Secretária de Diretoria

Uma empresa no segmento de produção cultural e eventos artísticos está selecionando uma secretária para a diretora da empresa.Suas atividades:O(a) Assistente Administrativo terá um papel multifuncional, sendo o braço direito da Diretora Executiva na gestão administrativa, comercial e de projetos. O profissional será responsável por otimizar a rotina de trabalho, garantir a organização dos processos internos e dar suporte direto à captação de recursos e à submissão de novos projetos culturais. Realizando tarefas que incluem gestão de documentos e arquivos, atendimento telefônico e presencial, organização de agendas e viagens, e suporte estratégico e operacional, garantindo a comunicação e os processos administrativos.Apoio Administrativo e Logístico:○ Atender chamadas telefônicas, mensagens e e-mails, recepcionar clientes e visitantes, e servir como ponto de contacto entre diferentes departamentos e públicos.○ Auxiliar na emissão e controle de faturas, elaboração de planilhas, e criação de relatórios e documentos para reuniões e apresentações.○ Coordenar agendas, organizar viagens e reuniões, e colaborar com supervisores em projetos e na gestão de atividades internas.○ Realizar cotações e aquisições operacionais, como passagens, hospedagens, materiais e suprimentos, seguindo as diretrizes da Diretora.Suporte Comercial e de Relacionamento:○ Apoiar a prospecção de parceiros, clientes e potenciais patrocinadores, pesquisando oportunidades e contatos-chave para a empresa.○ Auxiliar na preparação de apresentações e propostas comerciais, sob orientação da Diretora Geral.○ Monitorar prazos de editais e oportunidades de fomento.Secretariado Executivo e Gestão de Projetos:○ Apoiar a submissão de projetos em plataformas de leis de incentivo (como o SALIC) e em editais culturais.○ Acompanhar as tarefas delegadas a parceiros e fornecedores○ Acompanhar as tarefas delegadas a parceiros e fornecedores, garantindo que o cronograma do projeto seja cumprido.

Cargo: Secretária de Diretoria

Tipo de Contrato: CLT (Efetivo)

Área profissional: Organização de Eventos/Produção Cultural

Carga-horária: 44

Número de vagas: 1

Benefícios: Vale Transporte ou Auxilio Combustível

Auxilio Alimentação

Requisitos: Idiomas:

• Inglês - Obrigatório
• Fala: Avançado
• Escrita: Intermediário
• Compreensão: Intermediário
• Leitura: Intermediário

Experiências e Qualificações
Requisitos e Competências

• Formação Desejada: Ensino técnico ou superior cursando/em andamento em Administração, secretariado executivo, Gestão Financeira ou áreas correlatas.
• Experiência Comprovada: Mínimo de 2 anos de experiência em funções de suporte administrativo, secretariado executivo ou em áreas similares.
• Organização e Proatividade: Capacidade de gerenciar e priorizar múltiplas tarefas, e de antecipar problemas, apresentando soluções de forma autônoma e proativa. Capacidade de organizar o trabalho, gerir o tempo e manter a precisão nos detalhes.
• Habilidades de Comunicação: Excelente comunicação verbal e escrita, com tato para lidar com diferentes públicos. Habilidade para comunicar-se eficazmente entre diferentes níveis hierárquicos e departamentos.
• Domínio de Ferramentas: Proficiência avançada em Pacote Office (especialmente Excel e PowerPoint) e Google Drive. Familiaridade com plataformas de editais e leis de incentivo é um grande diferencial.
• Perfil: Capacidade de trabalhar de forma independente, com alta responsabilidade e atenção aos detalhes. Capacidade de lidar com a pressão de prazos e adaptar-se a novas situações e demandas.