Administrative Assistant

1 semana atrás


Sao Paulo, Brasil IPSEN Tempo inteiro

**Title**:
Administrative Assistant

**Company**:
Beaufour Ipsen Farmaceutica Ltda
- ** Assistência Administrativa**:

- Apoiar com relação ao planejamento e recepção de visitantes Nacionais e Internacionais na Ipsen Brasil, garantindo que as visitas sejam conduzidas de maneira organizada e de acordo com os padrões e políticas da Ipsen
- Apoio com relação ao agendamento de salas e espaços de reunião presenciais e virtuais tanto na Ipsen Brasil, quanto em espaços externos, quando necessário
- Apoiar os colaboradores com relação ao cadastro e recepção de visitantes ao escritório da Ipsen Brasil
- Responsável pela recepção e distribuição interna de correspondências e encomendas, bem como pela organização de envio para externos, sendo a pessoa responsável na Ipsen Brasil por Malotes, Correios, Currier’s e portadores diversos
- Atuar como ponto de contato interno da Ipsen para a agência de viagens prestadora de serviços da Ipsen, apoiando na comunicação de conteúdos relevantes ao tema de viagens internamente na Ipsen, bem como apoiando colaboradores da Ipsen com relação à dúvidas relacionadas aos temas de viagens corporativas
- Apoiar a diretoria da Ipsen Brasil com relação ao planejamento e reservas de viagens corporativas
- Suporte aos colaboradores de campo e terceiros nas requisições de serviços relacionados ao escritório
- Execução e suporte a processos relacionados a área de T.I. (abertura e acompanhamento de chamados, organização e apoio à entrega de equipamentos)
- Governança de documentos pertinentes aos processos sob sua responsabilidade: desde a geração, recebimento e arquivamento apropriado nos locais devidos
- ** Facilities**:

- Apoiar os serviços de manutenção preventiva e corretiva do escritório, organizando os serviços a serem prestados tanto internamente quanto com os fornecedores, garantindo que as manutenções ocorram de acordo com o planejado
- Apoiar os colaboradores da Ipsen no tema de locação de veículos
- Atuação direta com colaboradores terceiros responsáveis pela Limpeza/Copa do escritório, garantindo o bom estado de conservação da Ipsen
- Governança dos documentos pertinentes ao processo sob sua responsabilidade: desde a geração, recebimento e arquivamento apropriado nos locais devidos
- ** Procurement**:

- Execução do processo de Solicitação de Compromisso
- Execução do processo de Pedido de Compras
- Solicitações de orçamentos e matriz comparativa para decisão de melhor custo e benefício para empresa
- Criação e suporte em apresentações em PPT e controle de planilhas em excel
- Realização do Fluxo de Pagamento aos fornecedores de acordo com a nossa polítca de Pagamentos
- Acompanhamento dos fluxos financeiros pertinentes a rotina de trabalho estabelecida
- Garantir que todas as atividades estão sendo realizadas de acordo o padrões e regulamentos da Ipsen
- Governança dos documentos pertinentes ao processo de compras sob sua responsabilidade: desde a geração, recebimento e arquivamento apropriado nos locais devidos

**Conhecimento, habilidades & experiência**

Formação / Certificações:

- Formação superior em Administração de Empresas, Logística e ou áreas correlatas - em curso ou completo
- Cursos de Secretariado, Auxíliar / Assistente Administrativo, entre outros.

**Experiência**:

- Desejavel experiência em empresas do mesmo segmento e em função igual ou semelhante de no mínimo 2 anos.

Idiomas:

- Português Fluente
- Inglês Intermediário em conversação e escrita



  • Sao Paulo, Brasil Unicorn Hair Queen Tempo inteiro

    We are looking for a Virtual Admistrative Assistant to provide administrative support to our team while working remotely. Pay: R$35.00 - R$45.00 per hour **Education**: - High school or equivalent (preferred) **Experience**: - Customer service: 1 year (preferred) **Language**: - English (required)

  • Administrative Assistant

    1 semana atrás


    Sao Paulo, Brasil US Fair Group Inc Tempo inteiro

    US Fair Group Inc. is located at 40 Wall Street Suites 2817, New York, the US. We are looking for an Executive Assistant to join our team in the Philippines. The Executive Assistant will perform a variety of administrative tasks and support our teams, primarily the CEO. **Responsibilities** - Work directly with the founder and CEO (based in New York City,...

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    Sao Paulo, Brasil Selina Tempo inteiro

    **Who we are** Our Mission is to inspire authentic and meaningful connections. Selina was born out of a desire to celebrate the nomadic lifestyle: to experience our planet’s most beautiful places, to build community, to engage with locals and fellow travelers, to work and enjoy new adventures. **What the role is** The Administrative Assistant works in...


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    **Sobre o Grupo Voith** O Grupo Voith é uma empresa de tecnologia com atuação global. Com seu amplo portfólio de sistemas, produtos, serviços e aplicações digitais, a Voith estabelece padrões nos mercados de energia, papel, matérias-primas, e transporte e automotivo. Fundada em 1867, a empresa atualmente tem cerca de 21.000 colaboradores, gera €...


  • Greater São Paulo Area, Brasil 5840a467-ac48-45ae-abbe-ec3910d59d6f Tempo inteiro R$40.000 - R$60.000 por ano

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    **operational administrative assistant** **Job ID** - 205714 **Posted** - 07-Feb-2025 **Service line** - Advisory Segment **Role type** - Full-time **Areas of Interest** Accounting/Finance, Administrative **Location(s)** Sao Paulo - Sao Paulo - Brazil - Zona Sul - SPExperiência na área administrativa e financeira. Superior cursando ou completo em...

  • Administrative Assistant

    1 semana atrás


    São Paulo, Brasil CUSHMAN & WAKEFIELD Tempo inteiro

    Job Details Job Location: Helena - HELENA, MTPosition Type: Full-Time/Part-TimeSalary Range: $ $19.00 Job Category: Admin - ClericalDescription Visiting Angels is looking for an Administrative Assistant to serve as a key member of our office staff. This position supports the efficient operation of our office functions and helps support our office staff. Why...

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    **Sao Paulo**: **Brazil**: As a Medical Assistant you will be responsible for providing administrative support to ensure efficient operation of the medical office/hospital. You will support doctors and patients through a variety of tasks related to patient care management, organization and communication. The target is to complete all activities accurately,...

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    2 semanas atrás


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    Company DescriptionCogi™ is a purpose-driven educational brand committed to empowering children in their early developmental years and supporting families with evidence-based tools and resources.Role DescriptionThis is a part-time remote role for a Personal Assistant. The Personal Assistant will support executives by managing schedules, coordinating...


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    Jefferies is a leading global, full-service investment banking and capital markets firm that provides advisory, sales and trading, research, and wealth and asset management services. With more than 40 offices around the world, we offer insights and expertise to investors, companies, and governments. Position Overview: We are seeking a proactive and organized...