Secretária

• De segunda-feira à sexta-feira, das 08h30min às 18h30min com 01h30min de almoço.

Descrição e Responsabilidades

• Agendamento de Consultas e Procedimentos: Gerenciar a agenda do profissional de saúde de forma eficiente, otimizando horários, confirmando presenças e realizando encaixes ou remarcações conforme necessário. Isso inclui agendamentos presenciais, por telefone, e-mail e plataformas online;
• Recepção e Acolhimento: Recepcionar pacientes e visitantes com cordialidade e profissionalismo, orientando-os sobre os procedimentos da clínica e garantindo um ambiente

acolhedor;

• Cadastro e Atualização de Prontuários: Realizar o cadastro completo de novos pacientes no sistema, coletando informações essenciais e atualizando dados dos pacientes

existentes. Manter a organização e confidencialidade dos prontuários.

• Comunicação com Pacientes: Manter comunicação proativa com os pacientes, fornecendo informações

sobre preparos para exames ou procedimentos, orientações pós atendimento e lembretes importantes.

• Gestão de Salas de Atendimento: Coordenar a ocupação das salas de

atendimento, garantindo que estejam prontas e equipadas para cada consulta ou procedimento.

• Fluxo de Atendimento: Acompanhar toda a trajetória do paciente dentro do

consultório, desde a chegada até a saída, garantindo que todas as etapas sejam cumpridas de forma fluida e sem intercorrências.

• Atendimento a Convênios: Realizar o intermédio entre o paciente, o profissional de saúde e os convênios médicos/odontológicos, verificando elegibilidade, autorizações e guias de atendimento. Orçamentos e
• Apresentação de Serviços: Apresentar aos pacientes os serviços oferecidos pela clínica, elaborar orçamentos para tratamentos e procedimentos, e esclarecer dúvidas sobre os
• Prospecção e Fidelização (quando aplicável): Apoiar em ações de prospecção de novos pacientes e estratégias de fidelização, como follow-up pósatendimento ou campanhas de comunicação.
• Relacionamento com Fornecedores: Auxiliar na comunicação e negociação com fornecedores de materiais e serviços, garantindo o abastecimento e a qualidade dos insumos.
• Recebimento e Emissão de Notas/Recibos: Efetuar recebimentos de consultas e procedimentos (dinheiro, cartão, pix), emitir notas fiscais, recibos e controlar o fluxo de caixa
• Controle de Contas a Pagar e Receber: Registrar e controlar as contas a pagar (fornecedores, despesas) e a receber (pagamentos de pacientes e convênios), garantindo a

pontualidade dos pagamentos e a organização financeira.

• Conciliação Bancária: Auxiliar na conciliação dos extratos bancários com os registros financeiros da clínica,

identificando divergências e garantindo a exatidão das informações.

• Fechamento de Caixa: Realizar o fechamento de caixa diário, conferindo os valores recebidos e efetuando

depósitos ou repasses conforme a política da clínica.

• Relatórios Financeiros Básicos: Gerar relatórios financeiros simples para auxiliar na análise do desempenho da clínica.

Requisitos

• Conhecimentos Técnicos Essenciais para Secretária de Consultório
• Domínio do Windows: Conhecimento para navegar no sistema operacional, organizar arquivos e pastas.
• Word: Criação e edição de documentos (cartas, recibos, atestados).
• Excel: Essencial para controle financeiro, listas de pacientes, agendamentos e relatórios simples. Saber criar planilhas, usar fórmulas básicas (soma, média) e formatar dados.
• Outlook (ou outro cliente de e-mail): Gestão de e-mails, agendamento de compromissos no calendário e comunicação profissional.
• Sistemas de Gestão de Consultório (Software Médico/Odontológico):
• Noções de uso: Muitos consultórios utilizam softwares específicos para agendamento, prontuários eletrônicos, controle financeiro e convênios. É fundamental ter facilidade em aprender a operar essas plataformas, que são o coração da gestão da clínica. Exemplo: Clinicorp
• Noções de Prontuário Eletrônico: saber como registrar informações do paciente de forma organizada, como atualizar dados, agendar retornos e anexar documentos (se aplicável ao sistema utilizado).
• Comunicação Digital e Ferramentas Online: comunicação rápida com pacientes, confirmação de agendamentos e envio de informações.
• Familiaridade com plataformas que permitem aos pacientes agendar horários pela internet.
• Conhecimento básico de internet: Pesquisas, envio de e-mails, navegação segura.
• Operação de Equipamentos de Escritório:
• Telefone (PABX ou convencional): Habilidade para atender chamadas, fazer transferências e gerenciar múltiplas linhas.
• Impressora e Scanner: Conhecimento para imprimir documentos, digitalizar prontuários ou exames.
• Máquina de cartão: Operar as maquininhas para recebimento de pagamentos com débito e crédito.
• Noções de Regras de Convênios Médicos/Odontológicos (Diferencial):
• Embora se aprenda muito na prática, ter uma noção básica de como funcionam as autorizações, guias e glosas dos convênios é um grande diferencial. Isso agiliza o atendimento e evita problemas futuros.
• Digitação Rápida e Precisa: agilizar o cadastro de pacientes, preenchimento de dados e comunicação escrita.