controles, relatórios e indicadores administrativos.  

• Conferir documentos, requisições, notas fiscais e registros administrativos quanto à completude e coerência das informações, encaminhando divergências às áreas competentes.  

• Acompanhar solicitações de compras, materiais e serviços, mantendo os controles de prazos e de documentação, sem assumir alçadas de aprovação não delegadas.  

• Apoiar a organização e o acompanhamento de contratos e cadastros de fornecedores, controlando documentos, vigências e pendências sob orientação da liderança.  

• Preparar informações para acompanhamento de despesas e orçamento da área, verificando a identificação de centros de custos com apoio da Controladoria.  

• Apoiar a conferência administrativa de documentos destinados a pagamentos e reembolsos, encaminhando-os ao Financeiro conforme os fluxos internos.  

• Manter atualizados os registros em planilhas, sistemas corporativos e repositórios documentais, assegurando rastreabilidade e controle de versões.  

• Organizar arquivos e evidências administrativas, observando os critérios de acesso, guarda e confidencialidade estabelecidos pela empresa.  

• Acompanhar prazos, planos de ação e solicitações administrativas, comunicando riscos de atraso à liderança responsável.  

• Apoiar a interface administrativa entre Operações, Recursos Humanos, Compras, Financeiro e Controladoria, encaminhando demandas aos responsáveis.  

• Apoiar a mobilização de equipes e unidades por meio da organização de documentos, cadastros, controles e recursos administrativos.  

• Propor melhorias nos fluxos e instrumentos de controle administrativo e apoiar sua implantação após validação da liderança.  

• Prestar apoio documental a verificações e auditorias internas, disponibilizando registros mediante solicitação e observando as permissões de acesso.  

• Executar outras atividades administrativas compatíveis com a função, conforme orientação da liderança e os procedimentos internos.  

• Zelar pelo cumprimento do Código de Ética e Diretrizes de Compliance da empresa, atuando com ética, integridade e responsabilidade, reportando por meio dos canais oficiais qualquer conduta inadequada, cooperando com sigilo e transparência nos processos de apuração interna conduzidos pela área de Compliance.  

• Cumprir as normas e políticas de segurança do trabalho, utilizando corretamente os EPIs e EPCs, comunicando prontamente quaisquer ocorrências ou não conformidades, e assegurando a destinação adequada dos resíduos, em conformidade com os procedimentos internos, exigências ambientais e normas de segurança operacional.  

• Cumprir e zelar pelas diretrizes da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), garantindo o tratamento adequado, seguro e transparente das informações pessoais, em conformidade com as políticas internas e a legislação vigente.  

Formação:

Ensino superior completo ou em andamento em Administração, Processos Gerenciais ou áreas correlatas.  

Desejável: Capacitação em Excel, análise de dados administrativos, organização documental ou rotin